建筑公司合同管理制度

建筑公司合同管理制度一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》及相关行业标准，结合公司业务特点，解决合同管理中存在的流程不清、风险控制不足、部门协作不畅等问题。通过规范合同签订、履行、归档等环节，防控法律风险，提升履约能力，保障项目顺利进行。

1、明确各部门在合同管理中的职责分工，避免推诿扯皮；

2、建立合同风险预警机制，减少合同纠纷；

3、实现合同档案的规范化管理，便于查询利用。

(二)适用范围：适用于公司所有工程项目合同、采购合同、劳务合同及战略合作协议。涵盖市场部、工程部、财务部、法务部等相关部门及项目经理、合同专员、财务人员等岗位。临时性、小额合同（金额低于五万元）可简化流程，由工程部负责人审批。涉及外协施工队伍的合同，需工程部与法务部共同审核。

1、工程项目合同由工程部主导，市场部配合；

2、采购合同由采购部主导，财务部配合；

3、劳务合同由工程部主导，人力资源部配合。

(三)核心原则：坚持合法合规、权责清晰、风险可控、高效履约原则。合同签订前必须进行风险评估，重大合同需总经理审批。建立合同履行过程中的动态监控机制，确保按约完成。

1、所有合同必须使用公司统一模板，并由法务部预审；

2、合同履行中变更需书面确认，重大变更报备总经理；

3、定期开展合同履约评估，及时调整管理策略。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，与公司《内部控制制度》《财务报销制度》《档案管理制度》等关联。制度执行中如与上位制度冲突，以本制度为准。特殊情况需向总经理汇报，经批准后方可调整。

1、合同签订需参照《财务报销制度》执行付款流程；

2、合同档案管理按《档案管理制度》执行归档要求；

3、争议解决参照《内部控制制度》中的简易仲裁规则。

(五)相关概念说明

1、本制度所称合同指双方或多方达成的具有法律效力的书面协议；

2、重大合同指标的额超过百万元的工程项目合同或涉及公司核心技术的技术合同；

3、合同履行期指合同签订之日起至合同义务履行完毕之日止。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立合同管理委员会，由总经理牵头，工程部、市场部、财务部、法务部负责人组成。日常管理工作由法务部合同管理办公室承担，设合同专员一名。工程部为合同履行主要执行部门，项目部设合同管理员。

1、合同管理委员会负责重大合同的决策审批；

2、合同管理办公室负责合同模板管理、预审及履约监控；

3、项目部合同管理员负责现场合同执行跟踪。

(二)决策与职责：总经理负责重大合同的最终审批，决策范围包括标的额超百万元的项目合同、战略合作协议及涉及公司重大利益的合同。合同管理委员会每月召开一次例会，审议重大合同方案。总经理审批时限不超过三个工作日。

1、总经理授权工程部负责人审批五十万元以下的工程合同；

2、市场部负责合同谈判中的商务条款协商；

3、法务部提供法律专业支持，合同签订前出具法律意见书。

(三)执行与职责：法务部合同管理办公室职责包括：合同模板库建设、合同预审、履约监控报告编制。工程部职责包括：合同签订、现场履约跟踪、变更洽商。财务部职责包括：付款审核、合同资金计划编制。市场部职责包括：合同谈判中的商务条款审核。

1、合同专员负责建立合同台账，记录签订、变更、履行等关键节点；

2、工程部项目经理每日填写《合同履行日报》，异常情况及时上报；

3、财务部每月汇总《合同资金支付计划表》，报总经理审批。

(四)监督与职责：质量部对工程合同履行中的质量风险进行监督，安全部对施工合同安全条款执行情况进行监督。监督方式包括定期检查、现场观察、履约报告审核。监督结果纳入部门绩效考核。

1、质量部每月抽查合同履约报告，发现质量问题立即下发整改通知；

2、安全部对高风险工序的合同执行进行旁站监督；

3、监督发现的问题需在五日内反馈至责任部门，并跟踪整改闭环。

(五)协调联动：建立合同管理联席会议制度，每月最后一周由法务部牵头，工程部、财务部、市场部参加。协调解决合同执行中的跨部门问题。重大合同签订前召开预备会议，明确各部门配合事项。

1、工程部与市场部在合同谈判阶段共同确定商务条款底线；

2、财务部提前十五天提供《资金支付能力评估报告》，支持合同签订决策；

3、法务部与工程部建立合同异常快速响应机制，响应时限不超过两小时。

三、合同签订管理

(一)合同模板管理：公司建立合同模板库，包括工程合同、采购合同、劳务合同三大类。模板由法务部根据最新法律法规及行业惯例定期更新，每年至少修订两次。各部门使用合同模板时需经法务部备案。

1、工程合同模板包含质量保证期、争议解决方式等必填条款；

2、采购合同模板明确付款节点、验收标准等关键内容；

3、模板修订后需在五日内通知各部门合同专员。

(二)合同预审流程：所有合同签订前必须经法务部预审。预审内容包括：主体资格、条款合法性、权利义务对等性。预审时限普通合同不超过三个工作日，重大合同不超过七个工作日。预审不合格的合同不得签订。

1、法务部根据合同类型配备专职预审人员，实行A/B角制度；

2、预审时重点审查违约责任、争议解决等条款是否公平合理；

3、预审意见以书面形式反馈，重大问题需与合同相对方协商调整。

(三)合同签订要求：合同签订必须采用公司统一印章，电子合同需通过电子签章系统签署。合同签署后需加盖骑缝章，并立即归档。合同原件一式三份，公司留存两份，相对方一份。

1、法定代表人授权委托签订的合同，需提供书面授权书及委托人身份证明；

2、涉外合同需附中文译本，并经外事部门备案；

3、合同签订后十日内需在合同管理系统中录入电子台账。

(四)合同变更管理：合同履行过程中发生变更的，必须签订书面补充协议。补充协议经原预审部门复审，重大变更需重新履行审批程序。变更内容涉及付款、工期、质量标准的，需通知财务部及工程部。

1、补充协议与原合同具有同等法律效力，需按原合同归档；

2、变更涉及设计变更的，需由原设计单位出具变更通知单；

3、变更费用按合同约定或双方协商结果支付，财务部审核时需核对履约记录。

(五)合同归档要求：合同及附件按签订时间顺序编号，一式三份。纸质档案存放于档案室，电子档案上传至合同管理系统。档案保管期限：一般合同三年，重大合同五年。档案借阅需经部门负责人批准。

1、法务部负责建立合同电子档案库，采用OCR技术实现全文检索；

2、档案管理员定期检查合同完整性，发现缺失的需立即联系责任部门补齐；

3、档案销毁需按档案管理制度执行，销毁清单需报备总经理。

四、合同履行监控

(一)履约计划制定：合同签订后十五日内，工程部需编制《合同履行监控计划》，明确关键节点、责任人及监控频次。计划需报送法务部备案。年度计划由工程部牵头，市场部配合制定。

1、《合同履行监控计划》需包含工程进度、质量检查、安全巡查等关键指标；

2、计划执行情况每月由项目经理向合同管理员汇报；

3、法务部每季度抽查计划执行情况，不合格的需重新修订。

(二)履约过程监控：合同履行期间，工程部每日填写《履约日志》，记录进度、质量、安全等关键信息。重大变更、异常情况需立即上报。市场部每月核对商务条款执行情况。

1、《履约日志》需包含具体工作内容、完成量、存在问题等信息；

2、质量部每两周对工程合同执行情况进行专项检查；

3、安全部对高风险工序执行旁站监督，并记录在案。

(三)履约报告编制：每月最后一个工作日，工程部汇总编制《合同履行月报》，内容包括进度完成率、质量合格率、变更费用、风险预警等。报告需经法务部审核，报送总经理。

1、《合同履行月报》需使用公司统一模板，并附关键数据图表；

2、报告中的风险预警需提出具体防控措施；

3、法务部根据报告情况调整风险监控等级。

(四)预警与处置：发现履约风险时，工程部需立即启动预警机制。预警级别分为一般、重要、重大三级。一般预警由项目部处理，重要预警报备工程部负责人，重大预警需立即上报总经理。

1、预警处置需在十二小时内制定初步方案；

2、法务部提供法律支持，必要时介入协商；

3、处置结果需在五日内上报并备案。

五、合同争议处理

(一)争议识别与报告：合同履行中出现的争议，由最先发现部门在两小时内上报《争议报告》，报告需包含争议事项、初步分析、建议解决方案。市场部负责收集商务类争议，工程部负责技术类争议。

1、《争议报告》需包含时间、地点、人物、事件要素；

2、争议分类报备法务部，由法务部牵头协调；

3、紧急争议需启动快速响应通道，响应时限不超过四小时。

(二)协商与调解：争议发生后，首先通过协商解决。由合同相对方提出解决方案，公司方在二十四小时内反馈意见。协商不成的，启动调解程序，由法务部组织或委托第三方调解。

1、协商时需做好会议记录，形成会议纪要；

2、调解期限不超过十五天；

3、调解协议需经双方签字盖章，并报法务部备案。

(三)仲裁与诉讼：协商、调解不成的，依法提起仲裁或诉讼。诉讼选择由法务部根据争议金额、诉讼成本等因素决定。重大诉讼需总经理批准，并成立由法务部、工程部、财务部组成的专项工作组。

1、仲裁申请需在诉讼时效内提出；

2、诉讼期间需做好证据保全；

3、工作组每周召开例会，评估诉讼进展。

(四)争议预防：每季度由法务部牵头，工程部、市场部配合开展《合同争议风险排查》，重点检查履约记录、变更手续、付款凭证等。排查结果形成《风险清单》，明确防控措施及责任人。

1、《风险清单》需包含具体风险点、防控措施、完成时限；

2、责任部门需在七天内落实防控措施；

3、法务部每半年对防控效果进行评估，并修订制度。

六、合同档案管理

(一)归档范围：合同档案包括合同正本、附件、补充协议、履约记录、争议材料等。电子档案需与纸质档案同步生成，并建立索引目录。归档范围由法务部制定，报总经理批准。

1、归档材料需按合同编号排序；

2、电子档案需进行病毒查杀和备份；

3、重要合同需双备份，分别存放。

(二)归档流程：合同终止或诉讼终结后三十日内，由合同专员整理归档。归档时需填写《合同档案清单》，经部门负责人审核后移交档案室。紧急合同可先行归档，后续补齐材料。

1、《合同档案清单》需包含合同名称、编号、签订日期、相对方等要素；

2、档案室需提供温湿度控制措施；

3、档案管理员需定期检查档案完整性。

(三)借阅管理：内部借阅需填写《档案借阅申请单》，经部门负责人批准后办理借阅手续。外部借阅需提供单位介绍信及经办人身份证明，由法务部审批。借阅期限一般不超过十五天。

1、借阅档案需办理登记手续，并做好使用记录；

2、涉密档案需指定专人管理；

3、归还时需检查档案是否完好。

(四)销毁管理：合同档案保管期满后，由档案室提出销毁申请，经法务部审核，报总经理批准后执行。销毁时需二人以上监销，并记录销毁情况。

1、销毁前需进行鉴定，无保存价值的方可销毁；

2、销毁清单需永久存档；

3、电子档案销毁需进行彻底删除。

七、监督与考核

(一)内部监督：法务部每季度开展《合同管理制度执行情况检查》，重点检查合同预审、履约监控、争议处理等环节。检查采用查阅资料、现场访谈方式，形成《检查报告》。

1、《检查报告》需包含检查发现的问题、整改要求、责任部门；

2、检查结果与部门绩效考核挂钩；

3、问题整改需在一个月内完成。

(二)外部监督：每年委托第三方机构开展《合同管理合规性评估》，评估内容包括制度完善性、执行有效性、风险控制能力等。评估报告需提交总经理办公会审议。

1、评估机构需具备相关资质；

2、评估结果作为制度修订的重要依据；

3、重大问题需立即整改。

(三)考核机制：将合同管理纳入部门绩效考核，考核指标包括合同签订合规率、履约完成率、争议解决率等。考核结果与部门奖金挂钩，连续两次不合格的需进行岗位调整。

1、考核周期为季度，由人力资源部牵头，法务部配合实施；

2、考核结果需与部门负责人沟通；

3、考核数据来源于合同管理系统、检查报告等。

(四)持续改进：每年十二月由法务部组织召开《合同管理制度评审会》，参会人员包括各部门负责人及合同专员。评审内容包括制度适用性、操作便捷性、风险控制有效性等。评审结果作为制度修订的重要依据。

1、评审会需形成会议纪要，明确修订事项、责任部门、完成时限；

2、修订内容需经总经理批准后实施；

3、修订后的制度需进行全员培训。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：合同管理部门考核指标包括合同签订合规率（权重40%）、履约监控及时率（权重30%）、争议解决效率（权重20%）、档案完整率（权重10%）。考核采用百分制，80分以上为优秀，60-79分为合格。考核对象为合同管理办公室全体人员及工程部项目经理。

1、合同签订合规率根据预审通过率及后续纠错次数计算；

2、履约监控及时率以《履约日志》提交完整度衡量；

3、争议解决效率按争议处理周期及结果评分。

(二)评估周期与方法：考核周期为季度，每年第一季度进行年度考核。评估方法为部门负责人评分占60%，法务部评分占40%。考核结果在次月五日内公布。

1、部门负责人评分依据日常观察记录；

2、法务部评分依据检查报告及专项审计结果；

3、考核结果与绩效奖金直接挂钩。

(三)问题整改机制：发现考核不合格项后十日内制定整改方案，整改期限不超过一个月。一般问题由部门负责人负责，重大问题需上报总经理协调。整改完成后由法务部复核，复核不合格的需延长整改期。

1、整改方案需包含具体措施、责任人、完成时限；

2、整改过程需每日记录；

3、法务部复核时需查阅整改记录。

(四)持续改进流程：每年第四季度由法务部收集各部门对制度的改进建议，形成《制度改进建议清单》。清单经总经理审批后，由法务部牵头组织评估，评估通过后纳入制度修订。

1、《制度改进建议清单》需包含建议内容、理由、简易可行性分析；

2、评估时邀请相关业务部门参与；

3、修订后的制度需在五日内完成全员培训。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：对合同签订过程中避免重大损失、争议解决中挽回公司利益、制度执行中提出合理化建议的，给予一次性奖励。奖励分为1000元、500元、200元三个等级。申报部门在两周内提交《奖励申请表》，法务部审核，总经理审批。

1、避免重大损失需提供详细事实说明及损失评估报告；

2、奖励金额根据挽回利益或建议价值确定；

3、奖励结果在次月例会上公示。

(二)处罚标准与程序：对未按制度执行合同预审、造成合同漏洞