行政单位采购内控制度

PAGE行政单位采购内控制度一、总则（一）目的为了加强行政单位采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公正透明、高效有序，依据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政单位使用财政性资金及其他自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在确保采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，明确各部门职责权限，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。（四）定义1.采购：是指行政单位为了开展业务活动或履行职能，以购买、租赁、委托或雇佣等方式获取货物、工程和服务的行为。2.货物：是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。3.工程：是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。4.服务：是指除货物和工程以外的其他政府采购对象，包括各类专业服务、信息服务、咨询服务等。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位负责人担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立采购部门，负责具体组织实施采购活动。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。（三）采购监督机构成立采购监督小组，由单位内部审计、纪检监察等部门人员组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等，对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（四）其他部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，对采购项目的技术、质量、服务等要求进行明确和细化，并配合采购部门进行采购项目的调研和论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，对采购项目的财务状况进行核算和分析。3.资产管理部门：负责对采购的资产进行验收、登记、入账、保管和处置等工作，确保资产的安全和完整。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据单位年度工作计划和业务需求，会同需求部门、财务部门等相关部门，编制采购预算草案。2.采购预算草案应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等详细信息，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算草案应经单位内部审核后，报采购领导小组审议通过，并按照规定程序报财政部门审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购领导小组审议通过，并报财政部门审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购预算的严格执行。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如果出现下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目预算金额发生较大变化的；因采购项目的技术、质量、服务等要求发生重大变化，需要调整采购预算的；其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整申请应经采购部门、需求部门、财务部门等相关部门审核后，报采购领导小组审议通过，并按照规定程序报财政部门审批。四、采购流程控制（一）采购计划制定1.采购部门应根据单位年度工作计划和业务需求，结合采购预算，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等详细信息，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购计划应经采购部门负责人审核后，报采购领导小组审议通过。（二）采购文件编制1.采购部门应根据采购计划，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购评审标准、采购合同文本等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术、质量、服务等要求，以及采购评审的标准和方法，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。3.采购文件应经采购部门负责人审核后，报采购领导小组审议通过。（三）采购信息发布1.采购部门应按照规定的方式和渠道，及时、准确、完整地发布采购信息。采购信息应包括采购公告、采购文件、采购结果等内容。2.采购信息发布应遵循公开、公平、公正的原则，确保潜在供应商能够及时获取采购信息，参与采购活动。3.采购部门应建立采购信息发布记录制度，对采购信息发布的时间、方式、渠道、内容等进行详细记录，以备查询。（四）供应商选择1.采购部门应按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的资格条件、技术实力、业绩信誉、售后服务等进行综合评审，选择合格的供应商。2.采购部门应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信用记录等进行登记和管理，定期对供应商库进行更新和维护。3.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购合同的履行。（五）采购合同签订与执行1.采购部门应在采购评审结束后，及时与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2..采购合同签订后，采购部门应及时将采购合同副本送财务部门、需求部门、资产管理部门等相关部门备案。3.采购部门应按照采购合同约定，及时跟踪采购项目的执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施进行处理，并追究供应商的违约责任。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应会同需求部门、资产管理部门等相关部门组成验收小组，对采购项目进行验收。2.验收小组应按照采购合同约定和相关标准规范，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。3.验收小组应出具验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收情况、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖单位公章。（七）采购付款1.财务部门应按照采购合同约定和相关财务制度规定，审核采购付款申请，确保采购付款的真实性、合法性和准确性。2.财务部门应在审核无误后，及时办理采购付款手续，并按照规定的方式和时间支付采购资金。3.财务部门应建立采购付款记录制度，对采购付款的时间、金额、方式、供应商等进行详细记录，以备查询。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，评估风险发生的可能性和影响程度。2.采购部门应建立采购风险预警机制，及时发现和预警潜在的采购风险，采取有效措施进行防范和控制。3.采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对策略，明确风险应对的责任部门和措施要求。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理确定采购价格和采购数量，避免因市场价格波动等原因导致采购成本增加。2.供应商风险应对：加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用评价体系，定期对供应商进行考核和评价，选择信誉良好、实力较强的供应商，降低供应商违约风险。3.法律风险应对：加强对采购法律法规和政策规定的学习和研究，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，应进行法律审查，防范法律风险。4.内部管理风险应对：加强采购内部控制，明确各部门职责权限，规范采购流程，加强对采购活动的监督和管理，防范内部管理风险。（三）风险监控与改进1.采购部门应定期对采购风险应对措施的执行情况进行监控和检查，及时发现和解决存在的问题。2.采购部门应根据风险监控结果，及时调整风险应对策略，不断完善采购风险管理机制，提高采购风险管理水平。3.采购部门应定期对采购风险管理工作进行总结和评估，分析风险管理工作的成效和不足，提出改进措施和建议，不断提高采购风险管理工作的质量和效果。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。2.采购监督小组应建立监督检查记录制度，对监督检查的时间、内容、发现的问题、整改情况等进行详细记录，以备查询。3.采购部门应积极配合采购监督小组的监督检查工作，对监督检查中发现的问题及时进行整改，并将整改情况及时反馈给采购监督小组。（二）审计监督1.单位内部审计部门应定期对采购活动进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.单位内部审计部门应建立审计工作记录制度，对审计工作的时间、内容、发现的问题、审计结论等进行详细记录，以备查询。3.采购部门应积极配合单位内部审计部门的审计工作，对审计中发现的问题及时进行整改，并将整改情况及时反馈给单位内部审计部门。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购部门提出质疑。采购部门应在规定的时间内对