福建省工会采购制度

PAGE福建省工会采购制度一、总则（一）目的为规范福建省工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作顺利开展，依据相关法律法规，结合我省工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于福建省各级工会组织（以下简称“工会”）使用财政拨款、工会经费、上级补助收入等资金进行的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法、合规、公正。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保障供应商平等参与竞争的权利。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励供应商通过正当竞争方式参与采购活动，保证采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构各级工会应成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由工会主席担任组长，相关部门负责人为成员。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.研究决定采购方式、采购项目的中标（成交）供应商。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构各级工会应明确采购工作的具体执行部门，负责采购项目的组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，其职责包括：1.贯彻执行采购制度和相关法律法规。2.根据采购计划和预算，组织编制采购文件，发布采购信息。3.组织采购评审活动，确定中标（成交）供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.整理、归档采购项目资料，建立采购档案。（三）监督机构各级工会应设立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。采购监督小组由工会纪检监察部门人员、财务人员等组成。其职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购程序是否合规。2.审查采购文件、采购合同等相关资料，确保其合法性、完整性。3.受理对采购活动的投诉举报，调查处理采购过程中的违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各级工会应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合工会经费收入情况，合理安排采购资金。3.采购预算应按照规定程序报经工会委员会审议通过，并报上级工会备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。2.采购执行部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的资金使用情况进行统计分析，确保预算资金合理使用。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇市场价格波动、政策调整等因素导致原采购预算无法满足项目需求时，采购执行部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额以及对采购项目的影响等内容，并按照规定程序报经采购领导小组审议批准。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程类：单项合同估算价在200万元以上的。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照规定在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应通过随机方式从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，在规定的时间内确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，在规定的时间内确定成交供应商。单一来源采购小组应将采购项目的名称、采购内容、采购金额、成交供应商等情况报采购领导小组批准，并在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公示。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将成交结果通知所有被询价的供应商。五、采购程序（一）采购计划制定1.采购执行部门应根据工会工作需要和预算安排，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应报采购领导小组审议通过，并报上级工会备案。（二）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同草案、评审标准等内容。2.采购文件应符合相关法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（三）采购信息发布1.采购执行部门应按照规定在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布采购信息。采购信息应包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采购信息发布时间应符合相关法律法规的规定，确保供应商有足够的时间准备投标文件。（四）供应商资格审查1.采购执行部门应按照采购文件规定的供应商资格要求，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对通过资格审查的供应商，采购执行部门应发放采购文件，并告知其应遵守的采购程序和相关规定。（五）采购评审1.采购执行部门应按照采购文件规定的评审标准和程序，组织评审活动。评审活动应在规定的时间和地点进行，评审过程应严格保密。2.评审小组由采购人代表和有关专家组成，评审小组应按照评审标准对供应商的投标文件进行评审，确定中标（成交）供应商。（六）中标（成交）供应商确定1.采购执行部门应根据评审小组的评审结果，确定中标（成交）供应商。中标（成交）供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。2.采购执行部门应将中标（成交）结果在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公示，公示期不得少于七个工作日。公示期内如有异议，采购执行部门应及时进行调查处理，并将调查处理结果告知相关当事人。（七）采购合同签订与履行1.采购执行部门应按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购执行部门应跟踪合同履行情况，督促中标（成交）供应商按照合同约定履行义务。如发现中标（成交）供应商有违约行为，采购执行部门应及时采取措施，追究其违约责任。（八）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同的约定。2.验收人员应按照验收标准对采购项目进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收人员、验收结论等内容。3.对验收合格的采购项目，采购执行部门应按照采购合同的约定支付采购款项。对验收不合格的采购项目，采购执行部门应要求中标（成交）供应商限期整改，整改后仍不符合要求的，采购执行部门应按照合同约定追究其违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标（成交）供应商投标文件的内容，与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括以下主要条款：采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等。双方的违约责任、争议解决方式等。其他需要约定的事项。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时了解采购项目的进展情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.中标（成交）供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务，并及时向采购执行部门提交相关资料。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项。2.合同变更或解除协