采购申购制度及流程

PAGE采购申购制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购申购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司运营所需物资及服务的及时供应，同时控制采购成本，提高资金使用效益，防范采购风险，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司各部门因生产、经营、管理等活动需要进行的各类物资采购及服务申购，包括但不限于原材料、设备、办公用品、固定资产、劳务外包等。3.基本原则合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。计划性原则：采购申购应根据公司年度预算、生产经营计划及实际需求，提前规划，合理安排，避免盲目采购。效益性原则：在保证物资质量和服务水平的前提下，充分考虑采购成本、运输成本、仓储成本等因素，优化采购方案，降低采购总成本，提高公司经济效益。公开透明原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，采用合适的采购方式，确保采购信息公开透明，防止暗箱操作。监督制衡原则：建立健全采购监督机制，明确各部门在采购过程中的职责权限，形成相互监督、相互制约的工作格局，防范采购风险。二、采购申购流程（一）需求提出1.使用部门各部门根据生产、经营、管理等实际需求，填写《采购申购单》，详细注明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间、用途等信息。对于紧急需求，应在申购单上注明“紧急”字样，并说明紧急原因。2.需求审核部门负责人：使用部门负责人对本部门提交的采购申购需求进行审核，确认需求的真实性、合理性和必要性。审核通过后，在申购单上签字批准。相关职能部门：涉及技术标准、质量要求、安全规范等方面的采购需求，请相关职能部门进行审核，确保申购内容符合专业要求。相关职能部门审核通过后，在申购单上签字确认。（二）采购申请1.提交采购申请经部门负责人及相关职能部门审核通过后的《采购申购单》，由使用部门采购专员提交至公司采购部门。采购专员应确保申购单信息完整、准确，并附上相关的技术资料、图纸、样品等必要文件，以便采购部门进行采购决策。2.采购申请登记采购部门收到采购申购单后，对其进行登记编号，建立采购申请台账，记录申购单号、申请部门、申购日期、物资名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息，以便跟踪和管理采购进度。（三）采购审批1.采购预算审核采购部门首先对采购申购项目进行预算审核，对照公司年度采购预算及相关费用标准，检查申购金额是否在预算范围内。如超出预算，需使用部门重新调整申购内容或按公司预算调整流程办理预算追加手续。2.采购审批流程一般采购项目：对于预算内且金额较小的一般采购项目，由采购部门负责人审批后即可组织采购。重要采购项目：对于预算内且金额较大或涉及重要物资、关键设备的采购项目，采购部门负责人应将申购单提交至公司分管领导审批。分管领导审批通过后，方可进行采购。重大采购项目：对于预算外或金额巨大、影响深远的重大采购项目，需经公司总经理办公会或董事会审议批准后，采购部门方可开展采购工作。(四)采购实施1.采购方式选择采购部门根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适采购方式进行采购：招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的项目，可以通过公开招标、邀请招标等方式，吸引众多供应商参与投标，以获取最优惠的采购价格和服务。依法必须进行招标的项目，应严格按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定执行。竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额等情况的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购。谈判小组由公司相关部门代表及技术、经济等方面专家组成，与符合条件不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，并根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部门应组织专业人员进行论证，并经公司批准后，与特定供应商进行采购谈判。2供应商选择与管理供应商筛选：采购部门根据采购项目需求及公司供应商管理标准，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资格审查，评估其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉等方面情况，筛选出合格供应商进入采购候选名单。供应商评价与考核：采购部门定期对已合作供应商进行评价与考核，根据交货及时性、产品质量合格率、售后服务满意度、价格合理性等指标，对供应商进行打分评价，并将评价结果记录在案。对于评价较差的供应商，采购部门应与其沟通整改，如整改后仍不符合要求，可考虑淘汰该供应商。采购合同签订：采购部门在确定成交供应商后，应与其签订详细的采购合同，明确双方的权利义务、物资规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同应符合《中华人民共和国民法典》及相关法律法规规定，确保合同合法有效。（五）到货验收1.验收准备采购部门在物资到货前，应通知使用部门及相关职能部门做好验收准备工作。使用部门根据申购单及采购合同要求，组织专业人员成立验收小组，明确验收标准和验收方法。2.到货检验物资到货后，请供应商提供送货清单、质量证明文件等相关资料。验收小组按照合同约定及相关标准对物资进行数量、规格型号、外观质量等方面检验。对于需要进行性能测试、质量检测的物资，应按照规定的检测方法和流程进行检测，确保物资质量符合要求。3.验收结果处理验收合格：验收小组经检验确认物资质量、数量等均符合合同要求后，填写《采购验收单》，由验收小组成员签字确认。采购部门凭验收单办理入库手续或直接交付使用部门。验收不合格：如验收发现物资存在质量问题、数量短缺等不符合合同约定情况，验收小组应及时通知采购部门与供应商沟通协商解决。供应商应负责更换、补货或采取其他补救措施直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格给公司造成损失的，公司有权按照合同约定追究供应商的违约责任索赔。（六）付款结算1.付款申请采购部门根据采购合同约定及验收情况，填写《付款申请单》，详细注明申购单号公司名称、供应商名称、采购合同编号采购金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款方式、付款理由等信息。《付款申请单》应附上采购合同、验收单、发票等相关证明文件，并经采购部门负责人审核签字。2.付款审批财务审核：财务部门收到付款申请单及相关证明文件后，对申请付款金额、付款方式、发票合规性等进行审核。审核公司财务管理制度及相关法律法规要求，确保付款凭证真实、合法、有效。财务审核通过后，在付款申请单上签字。领导审批：根据公司财务审批权限，付款申请单依次提交至公司分管领导及总经理审批。领导审批通过后，财务部门方可办理付款手续（七）采购档案管理1.档案收集采购过程中产生的各类文件资料，包括采购申购单、采购申请审批文件、采购合同、供应商报价单、验收单、发票等均应作为采购档案进行收集整理，并由采购部门指定专人负责保管。2.档案归档采购档案管理人员应按照档案管理要求和时间顺序，对收集到的文件资料进行分类、编号、装订，建立采购档案目录，确保档案资料完整、有序存放便于查阅。纸质档案：将采购过程中产生的纸质文件资料进行整理归档，存放在专用档案柜内，并做好防火、防潮、防虫等防护措施。电子档案：对于电子文件资料，应进行备份存储，并按照电子档案管理系统要求进行分类存储和索引，确保电子档案数据安全、可检索。3.档案查阅与借阅查阅：公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人批准后，到采购档案管理人员处查阅。查阅过程中，档案管理人员应进行现场监督，确保档案资料安全完整，查阅后及时归还。借阅：因特殊情况需要借阅采购档案的，应填写《档案借阅申请表》并详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经部门负责人及公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员责任。三、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购业务进行监督检查，重点审查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本控制情况、供应商管理情况等。对于发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保采购工作规范有序进行。2.外部审计公司按照国家法律法规及相关规定聘请外部审计机构对公司采购业