经营性采购制度

PAGE经营性采购制度一、总则（一）目的为规范公司经营性采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及经营性采购活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。3.公正性原则：采购过程应公开、公平、公正，杜绝不正当交易行为。4.诚实守信原则：采购双方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购款项支付等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购款项的支付，对采购成本进行核算与分析。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询与支持。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确保采购需求真实、合理、必要。审核通过后，签字确认并提交采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到采购申请后，进行汇总整理。根据采购需求的紧急程度、采购金额大小等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间安排、采购方式等内容。采购计划经采购部负责人审核后，报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查、评估，选择符合公司要求的供应商进行开发。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，建立供应商分级档案。3.供应商选择：采购项目实施前，采购部从合格供应商名单中选择合适的供应商进行询价、比价或招标。选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、信誉、服务等因素，确保选择最优供应商。（四）采购合同签订1.采购部与选定的供应商就采购项目的条款进行谈判，达成一致意见后，起草采购合同。2.采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同经法务部门审核通过后，由采购部负责人与供应商签字盖章生效。（五）采购合同执行1.采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门负责对采购物品或服务进行验收。验收合格后，填写《验收报告》，签字确认。如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时通知采购部，采购部负责与供应商协商解决。（六）采购款项支付1.采购部根据采购合同约定，在收到供应商提供的发票及相关验收文件后，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门对采购款项支付申请进行审核，审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂或有多家供应商可供选择的采购项目。2.招标程序：采购部制定招标方案，发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价函，要求供应商报价。根据供应商的报价进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目等。2.谈判程序：采购部成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目等。2.采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，说明采购理由，提交采购决策委员会审批。审批通过后，与供应商进行协商，签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算经财务部门审核后，报采购决策委员会审批。审批通过后的采购预算作为公司年度采购活动的控制依据。（二）预算执行与控制1.采购部应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续。采购部定期对采购预算执行情况进行分析，对比实际采购金额与预算金额的差异，查找原因，采取措施加以控制。**六、采购风险管理**（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量风险采购价格波动、合同纠纷等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任。定期对供应商进行评估和监督，及时发现并解决供应商存在的问题。2.质量风险管理：建立严格的质量验收制度，加强对采购物品或服务的质量检验。要求供应商提供质量保证文件，对质量问题及时与供应商沟通协商，采取退换货、索赔等措施。3.价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格信息收集与分析机制。在采购过程中，通过招标、询价、谈判等方式，争取合理的采购价格。签订价格调整条款，应对价格波动风险。4.合同风险管理：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规。明确合同执行过程中的双方责任和义务，加强合同执行监督，及时处理合同纠纷。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受公司