档案局采购制度

PAGE档案局采购制度一、总则（一）目的为了规范档案局采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：确保采购活动在公平、公正的环境下进行，鼓励符合条件的供应商参与竞争。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购领导小组1.组成：由档案局领导班子成员及相关部门负责人组成。2.职责研究决定采购工作中的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购方式等。对采购项目进行审批，确保采购活动符合本局需求和相关规定。协调解决采购过程中出现的争议和问题。（二）采购执行部门1.组成：设专门的采购办公室，配备专业采购人员。2.职责负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。对供应商进行资格审查，确保其符合采购要求。与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理采购项目档案资料，建立采购项目台账。（三）监督部门1.组成：由档案局纪检监察部门组成。2.职责在采购活动全过程中进行监督，确保采购程序合法合规，防止违规违纪行为发生。受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和事业发展规划，提出年度采购项目申请，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购执行部门对各部门提交的采购申请进行汇总审核，结合本局实际情况和资金状况，编制年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经采购领导小组审核后，报档案局领导班子审定，纳入本局年度预算计划。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报经批准。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向采购领导小组汇报预算执行情况。2.监督部门对采购预算执行情况进行全程监督，确保预算资金合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.招标程序采购执行部门编制公开招标采购文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，并向符合资格条件的供应商发售招标文件。组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序参照公开招标程序，由采购执行部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。组织谈判，谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出推荐的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、预算金额、拟采购的供应商名称等情况，并附相关证明材料。采购领导小组对单一来源采购申请进行审核，必要时组织相关专家进行论证。经批准后，采购执行部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购执行部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购执行部门应在规定时间内与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格（金额）、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（二）合同履行1.供应商应按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.采购执行部门应跟踪采购合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如需变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，应按照法律法规规定办理相关手续。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。2.验收合格的，由验收人员签署验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。六、采购资金支付（一）支付申请1.供应商按照采购合同约定履行义务后，向采购执行部门提交付款申请，附发票、验收报告等相关证明材料。（二）支付审核1.采购执行部门对供应商提交的付款申请进行审核，核实采购合同履行情况、发票等相关材料的真实性、完整性。2.财务部门对采购执行部门审核后的付款申请进行复核，审核无误后按照财政国库集中支付制度的规定办理资金支付手续。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案包括采购项目申请文件、采购预算文件、采购文件（招标文件、谈判文件、询价通知书等）、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购执行部门应及时对采购项目档案进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应按照规定办理查阅手续，查阅人员不得擅自涂改、抽取或销毁档案资料。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购合同的履行情况等。2.财务部门对采购资金使用情况进行监督检查，确保资金使用合规。（二）投诉处理1.任何单位和个人对采购活动中的违规行为有权向档案局投诉举报。2.监督部门受理投诉举报后，应及时进行调查处理，