茅台采购制度

PAGE茅台采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范贵州茅台集团（以下简称“集团”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障集团生产经营的顺利进行，维护集团利益，提高采购质量和效益，促进廉政建设。2.适用范围本制度适用于集团总部及各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的采购活动，包括但不限于原材料、包装材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购过程公正，维护市场竞争秩序。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合集团生产经营要求。廉政原则：严禁采购人员在采购活动中接受供应商贿赂或不正当利益，确保采购队伍廉洁自律。二、采购组织与职责1.采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：审议采购战略、政策和制度。审批重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等。协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购中心职责如下：制定和执行采购计划，组织采购活动。建立和维护供应商管理体系，开展供应商评估、选择、管理等工作。负责采购合同的签订、履行、变更、终止等管理工作。收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。配合内部审计、纪检监察等部门对采购活动进行监督检查。3.需求部门各单位的相关部门作为需求部门，负责提出采购需求，参与采购过程中的技术要求制定、供应商选择、合同验收等工作。需求部门职责如下：根据本单位生产经营需要，准确提出采购需求，包括物资和服务的规格、数量、质量要求以及交货时间等。协助采购中心进行供应商技术交流、样品测试、实地考察等工作。参与采购合同的验收工作，对采购物资和服务的质量、数量、规格等进行检验和确认。反馈采购物资和服务在使用过程中的问题，协助采购中心进行处理。三、采购流程1.采购需求提出需求部门根据生产经营计划和实际需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、预算金额等内容，并提交本单位负责人审批。经审批后的《采购需求申请表》提交至采购中心。2.采购计划制定采购中心收到需求部门提交的《采购需求申请表》后，进行汇总分析，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并提交采购决策委员会审批。3.供应商选择与管理供应商开发：采购中心根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于新的采购项目，采购中心可以通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式开发潜在供应商。供应商评估：采购中心组织相关部门对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。评估可以采用实地考察、问卷调查、样品测试、业绩评价等方式进行。根据评估结果，采购中心确定合格供应商名单。供应商选择：采购中心根据采购项目的需求和供应商评估情况，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应明确采购物资或服务的价格、质量、交货时间、付款方式、售后服务等条款。谈判达成一致后，采购中心与供应商签订采购合同。供应商管理：采购中心建立供应商档案，对供应商的基本信息、评估情况、采购合同执行情况等进行记录和管理。定期对供应商进行跟踪评价，根据评价结果调整供应商名单，对于表现不佳的供应商采取警告、暂停合作、淘汰等措施。4.采购实施采购方式确定：采购中心根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。具体采购方式的适用条件按照国家法律法规和集团相关规定执行。招标采购：对于达到招标限额标准的采购项目，采购中心应按照国家有关招标法律法规的规定，组织招标活动。招标活动应发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。采购中心组建评标委员会，对投标文件进行评审，确定中标供应商。竞争性谈判采购：对于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的采购项目，采购中心可以采用竞争性谈判采购方式。采购中心发布谈判文件，邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采购中心可以采用询价采购方式。采购中心向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购中心根据报价情况，选择合适的供应商成交。单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购中心与单一来源供应商进行协商，确定采购价格和其他条款，签订采购合同。合同签订：采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购中心在签订采购合同前，应将合同文本提交法律合规部门进行审核，确保合同合法合规。5.采购验收验收准备：采购中心在采购合同约定的交货时间前，通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员熟悉采购合同要求和验收标准，制定验收方案。到货验收：供应商交货时，采购中心和需求部门共同对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面。对于重要物资或服务，采购中心可以委托专业检测机构进行检测。验收合格后，采购中心和需求部门共同签署《验收报告》。验收不合格处理：如验收发现采购物资或服务不符合合同要求，采购中心应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商应在规定时间内完成整改或退换货，并重新提交验收。如供应商拒绝整改或退换货，采购中心有权按照合同约定扣除相应款项，并追究供应商的违约责任。6.采购付款付款申请：采购合同履行完毕，供应商提交付款申请资料后，采购中心对付款申请资料进行审核。审核内容包括采购合同执行情况、验收报告、发票等。审核无误后，采购中心填写《付款审批表》，提交财务部门审批。付款审批：财务部门收到《付款审批表》后，对付款金额、付款方式、付款时间等进行审核。审核通过后，按照集团财务管理制度的规定办理付款手续。付款方式：采购付款方式应根据采购合同约定执行，一般包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。对于金额较大的采购项目，可以采用分期付款方式。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购中心定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、廉政风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域。2.风险应对措施针对不同的风险因素，采购中心制定相应的风险应对措施。供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商；在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为赔偿力度；建立供应商违约预警机制，及时发现供应商违约迹象，采取相应措施降低损失。质量风险：严格供应商资质审查和产品质量检验，要求供应商提供质量保证文件和样品进行测试；在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节管理；定期对采购物资进行质量抽检，并建立质量追溯机制，确保出现质量问题能够及时追溯和处理。价格风险：加强市场价格监测和分析，及时掌握市场价格动态；通过招标、竞争性谈判等方式引入竞争机制，降低采购价格；与供应商建立长期合作关系，争取更有利的价格条款；合理安排采购时间，避免因市场价格波动导致采购成本增加。廉政风险：加强采购人员廉政教育，提高廉洁自律意识；建立健全廉政监督机制，加强对采购过程的监督检查；严格执行采购回避制度，防止采购人员与供应商之间存在利益关系；对发现的廉政问题严肃处理，追究相关人员责任。五．采购监督与审计1.内部监督集团内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。审计部门可以采取现场审计、非现场审计、专项审计等方式进行审计，并出具审计报告。对于审计发现的问题，审计部门应提出整改意见，要求相关部门限期整改。2.纪检监察监督集团纪检监察部门对采购活动进行全程监督，重点关注采购过程中的廉政风险。纪检监察部门可以通过受理举报、开展专项检查等方式，对采购人员的廉洁自律情况进行监督。对于发现的违规违纪行为，纪检监察部门应严肃查处，追究相关人员责任。3.供应商监督采购中心