纸箱厂辅料采购询价制度

PAGE纸箱厂辅料采购询价制度一、总则（一）目的为规范纸箱厂辅料采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证辅料质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于纸箱厂所有辅料的采购询价活动，包括但不限于纸张、油墨、胶水、打包带等生产所需的各类辅助材料。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。4.成本效益原则：在保证辅料质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高企业经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.生产部门：根据纸箱生产计划，提前向采购部门提交辅料需求清单，详细说明所需辅料的规格、型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息。2.其他部门：如仓库、设备维护等部门因工作需要提出辅料采购需求时，应同样填写详细的需求清单，并经部门负责人审核后提交给采购部门。（二）供应商筛选1.采购部门：根据辅料需求清单，从公司现有供应商名录中筛选出可能提供相应辅料的供应商，同时通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式拓展新的潜在供应商。2.供应商评估：对筛选出的供应商进行评估，评估内容包括供应商资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。建立供应商评估档案，记录评估结果，作为后续询价和合作的参考依据。（三）询价文件准备1.采购部门：针对确定的潜在供应商，准备询价文件。询价文件应包含以下内容：辅料详细规格、型号、数量清单及质量要求。交货时间、交货地点要求。包装要求。付款方式。售后服务要求。其他特殊要求说明。2.询价文件审核：询价文件编制完成后，由采购部门负责人审核，确保文件内容准确、完整、清晰，符合公司采购要求和法律法规规定。（四）询价发出1.采购部门：将准备好的询价文件以书面或电子形式发送给潜在供应商，明确告知询价截止时间。2.沟通与答疑：在询价截止时间前，采购部门应保持与供应商的沟通，解答供应商对询价文件的疑问，确保供应商准确理解询价要求。（五）报价收集与整理1.供应商报价：潜在供应商应在询价截止时间前将报价文件密封提交给采购部门，报价文件应包含详细的价格清单、交货期、付款方式、售后服务承诺等内容。2.采购部门：对供应商的报价进行收集、整理，核对报价信息的完整性和准确性。对于不符合要求的报价文件，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（六）比价与议价1.比价：采购部门对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素确定初步入围供应商名单。2.议价：与初步入围供应商就价格、交货期等关键条款进行进一步协商议价，争取更有利的采购条件。在议价过程中，采购人员应保持客观、公正，不得泄露其他供应商的报价信息。（七）采购决策1.采购部门：根据比价与议价结果，编写采购报告，详细说明各供应商的情况、报价分析、推荐采购方案等内容，提交给采购决策小组。2.采购决策小组：由采购部门负责人、财务部门负责人、质量控制部门负责人等相关人员组成采购决策小组，对采购报告进行审议，综合考虑公司利益和采购风险，做出最终的采购决策。（八）合同签订1.采购部门：根据采购决策结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。2.合同审核：采购合同签订前，由公司法务部门对合同进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后的合同方可正式签订。三、询价管理职责（一）采购部门职责1.负责辅料采购询价制度的制定、修订和解释。2.组织实施辅料采购询价活动，包括需求收集、供应商筛选和评估、询价文件准备、询价发出、报价收集与整理、比价与议价、采购决策等工作。3.建立和维护供应商名录，与供应商保持沟通与联系，协调解决采购过程中的问题。4.定期对采购询价工作进行总结和分析，不断改进采购询价流程和方法，提高采购效率和质量。（二）需求部门职责1.及时、准确地向采购部门提交辅料需求清单，明确需求规格、数量、质量要求、预计使用时间等信息。2.协助采购部门进行供应商筛选和评估，提供相关供应商信息和使用反馈。3.参与采购合同的评审，提出意见和建议，确保采购的辅料符合生产和工作需要。（三）财务部门职责1.参与采购决策，从成本效益角度对采购方案进行审核，提供财务意见和建议。2.负责审核采购合同中的付款条款，确保付款方式合理、合法，符合公司财务制度要求。3.对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况，防止不合理支出。（四）质量控制部门职责1.参与供应商评估，对供应商的产品质量控制体系进行审核，确保供应商具备提供符合质量要求辅料的能力。2.负责对采购的辅料进行质量检验，确保所采购的辅料符合公司质量标准。3.参与采购合同评审，对合同中的质量条款提出意见和建议，保障产品质量。四、询价信息管理（一）供应商信息管理1.建立供应商信息数据库，详细记录供应商的基本信息、资质证书、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和时效性。3.对供应商的合作情况进行跟踪和评价，及时将评价结果录入供应商信息数据库，作为后续合作和管理的参考依据。（二）询价文件与报价管理1.对每次询价活动的询价文件和供应商报价进行分类归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.建立询价文件和报价查询系统，方便采购人员和相关部门随时查阅历史询价信息，为后续采购决策提供参考。（三）采购合同管理1.对签订的采购合同进行统一编号、分类归档，建立合同台账，详细记录合同的签订时间、供应商名称、产品名称、规格型号、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等条款。2.定期对采购合同的执行情况进行跟踪和检查，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。3.按照公司档案管理规定，妥善保管采购合同原件及相关附件，确保合同资料的完整性和安全性。五、监督与考核（一）内部监督1.审计部门：定期对辅料采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购决策是否合理、采购成本是否控制在预算范围内等。2.监察部门：对采购过程中的违规行为进行调查和处理，严肃追究相关人员的责任（二）供应商监督1.建立供应商监督机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评估和监督。2.对于违反采购合同约定的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。（三）考核机制1.制定采购人员绩效考核制度，将询价工作的质量、效率、成本控制等指标纳入考核体系，对采购人员的工作表现进行量化考核。2.根据考核结果进行奖惩，对表现优秀的采购人员给予表