衡阳政府采购内控制度

PAGE衡阳政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强衡阳政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于衡阳市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足采购需求的前提下，注重提高采购资金使用效益，降低采购成本。3.公正性原则：采购活动应遵循公正、公平、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商合法权益。4.内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对采购活动各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当按照财政部门的要求，结合本单位实际需求和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和时间报送财政部门审核。（二）预算执行1.采购人应严格按照批复的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购项目和预算金额。2.如因特殊原因需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经财政部门批准。（三）预算监督1.财政部门应加强对政府采购预算执行情况进行监督检查，确保预算资金专款专用，提高资金使用效益。2.采购人应定期向财政部门报送采购预算执行情况报告，接受财政部门的监督和管理。三、采购需求管理（一）需求确定1.采购人应当根据本单位实际需求，结合相关标准和规范，确定采购项目的技术、服务、安全等要求。2.采购需求应当明确、具体、合理，不得含有倾向性、歧视性条款，不得指定特定品牌、供应商或产品。（二）需求论证1.对于技术复杂、专业性较强的采购项目，采购人应当组织相关专家进行需求论证。2.需求论证报告应包括项目背景、采购需求、论证意见等内容，并由专家签字确认。（三）需求公示1.采购人应当将采购项目的需求情况在指定媒体上进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。2.公示内容应包括采购项目名称、采购需求、预算金额、联系方式等，接受社会公众的监督和意见反馈。四、采购方式管理（一）公开招标1.采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应按照规定的程序和要求进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、服务、价格等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的程序进行，包括成立采购小组、与供应商协商、确定成交供应商等环节。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购人需要变更采购方式的，应当按照规定的程序报经财政部门批准。2.变更采购方式的申请应说明变更的理由、拟采用的采购方式等内容，并提供相关证明材料。五、采购程序管理（一）采购计划备案采购人应当在实施采购活动前，将采购计划报财政部门备案。采购计划应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购时间等内容。（二）采购文件编制1.采购人或其委托的采购代理机构应当根据采购需求和采购方式，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术、服务、价格等要求以及采购程序、评标标准等内容。（三）采购信息发布1.采购人或其委托的采购代理机构应当按照规定的媒体和渠道发布采购信息。2.采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购需求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（四）供应商资格审查1.采购人或其委托的采购代理机构应当对供应商的资格进行审查，确保参与采购活动的供应商具备相应的条件和能力。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。（五）开标、评标、谈判、询价1.开标应按照采购文件规定的时间和地点进行，由采购人或其委托的采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。2.评标、谈判、询价应按照采购文件规定的评标标准、谈判程序、询价要求进行，由采购人或其委托的采购代理机构组织相关人员进行评审。3.评标、谈判、询价过程中，应保证评审活动的公平、公正、公开，记录评审过程和结果，并由评审人员签字确认。（六）中标、成交供应商确定1.采购人应根据评审结果，按照规定的程序确定中标、成交供应商。2.中标、成交供应商确定后，采购人或其委托的采购代理机构应当向中标、成交供应商发出中标、成交通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（七）合同签订与履行1.中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起[X]个工作日内，与采购人签订政府采购合同。2.政府采购合同应按照采购文件和中标、成交供应商投标文件的内容签订，明确双方的权利和义务。3.采购人应按照合同约定及时支付采购资金，中标、成交供应商应按照合同约定履行供货、服务等义务。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人应当自中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货地点、交货时间、质量标准、验收方法、付款方式等内容。（二）合同备案采购人应当自政府采购合同签订之日起七个工作日内，将合同副本报同级财政部门备案。（三）合同履行1.采购人应当按照政府采购合同约定，及时向中标或者成交供应商支付采购资金。2.中标或者成交供应商应当按照政府采购合同约定，履行提供货物、工程或者服务的义务，不得擅自变更、中止或者终止合同。（四）合同变更与终止1.政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。2.政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。七、采购验收管理（一）验收组织1.采购人应当组织成立验收小组，负责对采购项目进行验收。2.验收小组应由采购人代表、专业技术人员、财务人员等组成，人数不得少于三人。（二）验收标准1.验收小组应按照采购合同约定的验收标准进行验收。2.验收标准应包括采购项目的技术、服务、质量等要求，以及相关的国家标准、行业标准和地方标准。（三）验收程序1.验收小组应在采购项目交付后及时组织验收，并出具验收报告。2.验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购人应按照合同约定及时支付采购资金。2.验收不合格的采购项目，采购人应要求中标、成交供应商限期整改，直至验收合格。整改后仍不合格的，采购人有权解除合同，并要求中标、成交供应商承担相应的赔偿责任。八、采购资金管理（一）资金支付1.采购人应当按照政府采购合同约定，及时向中标、成交供应商支付采购资金。2.采购资金支付应按照财政国库管理制度的有关规定执行，通过财政直接支付或财政授权支付方式进行。（二）资金核算1.采购人应当按照国家财务会计制度的规定，对采购资金进行单独核算，确保资金使用合规、透明。2.采购资金核算应包括采购项目的预算金额、实际支付金额、资金来源、资金去向等内容。（三）资金监督1.财政部门应加强对政府采购资金支付情况的监督检查，确保资金支付安全、规范。2.采购人应定期向财政部门报送采购资金支付情况报告，接受财政部门的监督和管理。九、采购档案管理（一）档案收集采购人或其委托的采购代理机构应当及时收集、整理采购活动中形成的各类文件资料，包括采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告等。（二）档案整理1.采购人或其委托的采购代理机构应当按照档案管理的要求，对收集的文件资料进行分类、编号、装订等整理工作。2.整理后的档案应做到资料齐全、内容完整、字迹清晰、便于查阅。（三）档案保管1.采购人或其委托的采购代理机构应当建立专门的档案保管制度，指定专人负责档案保管工作。2.档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目的档案保管期限为[X]年，重要采购项目的档案保管期限为[X]年。（四）档案查阅1.采购人或其委托的采购代理机构应建立档案查阅登记制度，严格控制档案查阅范围和查阅程序。2.查阅档案时，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅时间、查阅内容、查阅目的等，并经档案保管人员签字确认。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门应加强对政府采购活动的监督检查，定期对采购人、采购代理机构的采购活动进行检查和评估。2.监督检查内容包括采购预算执行情况、采购方式执行情况、采购程序合规情况、采购合同履行情况、采购资金支付情况等。（二）投诉处理1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。2.采购人应当在收到供应商的质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。3.供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门投诉。4.财政部门应当在收到投诉后三十个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书