行政单位内部采购制度

PAGE行政单位内部采购制度一、总则（一）目的为了加强行政单位内部采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政单位使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：采购活动应当遵循公平竞争的原则，确保供应商平等参与竞争。4.公正原则：采购活动应当公正，维护国家利益和社会公共利益，保护采购当事人的合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位负责人担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购办公室应当配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审、采购合同签订与履行等工作。（三）采购监督机构成立采购监督小组，由单位纪检监察部门负责人担任组长，相关部门人员为成员。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否公平，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购项目的详细规格、数量、技术要求等信息，配合采购办公室进行采购项目的需求调研和采购文件编制工作。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用情况，参与采购合同的审核和付款工作。3.资产管理部门：负责对采购项目进行验收，办理资产入账手续，对采购资产进行登记和管理。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购结果是否公正，对发现的问题及时提出审计意见，并追究相关人员的责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应当根据本部门的工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应当包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购办公室应当对各部门提交的采购预算草案进行汇总和审核，结合单位年度预算安排，编制单位年度采购预算草案，报采购领导小组审议。4.采购领导小组应当对单位年度采购预算草案进行审议，根据单位财力状况和事业发展需要，确定年度采购预算，并报财政部门审批。（二）预算执行1.采购活动应当严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整采购预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报财政部门审批。3.采购办公室应当建立采购预算执行台账，对采购项目的预算执行情况进行跟踪和监控，及时掌握采购项目的实施进度和资金使用情况。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，因市场价格波动较大、采购需求发生变化等原因，需要调整采购预算的，采购办公室应当及时提出预算调整申请，报采购领导小组审议。2.采购领导小组应当对预算调整申请进行审议，根据实际情况确定是否调整采购预算，并报财政部门审批。3.经财政部门批准调整采购预算的，采购办公室应当按照调整后的采购预算组织实施采购活动。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购办公室。（二）需求调研1.采购办公室收到采购申请表后，应当组织相关人员对采购项目进行需求调研，了解采购项目的详细情况和技术要求。2.需求调研可以采取实地考察、问卷调查、专家咨询等方式进行，确保采购项目的需求准确、合理。（三）采购文件编制1.根据需求调研结果，采购办公室编制采购文件，包括采购公告、采购邀请书、采购文件、采购合同等。2.采购文件应当明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、采购方式、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、公正性和完整性。（四）采购信息发布1.采购办公室应当按照规定的方式和渠道发布采购信息，包括采购公告、采购邀请书、中标公告等。2.采购信息应当在指定的政府采购信息发布媒体上发布，确保采购信息的公开透明。（五）供应商资格审查1.采购办公室应当对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等内容。2.只有符合资格条件的供应商才能参加采购项目的投标或谈判。（六）采购评审1.采购办公室应当按照采购文件规定的评标标准和方法，组织评审委员会对投标或谈判供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审。2.评审委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.评审委员会应当按照公平、公正、科学择优的原则进行评审，推荐中标或成交候选人，并出具评审报告。（七）采购合同签订1.采购办公室应当根据评审报告，确定中标或成交供应商，并向其发出中标或成交通知书。2.中标或成交供应商应当在规定的时间内与采购人签订采购合同，采购合同应当按照采购文件的要求和中标或成交供应商的投标文件或谈判响应文件的承诺签订，明确双方的权利和义务。（八）采购验收1.采购项目完成后，采购办公室应当组织相关人员对采购项目进行验收，验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、技术要求等是否符合采购合同的约定。2.验收合格的，采购办公室应当出具验收报告；验收不合格的，采购办公室应当要求供应商限期整改，直至验收合格。（九）采购付款1.采购办公室应当按照采购合同的约定，及时办理采购付款手续。2.财务部门应当对采购付款申请进行审核，审核无误后，按照规定的程序支付采购资金。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当由采购办公室与中标或成交供应商签订，合同签订应当符合法律法规和政策规定，明确双方的权利和义务。2.采购合同应当包括合同编号、合同名称、采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间、交货地点、交货方式、验收标准、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行1.采购办公室应当按照采购合同的约定，及时跟踪采购项目的实施进度，督促中标或成交供应商履行合同义务。2.中标或成交供应商应当按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物、工程和服务，并承担相应的违约责任。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同内容的，采购办公室应当与中标或成交供应商协商一致，并签订书面合同变更协议。2.合同变更协议应当明确变更的内容、变更的原因、变更的时间、双方的权利和义务等内容，并报采购领导小组备案。（四）合同终止1.在采购合同履行过程中，因下列原因之一导致合同终止的，采购办公室应当及时办理合同终止手续：合同履行完毕；双方协商一致解除合同；因不可抗力导致合同无法履行；因一方违约导致合同无法履行；法律法规规定的其他情形。2.合同终止后，采购办公室应当及时清理合同档案，妥善保管合同相关资料。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组应当对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否公平，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。2.采购办公室应当建立健全采购内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务水平和职业道德