第一中学采购制度

PAGE第一中学采购制度一、总则（一）目的为了规范第一中学的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于第一中学各部门、各年级组、各学科组等在教学、科研、行政、后勤等工作中所需物资、服务等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，努力降低采购费用。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场的正常秩序。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成人员：由学校领导、相关部门负责人等组成。2.主要职责负责制定学校采购工作的方针、政策和制度。审议采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策和监督。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购工作小组1.组成人员：由后勤部门负责人、财务人员、相关专业技术人员等组成。2.主要职责负责采购项目的具体实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订等。对采购项目的质量、进度、成本等进行控制和管理。收集、整理采购项目的相关资料，建立采购档案。协助采购领导小组做好采购工作的其他相关事宜。（三）各部门职责1.需求部门根据本部门工作需要，提出采购需求，包括物资的规格、数量、质量要求、服务内容等。参与采购项目的需求调研、技术参数确定、验收等工作。负责采购项目的使用和管理，对采购质量进行反馈和评价。2.后勤部门负责采购项目的组织实施，包括采购流程的执行、供应商管理、采购合同的签订与履行等。协助需求部门做好采购项目的需求调研和技术参数确定工作。负责采购物资的验收、入库、保管、发放等工作。定期对采购项目进行总结和分析，提出改进建议。3.财务部门负责审核采购预算和采购计划，确保采购资金的合理安排。根据采购合同和验收报告，办理采购款项的支付手续。对采购资金的使用情况进行监督和检查，确保资金使用安全。参与采购项目的成本核算和效益分析工作。4.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。受理采购活动中的投诉和举报，对违规违纪行为进行调查处理。参与重大采购项目的开标、评标等活动，进行现场监督。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据本部门年度工作计划和工作任务，结合实际需求，编制本部门年度采购预算。2.采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、金额、采购时间等内容，并详细说明采购项目的用途和必要性。3.采购预算编制完成后，经部门负责人审核签字后，报学校财务部门汇总审核。4.财务部门应根据学校年度经费预算和各部门采购预算，综合平衡后编制学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过。（二）采购计划制定1.采购工作小组应根据学校年度采购预算和各部门采购需求，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行排序。3.采购计划制定完成后，经采购领导小组审核批准后实施。4.采购计划应根据实际情况适时进行调整，如遇特殊情况需要紧急采购的，应按照相关规定办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。服务类采购项目单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。工程类采购项目单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标会议，由投标人按照招标文件的要求进行投标报价和开标。组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。采购工作小组与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组根据采购项目的特点和需求，确定邀请供应商的范围和数量，并向其发出投标邀请书。对被邀请的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标会议，由投标人按照招标文件的要求进行投标报价和开标。组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。采购工作小组与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组编制谈判文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。发布谈判公告，邀请符合条件的供应商报名参加谈判。对报名参加谈判的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织谈判会议，与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交报价文件和谈判响应文件。谈判结束后，采购工作小组根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或最终报价。采购工作小组根据谈判结果，推荐成交候选人。采购领导小组根据采购工作小组的推荐意见，确定成交供应商，并发布成交公告。采购工作小组与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、规格型号、数量、采购理由等内容，并报采购领导小组审批。采购领导小组对单一来源采购申请表进行审核，如审核通过，批准采用单一来源采购方式。采购工作小组与供应商进行协商，确定采购价格、条件和合同条款等内容。采购工作小组编制单一来源采购文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、合同条款等内容。采购工作小组与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组编制询价文件（询价单），明确采购项目的技术规格、数量、交货时间、交货地点等内容，并向符合条件的供应商发出询价单。供应商在规定时间内将报价文件密封送达采购工作小组。采购工作小组对供应商的报价文件进行评审，比较各供应商的报价和其他条件，确定成交供应商。采购领导小组根据采购工作小组的评审结果，确定成交供应商，并发布成交公告。采购工作小组与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、采购理由、预算金额等内容，并经部门负责人签字后报后勤部门。2.后勤部门对各部门提交的《采购申请表》进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合理性、预算金额等。如审核通过，将《采购申请表》报采购工作小组。（二）采购审批1.采购工作小组对后勤部门提交的《采购申请表》进行进一步审核，审核内容包括采购项目是否符合采购预算、采购方式是否合规等。2.对于金额较大、技术复杂或涉及重大决策的采购项目，采购工作小组应提交采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购工作小组的审核意见和项目实际情况，做出审批决定。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购工作小组按照确定的采购方式组织实施采购活动。公开招标、邀请招标采购项目：采购工作小组编制招标文件，发布招标公告或投标邀请书；组织开标、评标会议，确定中标供应商；与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判采购项目：采购工作小组编制谈判文件，发布谈判公告；组织谈判会议，与供应商进行谈判，确定成交供应商；与成交供应商签订采购合同。单一来源采购项目：采购工作小组填写单一来源采购申请表，报采购领导小组审批；与供应商进行协商，签订采购合同。询价采购项目：采购工作小组编制询价文件，向供应商发出询价单；接收供应商的报价文件并进行评审，确定成交供应商；与成交供应商签订采购合同。2.在采购实施过程中，采购工作小组应严格按照采购程序和相关法律法规的要求进行操作，确保采购活动的合规性和公正性。（四）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购工作小组应与中标供应商或成交供应商就采购合同条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。采购合同签订后，应报学校财务部门备案。（五）验收1.采购物资到货后，采购工作小组应组织需求部门、后勤部门等相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。2.验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准、外观等方面。验收合格后，验收人员应签署《验收报告》。3.对于技术复杂、专业性强的采购项目，可邀请相关专业技术人员或第三方检测机构进行验收。（六）付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，办理采购款项的支付手续。2.采购款项的支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全。3.对于不符合合同约定或验收不合格的采购项目，财务部门应暂停支付采购款项，并及时通知采购工作小组进行处理。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。2.供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。3.采购工作小组应定期收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行评估和筛选。对于符合准入条件的供应商，纳入供应商数据库管理。（二）供应商评价1.建立供应商评价制度，定期对供应商的表现进行评价。2.供应商评价内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。3.采购工作小组应根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现较差的供应商，采取警告警告、暂停合作或取消合作资格。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如表彰、优先合作机会、价格优惠等。2.建立供应商约束机制，对违反合同约定或存在其他违规行为的供应商，按照合同约定或相关规定进行处罚，如扣除保证金、暂停合作、取消合作资格等。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购工作小组应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购项目结束后，应及时将采购档案资料进行整理、分类、装订，并按照档案管理规定进行归档保存。（三）档案查阅与使用1.建立采购档案查阅制度，明确档案查阅的权限和程序。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、涂改档案资料。3.采购档案资料应妥善保管，不得遗失、损坏或泄露。档案保管期限应按照国家有关规定执行。八、监督与检查（一）内部监督1.纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。2.