行政事业单位采购管理制度

PAGE行政事业单位采购管理制度一、总则（一）目的为了加强行政事业单位采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政事业单位内部各部门、各下属单位的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和采购方案，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立采购部门，配备专业的采购人员，负责具体采购活动的组织实施。采购部门应严格按照采购制度和流程开展工作，确保采购任务按时完成，采购质量符合要求。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施进度和质量负责。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督和管理，确保资金安全和合理使用。3.资产管理部门：负责对采购的资产进行验收、登记、入账和管理，确保资产的安全和完整。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同履行是否到位等，对发现的问题提出整改意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本单位事业发展规划和工作任务，结合实际需求，提出年度采购预算建议。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、金额等明细内容。2.采购部门对各部门提交的采购预算建议进行汇总、审核和平衡，形成年度采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，结合单位财务状况和资金安排，提出调整意见。采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报经批准。2.财务部门应根据采购合同和采购进度，及时安排采购资金，确保采购资金足额、及时支付。（三）预算监督1.审计部门定期对采购预算执行情况进行审计监督，检查采购预算是否严格执行，有无超预算采购、无预算采购等问题。2.采购部门应定期向采购领导小组报告采购预算执行情况，对执行过程中出现的问题及时进行分析和解决。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门根据批准的采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号（如有）、数量、采购时间、采购方式等内容。2.对于批量采购或有时间要求的采购项目，采购部门应制定详细的采购进度计划，确保采购任务按时完成。（二）计划审批采购计划经采购部门负责人审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据单位实际情况和采购预算，对采购计划进行审查和批准。（三）计划执行1.采购部门按照批准的采购计划组织实施采购活动，严格按照采购进度计划推进采购工作，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如因市场变化、政策调整等原因需要变更采购计划，采购部门应及时提出变更申请，报采购领导小组审批。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购部门应按照规定编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标活动公平公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。3.采购部门应根据采购项目特点和要求，确定邀请供应商的资格条件，通过随机抽取等方式确定邀请对象，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评审标准等要求。谈判过程中，采购部门应与供应商进行充分沟通和协商，确保谈判结果公平合理。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。单一来源采购项目经采购领导小组批准后，采购部门应与供应商协商确定采购价格和合同条款。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和评审，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。（六）其他采购方式除上述采购方式外，法律法规规定的其他采购方式，采购部门应按照规定程序组织实施。六、采购程序管理（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大、技术复杂或涉及重大事项的采购项目，采购部门应组织相关部门和专业人员进行论证。3.采购项目经采购部门审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购制度和相关规定，对采购项目进行审批，并签署审批意见。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购代理机构（如有）或自行组织采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应按照规定发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标和定标等活动。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应制定谈判文件，组织谈判小组与供应商进行谈判。4.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织专业人员进行论证，与供应商协商确定采购价格和合同条款。5.采用询价方式采购的，采购部门应向不少于三家的供应商发出询价单，组织评审并确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经采购部门负责人审核后，报单位法定代表人或其授权代表签字（盖章）。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.财务部门根据采购合同、验收报告和发票等凭证，按照规定程序办理付款手续。付款时，应严格审核采购资金的使用情况，确保资金支付合法合规。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和采购文件的要求，不得擅自变更或补充。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应督促供应商按时、按质、按量提供货物、工程和服务，供应商应按照合同要求履行交货、安装、调试、售后等义务。2.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如因市场变化、政策调整等原因需要变更合同的，采购部门应按照规定程序报经批准后，与供应商协商签订变更协议。2.如因一方违约或其他法定原因需要解除采购合同的，采购部门应按照法律法规和合同约定，及时通知对方，并办理相关手续。解除合同后，双方应按照合同约定承担相应的责任。（四）合同监督与检查1.采购部门应定期对采购合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.审计部门应加强对采购合同的审计监督，检查合同签订、履行、变更、解除等环节是否合规，确保采购合同的有效执行。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购预算、采购计划、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价单等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照时间顺序、项目类别等进行分类整理，确保档案资料完整、有序。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案资料的安全和完整。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应按照规定程序办理查阅手续。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，不得泄露档案内容。九、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同履行是否到位等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监