采购方式选择制度

PAGE采购方式选择制度一、总则（一）目的为规范公司采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果的公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和采购效益的最大化。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购方式分类及适用条件（一）公开招标1.适用条件采购金额较大，达到国家或公司规定的公开招标限额标准。采购项目技术规格明确、标准统一，市场竞争充分。采购项目对时间要求相对宽松，有足够时间组织招标活动。2.招标程序招标公告发布：通过国家指定的媒体、公司官网等渠道发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标文件获取方式、投标截止时间和开标时间等。资格预审：对潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩、信誉等情况，确定合格投标人名单。招标文件编制与发售：编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，发售给合格投标人。投标文件递交与开标：投标人按照招标文件要求编制投标文件，在规定时间内递交至指定地点。开标时，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等主要内容。评标：组建评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会由公司代表和有关技术、经济等方面的专家组成。评标委员会按照评标标准对投标文件进行打分，推荐中标候选人。中标公示与合同签订：将中标候选人名单进行公示，如果无异议，向中标人发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.招标程序邀请供应商：根据采购项目特点和供应商库情况，选择不少于三家具备相应资格和能力的供应商，向其发出投标邀请书。招标文件发放：向被邀请供应商发放招标文件，其他程序与公开招标类似，包括投标文件递交与开标、评标、中标公示与合同签订等。（三）竞争性谈判1.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的通过谈判，争取有利的采购条件，尽快满足公司需求。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组：由公司采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成谈判小组，成员不少于三人。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项，并向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书。谈判：与供应商进行谈判，谈判过程中可以对谈判文件进行实质性变动，并以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。确定成交供应商：谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人名单，并确定成交供应商。签订合同：向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件只能从唯一供应商处采购的，如特定专利技术、独家生产的产品等。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，如因自然灾害等原因急需采购物资。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序提出申请：采购部门或使用部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、金额、采用单一来源采购的原因等。审核批准：公司相关领导对申请进行审核批准，必要时组织相关部门进行论证。协商采购：与单一供应商就采购价格、交货时间等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。（五）询价1.适用条件采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序成立询价小组：由采购部门、技术部门等相关人员组成询价小组，成员不少于三人。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。报价：供应商按照询价通知书要求，在规定时间内一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，以满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。三、采购方式选择流程（一）采购需求分析1.采购部门或使用部门根据公司业务需求，详细分析采购项目的性质、数量、质量要求、交货时间等，形成采购需求文件，并提交给采购管理部门。2.采购管理部门对采购需求文件进行审核，确保需求明确、合理，符合公司实际业务需要。（二）采购方式初步建议1.采购管理部门根据采购需求分析结果，结合采购方式适用条件，提出初步的采购方式建议，并说明理由。2.将初步建议提交给采购决策小组进行讨论。(三)采购决策小组审议1.采购决策小组由公司高层管理人员、采购部门负责人、财务部门负责人、技术部门负责人等组成。2.采购管理部门向决策小组汇报采购需求及初步采购方式建议，决策小组对采购方式进行审议，综合考虑采购金额、采购项目特点、时间要求、市场情况等因素，确定最终的采购方式。（四）采购实施1.根据确定的采购方式，按照相应的采购程序组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购人员要严格遵守采购制度和程序，确保采购活动的规范进行。（五）采购监督与评估1.公司内部审计部门或其他监督机构对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购过程是否公正透明等。2.采购结束后，对采购项目进行评估，评估内容包括采购成本、采购质量、交货期、供应商服务等方面，总结经验教训，为今后的采购工作提供参考。四、采购文件管理（一）采购文件的编制1.根据不同采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准或者谈判要点、合同主要条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件的审核与批准1.采购文件编制完成后，由采购部门负责人进行审核，确保文件内容符合采购需求和公司规定。重要采购项目的采购文件需提交采购决策小组或公司高层领导批准。（三）采购文件的发放与保存1.按照采购程序，将采购文件发放给合格供应商或投标人。将采购文件的发放记录进行保存，包括发放时间、发放对象、文件内容摘要等。2.采购结束后，对采购文件进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.采购部门对申请准入的供应商进行调查和审核，收集供应商的相关资料，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品检测报告等。3.对审核合格的供应商纳入公司供应商库，并定期进行更新和维护（二》供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。2.评价方式可以包括定期问卷调查、实地考察、数据分析等。3.根据评价结果对供应商进行考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商关系管理1.与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.对于重要供应商，建立定期的沟通会议制度，共同协商解决采购过程中出现的问题，探讨合作发展机会。3.协助供应商提高产品质量和服务水平，促进供应商与公司共同成长。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购过程中可能面临的风险包括市场风险（如价格波动、供应短缺等）、质量风险（如产品质量不合格）、供应商风险（如供应商违约、破产等）、法律风险（如采购合同纠纷等）等。2.采购管理部门和相关人员要密切关注采购活动中的各种情况，及时识别潜在风险。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。(三)风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可以通过签订长期合同、套期保值等方式应对价格波动风险；建立应急采购机制，应对供应短缺风险。对于质量风险，加强对供应商的质量管控，增加检验频次，要求供应