国企采购商务谈判制度

PAGE国企采购商务谈判制度一、总则（一）目的为规范国企采购商务谈判活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，维护企业合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国有企业内部各部门、各单位涉及的各类物资采购、服务采购等商务谈判活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购商务谈判活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保谈判过程和结果合法合规。2.公平公正原则：谈判双方应在平等、公平的基础上进行沟通和协商，不得偏袒任何一方，保证谈判结果公正合理。3.诚实守信原则：谈判各方应诚实守信，如实提供相关信息，履行谈判承诺，严禁欺诈行为。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、交付期等因素，追求采购效益最大化。二、谈判组织与职责（一）谈判小组1.组成：谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.职责负责制定谈判文件，明确谈判的范围、要求、标准等内容。组织实施谈判活动，与供应商进行沟通、协商和谈判。对谈判过程和结果进行记录和评估，撰写谈判报告。根据谈判结果，提出采购建议，报企业决策层审批。（二）采购人代表1.职责代表采购人参与谈判活动，提供采购需求和相关背景信息。协助谈判小组制定谈判策略，协调内部各部门之间的关系。对谈判过程进行监督，确保谈判活动按照规定程序进行。及时向企业决策层汇报谈判进展情况和结果，协助决策层做出采购决策。（三）专家成员1.职责凭借专业知识和经验，对采购项目的技术、质量、价格等方面进行评估和分析。为谈判小组提供专业意见和建议，协助制定谈判方案和策略。参与谈判过程，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行评审和比较。对谈判结果进行审核，确保采购项目符合专业要求和企业利益。三、谈判准备（一）采购需求分析1.采购人应根据企业生产经营需要，详细分析采购项目的需求，包括物资的规格、型号、数量、质量标准、服务要求等。2.对采购需求进行分类整理，明确关键需求和次要需求，为制定谈判文件提供依据。（二）市场调研1.收集市场上相关物资和服务的供应商信息，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等。2.分析市场动态和价格走势，了解同类产品和服务的市场行情，为谈判提供参考。（三）谈判文件编制1.谈判文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、技术规格、商务条款、评标标准、谈判程序等内容。2.谈判文件应明确谈判的时间、地点、方式等要求，确保谈判活动有序进行。3.谈判文件应经过严格审核，确保内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准要求。（四）供应商选择与邀请1.根据采购项目的特点和要求，从市场调研中筛选出符合条件的供应商名单。2.向供应商发出谈判邀请，明确邀请的供应商数量、谈判时间、地点、要求等事项。3.对供应商的响应情况进行跟踪和确认，确保供应商按时参加谈判。四、谈判程序（一）谈判开场1.谈判小组组长宣布谈判开始，介绍谈判小组成员、采购人代表和供应商代表。2.采购人代表介绍采购项目的基本情况和采购需求，明确谈判的目标和要求。（二）供应商陈述1.供应商代表按照谈判文件要求，介绍供应商的基本情况、产品或服务的特点、优势、价格、交付期、售后服务等内容。2.供应商应提供详细的技术方案、质量保证措施、售后服务承诺等资料，供谈判小组评审。（三）谈判磋商1.谈判小组与供应商就采购项目的技术规格、商务条款、价格等方面进行深入沟通和协商。2.谈判小组可以要求供应商对其提供的资料进行进一步解释和说明，也可以要求供应商提供补充资料。3.在谈判过程中，谈判小组应保持公正、客观的态度，充分听取双方的意见和建议，进行综合分析和比较。（四）报价与还价1.供应商根据谈判情况，报出最终报价。2.谈判小组对供应商的报价进行评估和分析，与供应商进行还价，争取降低采购成本。3.在报价与还价过程中，谈判小组应考虑采购项目的质量、交付期、售后服务等因素，确保采购效益最大化。（五）谈判结束1.谈判小组认为谈判内容已基本达成一致，或者认为继续谈判已无必要时，可以宣布谈判结束。2.谈判结束后，谈判小组应要求供应商在规定时间内提交书面承诺，确保其履行谈判承诺。五、谈判记录与报告（一）谈判记录1.谈判小组应指定专人负责谈判记录，记录谈判过程中的重要事项、双方的观点和意见、报价与还价情况等。2.谈判记录应真实、准确、完整，经谈判小组组长和供应商代表签字确认后存档。（二）谈判报告1.谈判结束后，谈判小组应撰写谈判报告，总结谈判过程和结果，分析采购项目的成本、质量、交付期等情况。2.谈判报告应包括谈判项目的基本情况、谈判过程、谈判结果、采购建议等内容，报企业决策层审批。3.谈判报告应作为企业采购决策的重要依据，同时也是采购项目后续实施和验收的重要参考文件。六、合同签订与履行（一）合同签订1.根据谈判结果，采购人应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的规格、型号、数量、质量标准、价格、交付期、售后服务等内容。2.采购合同应符合法律法规和行业标准要求，合同条款应清晰、明确、具体，避免模糊不清和歧义性条款。3.采购合同签订后，应及时报企业相关部门备案，确保合同的履行和监督。（二）合同履行1.采购人应按照采购合同的约定，及时向供应商支付货款，确保供应商按时履行合同义务。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、足额供应物资或提供服务，确保物资的质量和服务的水平符合合同要求。3.在合同履行过程中，双方应保持密切沟通和协调，及时解决出现的问题，确保合同顺利履行。（三）合同变更与解除1.如果在合同履行过程中需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。2.如果出现不可抗力等特殊情况，导致合同无法履行或部分无法履行，双方应协商解除合同，并按照法律法规和合同约定处理相关事宜。七、监督与管理（一）内部监督1.企业内部审计部门应对采购商务谈判活动进行定期审计和监督，检查谈判程序是否合规、谈判结果是否公正合理、采购合同是否履行等情况。2.企业纪检监察部门应对采购商务谈判活动中的违规违纪行为进行调查和处理，维护企业的利益和形象。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，确保采购商务谈判活动符合法律法规和政策要求。2.主动接受社会公众的监督，及时公开采购项目的相关信息，保障社会公众的知情权和监督权。八、争议解决（一）协商解决1.在采购商务谈判活动中，如果双方发生争议，应首先通过友好协商解决。双方应保持冷静、理智的态度，充分沟通和协商，寻求解决争议的最佳方案。2.协商解决争议时，双方应遵循公平、公正、合法的原则，尊重对方的意见和建议，不得采取不正当手段。（二）仲裁或诉讼1.如果双方协商不成，可以根据采购合同的约定，选择仲裁或诉讼方式解决争议。2.选择仲裁方式解决争议的，双方应按照仲裁协议的约定