科协政府采购管理制度

PAGE科协政府采购管理制度一、总则（一）目的为了规范科协政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合科协实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科协机关及所属事业单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商提供公平竞争的机会，确保采购项目的质量和效益。4.公正原则：采购活动应公正对待所有参与方，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：各方应诚实守信，履行各自的义务。二、管理机构及职责（一）采购领导小组1.成立以科协主要领导为组长，相关部门负责人为成员的采购领导小组。2.职责：审议政府采购政策、制度和年度采购计划。研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算等重要事项。协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.设立专门的采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。2.职责：贯彻执行政府采购法律法规和本制度。编制采购预算，制定采购实施计划。组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标等。签订采购合同，并监督合同执行。整理采购文件资料，归档保存。（三）监督部门1.由科协纪检监察部门负责对政府采购活动进行监督。2.职责：监督采购程序的合法性和公正性。受理对采购活动的投诉和举报，查处违规违纪行为。对采购活动中的廉政情况进行监督检查。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据科协事业发展规划和工作需要，会同财务部门编制年度政府采购预算。2.预算编制应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容，并按照规定的格式和要求报送。3.采购预算应遵循科学合理、勤俭节约的原则，确保资金使用效益。（二）预算调整1.因特殊情况需要调整采购预算的，采购执行部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额。2.经采购领导小组审议通过后，报财政部门批准。3.预算调整后，采购执行部门应及时调整采购实施计划。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多供应商可供选择的项目。2.采购执行部门应按照规定的程序和要求，通过政府采购信息平台发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.开标评标应遵循公平、公正、公开的原则，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购执行部门应组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。3.经采购领导小组批准后，与单一供应商进行采购谈判，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购执行部门应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购计划申报采购执行部门根据年度采购预算和工作实际需要，编制采购实施计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容，报采购领导小组审批。（二）采购信息发布1.采购执行部门按照批准的采购实施计划，通过政府采购信息平台等渠道发布采购信息，包括招标公告、谈判邀请书、询价通知书等。2.采购信息应包括采购项目的基本情况、采购要求、供应商资格条件、采购程序、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（三）供应商资格审查1.采购执行部门对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况等。2.对符合资格条件的供应商，采购执行部门予以登记，并发放采购文件。（四）采购文件编制与发放1.采购执行部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购活动的规范进行。3.采购执行部门将采购文件发放给已通过资格审查的供应商，并要求其在规定时间内提交投标文件、响应文件或报价文件。（五）开标评标（谈判、询价）1.采购执行部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标（谈判、询价）活动。2.开标时，采购执行部门应检查投标文件的密封情况，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.评标（谈判、询价）过程中，评标委员会（谈判小组、询价小组）应按照规定的评标标准和方法进行评审，对供应商的投标文件、响应文件或报价文件进行综合评价，推荐中标候选人或确定成交供应商。（六）中标（成交）结果公示1.采购执行部门将中标（成交）结果在政府采购信息平台等渠道进行公示，公示期为[X]个工作日。2.公示内容包括中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、采购项目名称等。（七）合同签订与履行1.采购执行部门与中标（成交）供应商签订政府采购合同，明确双方的权利和义务。2.合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本报财政部门备案。3.采购执行部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务，采购执行部门应监督合同的执行情况，确保采购项目的顺利实施。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标（成交）通知书发出之日起[X]个工作日内，与中标（成交）供应商签订政府采购合同。2.合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.合同签订前，采购执行部门应将合同草本提交法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规和政策要求。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务，采购执行部门应监督供应商的履约情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准提供货物、工程和服务，并提交相关的验收文件。3.采购执行部门应组织相关人员对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。（三）合同变更与终止1.合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同条款的，采购执行部门和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.因不可抗力或其他法定事由需要终止合同的，采购执行部门和供应商应按照法律法规的规定办理相关手续，并承担相应的责任。七、采购验收管理（一）验收组织1.采购执行部门应组织相关人员成立验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组应由采购执行部门、使用部门、技术专家等人员组成，人数不少于三人。（二）验收标准1.验收小组应按照采购合同约定的技术规格、质量标准、数量等要求进行验收。2.对于货物采购项目，验收内容包括外观、数量、规格型号、性能指标、质量证明文件等；对于工程采购项目，验收内容包括工程质量、工程进度、工程安全等；对于服务采购项目，验收内容包括服务内容、服务质量、服务期限等。（三）验收程序1.供应商应在交货或服务完成后，向采购执行部门提交验收申请，并提供相关的验收文件。2.采购执行部门收到验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。3.验收小组应按照验收标准对采购项目进行检查、测试、评估等，形成验收报告。4.验收报告应包括验收项目、验收标准、验收情况、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购执行部门应按照合同约定支付采购资金。2.验收不合格的采购项目，采购执行部门应要求供应商限期整改，直至验收合格。整改后仍不合格的，采购执行部门有权解除合同，并要求供应商承担相应的违约责任。八、采购资金管理（一）资金支付1.采购执行部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时向财政部门申请支付采购资金。2.财政部门审核无误后，按照国库集中支付制度的规定，将采购资金直接支付给供应商。（二）资金核算1.财务部门应按照国家财务会计制度的规定，对政府采购资金进行单独核算，确保资金使用的真实性、合法性和准确性。2.财务部门应定期对政府采购资金的使用情况进行统计和分析，为采购管理提供决策依据。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购实施计划、采购文件、投标文件（响应文件、报价文件）、开标评标（谈判、询价）记录、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应在采购项目完成后，及时整理采购档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应一式两份，一份由采购执行部门保存，一份交档案管理部门归档保存。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、涂改、损毁档案资料。3.未经采购执行部门负责人同意，不得将采购档案提供给其他单位或个人使用。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购合同的履行情况等。2.监督部门应建立健全