株洲市二医院政府采购内控制度

PAGE株洲市二医院政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强株洲市二医院政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保医院各项采购活动合法、合规、有序进行，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关法律法规以及医院的实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于株洲市二医院使用财政性资金和自有资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，保障所有参与供应商的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的最大使用效益。5.内部控制原则：建立健全内部管理制度，规范采购流程，加强各环节的监督和制约。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立医院政府采购领导小组，由医院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。主要职责包括：1.审议医院政府采购工作的重大事项，制定采购政策和发展规划。2.审批年度政府采购预算和采购计划。3.对重大采购项目的采购方式、采购文件、采购合同等进行审核。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立医院采购部门，负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.根据政府采购预算和采购计划，制定采购实施方案。2.组织采购活动，包括编制采购文件、发布采购公告、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查。5.整理和归档采购文件及相关资料。（三）采购监督机构医院纪检监察部门负责对政府采购活动进行全程监督。主要职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.受理对采购活动中的违法违规行为的举报和投诉。3.对采购项目进行合规性审查，对发现的问题提出整改意见。4.参与重大采购项目的开标评标现场监督。（四）其他相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行审核和监督。2.使用部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，负责采购项目的验收和使用管理。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.使用部门应根据医院事业发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内提出下一年度的采购需求。2.采购部门对各使用部门提交的采购需求进行汇总、审核和分析，结合医院财务状况和资金安排，编制年度政府采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，报医院政府采购领导小组审议通过后，纳入医院年度预算。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购预算，按照项目轻重缓急和实际工作进度，分季度制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容。3.采购计划一经确定，原则上不得随意变更。确需变更的，应按照规定程序报经批准。四、采购方式与程序（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目原则上应采用公开招标方式采购。2.采购部门应按照相关规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。3.通过指定媒体发布公开招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。4.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。5.向中标供应商发出中标通知书，并在规定时间内签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.后续招标程序参照公开招标方式执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购部门应成立谈判小组，由三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。4.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应组织成立单一来源采购小组，对采购项目进行论证。3.采购小组应与供应商进行协商，形成协商意见记录。4.公示单一来源采购信息，无异议后签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购部门应成立询价小组，由三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，并要求其在规定时间内报价。4.询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（六）采购程序1.采购申请：使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交至采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，报相关领导审批。重大采购项目需经医院政府采购领导小组审议通过。3.采购实施：采购部门按照批准的采购方式和采购计划组织采购活动。采购过程中应严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。4.合同签订：采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。5.验收付款：采购项目完成后，使用部门应按照合同约定进行验收。验收合格后，填写验收报告，并提交财务部门办理付款手续。财务部门应按照合同约定和相关财务制度进行审核，及时支付采购资金。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标或成交通知书发出之日起三十日内签订。2.合同签订前，采购部门应将合同草案提交医院法律顾问进行合法性审查。3.合同签订过程中，双方应严格按照采购文件和投标文件的内容进行协商，确保合同条款符合法律法规和双方约定。（二）合同履行1.采购合同生效后，双方应严格履行合同约定的义务。采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。（三）合同变更与终止**1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要终止合同的，双方应按照法律法规的规定办理相关手续，并承担相应的责任。（四）合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、采购文件、投标文件、验收报告、付款凭证等。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，使用部门应成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由使用部门相关人员、技术专家等组成，人数不少于三人。2.大型或复杂的采购项目，可邀请外部专业机构或专家参与验收。（二）验收依据验收小组应按照采购合同、采购文件、投标文件等相关要求进行验收。（三）验收内容1.货物验收应包括货物的名称、规格型号、数量、质量、性能、外观等方面。2.工程验收应包括工程的建设内容、施工质量、工程进度、工程安全等方面。3.服务验收应包括服务的内容、标准、质量、期限等方面。（四）验收程序**1.验收小组应在收到供应商提交的验收申请后，制定验收方案，明确验收时间、地点、内容、方法等。2.供应商应按照验收方案的要求，提供相关资料和样品，并配合验收小组进行验收。3.验收小组通过实地查看、测试、检验等方式进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收结论等内容。4.验收合格的，验收小组应在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收小组应出具整改意见，要求供应商限期整改。整改完成后，进行再次验收，直至验收合格。七、采购监督与绩效评价（一）采购监督1.医院纪检监察部门应加强对政府采购活动的全程监督，重点监督采购政策执行、采购程序合规、采购人员廉洁自律等情况。2.建立健全采购投诉处理机制，及时受理和处理供应商的投诉和举报。对投诉和举报事项进行认真调查核实，依法依规处理。3.定期对政府采购活动进行内部审计，检查采购项目的合法性、合规性和效益性，发现问题及时整改。（二）绩效评价1.建立政府采购绩效评价制度，对采购项目的实施效果、资金使用效益、服务质量等进行综合评价。2.绩效评价指标应包括采购预算执行率、采购周期、采购质量、供应商满意度等方面。3.根据绩效评价结果，总结经验教训，不断完善采购管理制度和流程，提高采购管理水平。八、信息管理与档案管理（一）信息管理1.采购部门应建立政府采购信息管理系统，及时发布采购信息、采购结果、合同签订等情况，实现采购信息的公开透明。2.加强与供应商、监管部门等相关方的信息沟通与