融创集团房地产采购制度

PAGE融创集团房地产采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范融创集团房地产项目采购活动，确保采购工作的高效、透明、合规，保障项目质量，控制成本，实现集团整体利益最大化。2.适用范围本制度适用于融创集团旗下所有房地产开发项目的各类采购活动，包括但不限于建筑材料、设备、工程服务、营销物料、办公用品等。3.基本原则合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及集团内部规定。公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，确保所有潜在供应商有平等机会参与竞争。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合项目要求。成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高经济效益。风险管理原则：对采购过程中的风险进行识别、评估和控制，避免因采购失误给项目带来损失。二、采购组织与职责1.采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：审议采购战略和政策。审批重大采购项目的采购计划、预算和采购合同。协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门集团采购中心为采购执行部门，负责具体的采购操作。采购中心应配备专业的采购人员，其职责包括：制定采购计划和预算。寻找、筛选和评估供应商。组织采购谈判和合同签订。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。建立和维护供应商档案和采购信息数据库。3.需求部门各项目公司及相关部门为采购需求部门，负责提出采购需求，配合采购中心进行供应商选择和采购合同验收等工作。其职责包括：根据项目进度和实际需求，准确提交采购申请。参与供应商考察和评估。负责采购物资和服务的验收工作，并及时反馈质量问题。协助采购中心处理采购合同执行过程中的相关事宜。三、采购流程1.采购申请需求部门根据项目进度和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购中心。2.采购计划制定采购中心收到采购申请表后，结合项目整体进度和库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购的时间、数量、预算等内容。采购计划经采购中心负责人审核后，报采购决策委员会审批。3.供应商选择与管理供应商寻找：采购中心通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。供应商筛选：采购中心对潜在供应商进行初步筛选，主要考察供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。筛选出若干符合基本要求的供应商进入评估环节。供应商评估：采购中心组织相关人员对入围供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、售后服务等。同时，收集供应商的业绩证明、客户评价等资料，进行综合打分。供应商确定：根据评估结果，采购中心确定合格供应商名单，并建立供应商档案。对于重要物资和服务的供应商，应定期进行重新评估和更新。4.采购谈判与合同签订采购谈判：采购中心与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中应充分了解供应商的成本结构和市场行情，争取有利的采购条件。合同起草：采购中心根据谈判结果起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量验收标准、付款方式等条款。合同审核与签订：采购合同经采购中心负责人审核后，提交给法务部门进行法律审核。法务部门审核通过后报集团领导审批。审批通过后，由采购中心与供应商签订正式合同。5.采购合同执行与验收采购合同执行：采购中心负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。到货验收：物资或服务到货前，采购中心通知需求部门准备验收工作。需求部门按照合同约定和质量验收标准对到货物资或服务进行验收，并填写验收报告。验收合格后，需求部门在验收报告上签字确认。付款管理：采购中心根据合同约定和验收情况，办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，经采购中心负责人审核后报集团财务部门审批。财务部门按照审批结果进行付款。四、采购预算管理1.预算编制采购中心应根据采购计划，结合市场价格行情和历史采购数据，编制采购预算。采购预算应明确各项采购项目的预计金额，并分解到具体的月份或季度。采购预算经采购中心负责人审核后，报采购决策委员会审批。2.预算执行采购中心应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向采购决策委员会汇报预算执行情况。3.预算调整在采购过程中，如遇市场价格波动、项目需求变更等原因导致采购预算需要调整，采购中心应及时提出预算调整申请。预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额以及对项目进度和成本的影响。预算调整申请经采购中心负责人审核后，报采购决策委员会审批。审批通过后，采购中心按照调整后的预算执行采购活动。五、采购风险管理1.风险识别采购中心应定期对采购过程中的风险进行识别，主要风险包括但不限于：供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.风险评估采购中心对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。3.风险应对措施供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，在合同中明确违约责任和赔偿条款。同时，要求供应商提供履约保证金或银行保函。质量风险：严格选择供应商，加强对采购物资和服务的质量检验。在合同中约定质量验收标准和质量问题的处理方式。价格风险：密切关注市场价格动态，通过招标采购、谈判采购等方式争取有利的采购价格。同时，签订价格调整条款，以应对市场价格波动。合同风险：加强合同管理，确保合同条款明确、合法、有效。在合同签订前进行法律审核，避免合同纠纷。法律风险：采购活动应严格遵守法律法规，加强对采购人员的法律培训。在遇到法律问题时，及时咨询法律顾问。六、采购监督与审计1.内部监督集团内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。采购中心应建立内部监督机制，对采购人员的工作进行监督和考核，确保采购工作的公正、廉洁。2.外部监督接受政府相关部门的监督检查，及时整改存在问题。同时，积极配合行业协会等组织的自律检查。鼓励供应商和其他利益相关方对采购活动进行监督，对于举报和投诉应及时调查处理。七、信息管理1.采购信息收集采购中心应建立广泛的信息收集渠道，收集与采购相关的市场价格信息房源、供应商信息、行业动态等。同时，定期对收集到的信息进行