绿城中国采购制度

PAGE绿城中国采购制度一、总则（一）目的为规范绿城中国采购活动，加强采购管理，确保采购工作合法、合规、高效，保障公司项目的顺利推进，提高公司经济效益，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于绿城中国各项目公司、职能部门及下属子公司的采购活动，包括但不限于工程建设、设备采购、材料供应、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，采购流程应透明化，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本因素，追求采购效益的最大化。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，确保采购合同的顺利履行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会或类似机构，负责对重大采购事项进行决策和审批。采购决策委员会成员包括公司高层管理人员、相关职能部门负责人等，其职责如下：1.审议采购战略和政策，确保采购活动符合公司整体发展战略。2.审批年度采购计划和预算，监督采购计划的执行情况。3.对重大采购项目进行决策，包括采购方式的选择、供应商的确定、采购合同的签订等。4.协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购执行部门公司设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准，确保采购工作规范化、标准化。2.根据公司需求，编制采购计划和预算，经审批后组织实施采购活动。3.广泛收集供应商信息，建立供应商数据库，对供应商进行评估、选择和管理。4.组织采购招标、谈判、询价等采购活动，按照规定的采购方式确定供应商。5.负责采购合同的起草、审核、签订、履行和跟踪，确保合同的顺利执行。6.协调与其他部门的关系，及时解决采购过程中的问题，保障项目进度。7.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高采购工作效率和质量。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.工程管理部门：参与工程建设相关的采购活动，对采购的材料、设备等进行质量检验和验收，确保符合工程要求。3.财务管理部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购成本控制在预算范围内。4.法务部门：负责审查采购合同的合法性和合规性条款，提供法律意见和支持，防范法律风险。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据项目进度和实际需求，提前编制采购申请，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购部门汇总各需求部门的采购申请，结合公司年度采购计划和预算，进行综合平衡和分析，制定采购计划草案。3.采购计划草案经采购部门负责人审核后，提交采购决策机构审批。采购决策机构根据公司战略、项目需求和资金状况等因素进行审批，确定最终的采购计划。（二）供应商选择与管理1.供应商信息收集：采购部门通过多种渠道广泛收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索、参加展会等。2.供应商初步筛选：采购部门根据采购需求和供应商基本信息，对收集到的供应商进行初步筛选，排除不符合基本要求的供应商。3.供应商评估：采购部门组织相关人员对初步筛选后的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估可采用实地考察、问卷调查、样品检测、业绩评价等方式进行。4.供应商确定：采购部门根据供应商评估结果，选择若干家合格的供应商作为潜在合作对象。对于重大采购项目，可采用招标、竞争性谈判等方式确定最终供应商；对于一般性采购项目，可采用询价、单一来源采购等方式确定供应商。5.供应商管理：采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果对供应商进行奖惩，如增加或减少采购份额、暂停合作等。对于表现优秀的供应商，可建立长期战略合作伙伴关系；对于不符合要求的供应商，及时淘汰并更新供应商数据库。（三）采购实施1.采购方式选择：根据采购项目的特点、金额大小、市场情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购部门应按照相关法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判采购：适用于采购时间紧迫、技术复杂、招标失败或需要与供应商进行谈判以确定最终价格和条款的项目。采购部门应邀请不少于三家符合条件的供应商进行谈判，通过多轮谈判确定成交供应商。询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的项目。采购部门向多家供应商发出询价函件，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求需要继续从原供应商处添购等情形。采购部门应按照规定的程序进行审批，并与供应商签订采购合同。2.采购文件编制：根据选定的采购方式，采购部门编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的要求、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的准确性和完整性。3.采购活动组织：采购部门按照采购文件规定的程序和时间要求，组织采购活动。对于招标采购，应组织开标会议，公布投标人的投标报价、技术方案等信息；组织评标委员会进行评标，按照评标标准对投标人进行评审，推荐中标候选人；组织定标会议，确定中标供应商。对于竞争性谈判采购和询价采购，应组织供应商进行谈判或报价，记录谈判或报价过程和结果，确定成交供应商。4.采购合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交法务部门和财务管理部门进行审核，确保合同的合法性和合规性。（四）采购验收1.验收准备：采购部门在采购合同约定交货时间前，通知需求部门和工程管理部门等相关人员做好验收准备工作，明确验收标准和方法。2.到货检验：供应商交货时，采购部门组织相关人员按照合同要求和验收标准对货物进行检验，包括数量清点、规格核对、外观检查、质量检测等。对于重要设备和材料，可邀请专业机构进行检测。3.验收报告：验收合格后，验收人员填写验收报告，签字确认验收结果，并提交采购部门存档。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等信息。对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或重新提供货物，直至验收合格。（五）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，提交财务管理部门审核。2.付款审核：财务管理部门对付款申请进行审核，重点审核采购合同的履行情况、验收结果、发票的真实性和合法性、付款金额是否符合合同约定等。审核通过后，提交公司领导审批。3.付款执行：公司领导审批通过后，财务管理部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。对于采用预付款方式的采购项目，应在供应商提供预付款保函后支付预付款；对于采用货到付款方式的采购项目，应在验收合格后支付货款；对于采用分期付款方式的采购项目，应按照合同约定的分期时间和金额支付款项。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素及其影响程度。风险因素包括但不限于供应商违约、质量问题、价格波动、法律合规风险、内部管理风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级。对于高风险事项，应制定专门的应对措施，重点监控和管理。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保函或保证金，定期对供应商进行考核评价，建立供应商淘汰机制，降低供应商违约风险。2.质量风险管理：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货检验和验收工作，对于重要采购项目可委托第三方检测机构进行检测，确保采购物品或服务的质量符合要求。3.价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格预警机制，对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值、签订长期合同等方式锁定价格，降低价格风险。4.法律合规风险管理：加强对采购人员的法律法规培训，确保采购活动符合法律法规要求。采购合同签订前，提交法务部门审核，防范法律风险。5.内部管理风险管理：完善采购管理制度和流程，加强内部监督和审计，规范采购人员的行为，防止内部腐败和违规操作。五、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应及时收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。信息收集渠道包括网络平台、行业协会、供应商提供、市场调研等。（二）采购信息整理与分析采购部门对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。定期对采购信息进行分析，为采购决策提供参考依据。例如，分析市场价格走势，预测价格变化趋势；分析供应商表现，评估供应商合作价值；分析采购成本构成，寻找降低成本的机会等。（三）采购信息共享采购部门应与其他相关部门共享采购信息，实现信息的互联互通。例如，将供应商信息、采购合同信息等提供给需求部门和工程管理部门，以便其更好地了解采购情况；将采购成本分析报告提供给财务管理部门，协助其进行成本控制和预算管理。同时，采购部门应定期向上级领导汇报采购信息和工作进展情况。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应建