苏州合格计算机采购制度

PAGE苏州合格计算机采购制度一、总则（一）目的为规范苏州地区公司/组织计算机采购行为，确保所采购的计算机设备符合工作需求，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于苏州地区公司/组织内所有计算机采购活动，包括办公用计算机、服务器、专用计算机设备等的采购。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.需求导向原则：根据公司/组织实际工作需求，科学合理地确定采购计算机的型号、配置、数量等。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定、售后服务良好的计算机产品。4.成本效益原则：在保证质量和满足需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。二、采购需求确定（一）使用部门提出需求1.各使用部门根据工作任务和业务发展需要，详细填写计算机采购需求申请表，内容包括所需计算机的用途、性能要求、数量、预计使用年限等。2.对于特殊用途的计算机，如图形设计、数据处理等，需提供具体的软件运行环境和性能指标要求。（二）需求审核1.部门负责人对本部门提交的采购需求申请表进行初审，确保需求的合理性和必要性。2.信息技术部门对需求进行技术审核，评估所提配置要求是否满足工作需要，是否与现有系统兼容等。3.财务部门对采购预算进行审核，确保采购资金的可行性。（三）需求汇总与调整1.采购部门负责将各部门审核通过的采购需求进行汇总，形成公司/组织整体的计算机采购需求清单。2.根据公司/组织的发展战略、资金状况等因素，对需求清单进行综合平衡和调整，确定最终的采购需求。三、供应商选择与管理（一）供应商筛选1.通过多种渠道收集计算机供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行初步筛选，重点考察供应商的经营资质、信誉状况、产品质量、售后服务能力等。3.建立供应商名录，将符合基本条件的供应商纳入名录管理。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.采用量化评分的方式对供应商进行评价，设定各项评估指标的权重，计算供应商的综合得分。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、待改进供应商等。（三）供应商选择1.根据采购需求，从供应商名录中选择合适的供应商进行采购谈判。2.优先选择优秀供应商，对于重大采购项目，可通过招标、竞争性谈判等方式确定供应商。3.在选择供应商时，应充分考虑供应商的产品优势、价格优势、服务优势等因素，确保选择到最优的供应商。（四）供应商管理1.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。2.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购交易情况、评估结果等。3.定期与供应商沟通，了解产品使用情况和市场动态，及时解决合作中出现的问题。四、采购流程（一）采购申请审批1.使用部门将审核通过的计算机采购需求申请表提交至采购部门。2.采购部门对采购申请进行形式审查，确认申请内容完整、手续齐全后，提交至相关领导审批。3.领导根据公司/组织的采购政策和资金状况，对采购申请进行审批，批准后方可进入采购流程。（二）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，向选定的供应商发送采购订单，明确采购的计算机型号、配置、数量、价格、交货期等要求。2.供应商收到采购订单后，应及时确认订单内容，并按照约定的时间和质量要求组织生产和发货。3.采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保货物按时、按质、按量交付。（三）到货验收1.计算机到货前，采购部门应通知信息技术部门和使用部门准备验收工作。2.验收人员根据采购合同和相关标准，对计算机的数量、规格、配置、外观等进行检查，同时进行开机测试，检查系统运行是否正常。3.对于验收合格的计算机，验收人员应签署验收报告；对于验收不合格的计算机，应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或更换货物。（四）付款结算1.采购部门根据验收报告和采购合同约定，办理付款申请手续。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照公司/组织的财务制度进行付款结算。3.付款方式应根据与供应商的约定执行，如支票、转账、电汇等，确保付款安全、及时。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在确定供应商后，应及时与供应商签订采购合同。合同文本应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括计算机的型号、配置、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等主要条款。3.在签订合同前，应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同的合法性、完整性和可操作性。（二）合同执行1.采购部门和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。2.在合同执行过程中，如出现变更、解除等情况，应按照合同约定的程序进行处理，并及时通知相关部门。3.采购部门应建立合同执行台账，记录合同的签订、履行、变更、解除等情况，便于跟踪和管理。<u>合同变更与解除</u>1.在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化等原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因一方违约或其他原因需要解除合同，应按照合同约定的解除条件和程序进行处理，并承担相应的法律责任。3.采购部门应及时将合同变更和解除情况通知相关部门，确保工作的顺利衔接。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行整理归档，建立合同档案。2.合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证等资料，确保档案的完整性。3.合同档案应按照公司/组织的档案管理规定进行保管，便于查阅和使用。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对计算机采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。2.通过收集市场信息、分析供应商情况、审查合同条款等方式，及时发现潜在的风险因素。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生可能性和影响程度。2.采用定性与定量相结合的方法，对风险进行分级管理，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，制定相应的应对措施。如对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于质量风险，加强到货验收环节的管理；对于供应商风险，建立备用供应商机制等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整应对策略，确保风险得到有效控制。七、监督与检查<u>（一）内部监督</u>1.公司/组织内部审计部门定期对计算机采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况。2.信息技术部门对计算机的使用情况进行跟踪检查，评估采购的计算机是否满足工作需求，是否存在浪费资源等问题。3.采购部门应定期向公司/组织管理层汇报采购工作情况，接受管理层的监督和指导。（二）外部