股份制公司采购制度

PAGE股份制公司采购制度一、总则（一）目的为规范股份制公司的采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营的顺利进行，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于股份制公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争的公平性。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司的信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体采购项目的实施，包括采购计划的制定、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行、采购款项的支付等。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购款项的支付，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.质量部门：负责对采购物资进行质量检验和监督，确保采购物资符合质量要求。4.法务部门：负责审核采购合同，提供法律咨询和支持，确保采购合同的合法性和有效性。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求预测：需求部门应根据公司的生产经营计划、市场需求变化等因素，对采购物资或服务的需求进行预测，提前向采购部提交采购需求预测报告。2.采购申请：需求部门根据需求预测结果，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交相关部门审核。3.采购预算编制：财务部门根据采购申请，结合公司财务状况和预算安排，编制采购预算，明确采购项目的资金来源和预算金额。采购预算经公司审批后，作为采购活动的资金控制依据。4.采购计划审批：采购部根据采购申请和采购预算，汇总编制采购计划，报采购决策委员会审批后实施。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购时间、采购方式等内容。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物资或服务的特点和要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并进行初步评估。2.供应商实地考察：对于初步评估合格的供应商，采购部组织相关部门进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。实地考察结束后，采购部应撰写考察报告，并提交采购决策委员会审议。3.供应商评估与选择：采购决策委员会根据实地考察报告和供应商的综合情况，对供应商进行评估和选择，确定合格供应商名单。采购部应与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。4.供应商管理：采购部负责对供应商进行日常管理和监督，定期对供应商的供货质量、交货期、价格等进行评估和考核。对于考核不合格的供应商，采购部应及时采取措施，如警告、暂停合作、终止合作等，直至供应商改进或更换。（三）采购合同签订1.合同起草：采购部根据采购计划和选定的供应商，起草采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等内容，并确保合同条款符合法律法规和公司利益。2.合同审核：采购合同起草完成后，采购部应将合同文本提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核。财务部门主要审核合同的付款方式和资金安排是否符合公司财务规定；法务部门主要审核合同的合法性和有效性，确保合同条款不存在法律风险。3.合同签订：经相关部门审核通过的采购合同，由采购部与供应商签订。采购合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给相关部门，作为采购活动的执行依据和监督检查的参考。（四）采购执行与验收1.采购订单下达：采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货期、交货地点等内容。采购订单下达后，采购部应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.货物验收：采购物资或服务到货后，需求部门应按照合同约定和相关标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。对于验收不合格的物资，需求部门应及时通知采购部，采购部应与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。3.付款申请：采购部根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，提交财务部门审核。财务部门审核通过后，按照合同约定及时支付采购款项。付款申请表应明确采购项目名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附上采购合同、验收报告等相关凭证。四、采购方式（一）招标采购对于金额较大、技术复杂或涉及公共利益的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家法律法规和相关政策的要求，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，选择最优供应商。（二）竞争性谈判采购对于采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的，或者招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的，可以采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判，并通过谈判确定成交供应商。（三）询价采购对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，然后根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应在保证采购质量和合理价格的前提下，与供应商协商确定采购价格和其他合同条款。五、采购预算管理（一）预算编制采购预算应根据公司的生产经营计划、市场需求预测、采购物资或服务的价格变动趋势等因素进行编制。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、采购金额等内容，并按照公司财务预算管理的要求，纳入公司年度预算体系。（二）预算执行与监控采购部应严格按照采购预算执行采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。财务部门应定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中出现问题。对于预算执行偏差较大的采购项目，采购部应及时向采购决策委员会报告，并说明原因和采取的措施。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、生产经营计划调整等原因，需要对采购预算进行调整的，采购部应提出预算调整申请，说明调整的原因、内容和金额等，并提交财务部门审核。财务部门审核通过后，报采购决策委员会审批。采购预算调整经审批后，作为采购活动的执行依据。六、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。采购部应根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场价格波动和供应情况，加强市场调研和分析，合理安排采购计划，采取适当的采购策略和谈判技巧，降低市场风险对采购成本和供应的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行实地考察和评估，确保供应商的供货能力和信誉。与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，约定违约责任，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：加强采购物资质量检验和监督，严格按照合同约定和相关标准进行验收。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量不合格的物资及时采取退货、换货、补货等措施，降低质量风险对公司生产经营的影响。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程进行合同起草、审核和签订。合同条款应明确、具体、合法、有效，避免合同漏洞和法律风险。定期对采购合同的执行情况进行跟踪和检查及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。5.法律风险应对：加强采购人员法律法规培训，提高法律意识和风险防范能力遵守国家法律法规和相关政策，确保采购活动合法合规。对于重大采购项目，应及时咨询法务部门意见，必要时聘请法律顾问提供专业法律支持，降低法律风险。七、监督与考核（一）内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等方面的问题。对于发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购活动规范、有序进行。（二）外部监督公司应积极接受政府有关部门、行业协会、社会公众等外部监督，及时了解和掌握外部监督意见和建议，并采取有效措施进行整改。对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采购活动应主动公开采购信息，接受社会监督提高采购活动的透明度和公信力。（三）考核评价公司应建立采购工作考