柳州采购制度

PAGE柳州采购制度一、总则（一）目的为了规范柳州公司的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于柳州公司及所属各部门、各分支机构的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，不得偏袒任何供应商，维护市场竞争秩序。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购方与供应商应诚实守信，履行合同约定，共同维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定采购计划和预算，根据公司需求合理安排采购活动。组织供应商的选择、评估和管理，建立供应商数据库。负责采购合同的签订、执行和跟踪，确保合同的有效履行。协调采购过程中的各项工作，与其他部门保持密切沟通与协作。负责采购成本的控制和分析，提出降低采购成本的建议和措施。收集、整理采购相关信息，建立采购档案，为公司决策提供支持。2.采购人员职责严格遵守本采购制度和相关操作规程，认真履行采购职责。负责采购项目的具体实施，包括市场调研、询价、比价、议价等工作。与供应商进行商务谈判，争取有利的采购条件和价格。及时向部门主管汇报采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。对采购项目的质量、交货期等进行跟踪和监督，确保采购任务按时、按质完成。（二）需求部门1.需求部门职责负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的前期调研和供应商选择工作，提供相关技术支持和意见。协助采购部门签订采购合同，负责采购物品或服务的验收工作。对采购物品或服务的使用情况进行反馈和评价，为采购工作的改进提供依据。2.需求部门人员职责准确填写采购申请单，详细描述采购需求，确保采购信息的完整性和准确性。配合采购部门进行市场调研和供应商考察，提供真实、可靠的需求信息。在采购合同签订前，对合同条款进行审核，提出合理的修改意见。按照验收标准对采购物品或服务进行验收，及时反馈验收结果。（三）审批部门1.审批部门职责负责对采购计划、预算、合同等进行审批，确保采购活动符合公司规定和相关政策。对重大采购项目进行决策，审核采购项目的必要性、可行性和效益性。监督采购过程，对采购违规行为进行纠正和处理。2.审批人员职责认真审查采购相关文件，依据审批标准进行审批，确保审批意见准确、合理。对采购项目提出建设性意见和建议，促进采购工作的优化和改进。及时了解采购项目的进展情况，协调解决审批过程中出现的问题。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请单，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求日期等信息。2.采购申请单需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请单后，对采购需求进行汇总和分析。2.根据公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划，明确采购时间、采购数量、采购方式等。3.采购计划需经采购部门负责人审核后，报审批部门审批。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其资质证明、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。3.组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或评估，了解其生产经营状况、管理水平、技术能力等。4.根据考察评估结果，建立供应商数据库，对合格供应商进行分类管理，并定期对供应商进行考核和评价。5.在采购项目实施前，采购人员从供应商数据库中选择合适的供应商，向其发出询价函或招标邀请书。（四）采购实施1.采购人员与供应商进行商务谈判，就采购物品或服务的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行协商，争取达成最优采购协议。2.根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同需经采购部门负责人审核后，报审批部门审批。3.采购人员负责采购合同的签订、执行和跟踪，确保供应商按照合同约定按时、按质、按量提供采购物品或服务。4.在采购过程中，如遇供应商交货延迟、质量问题等情况，采购人员应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施，并向部门主管汇报。（五）验收与付款1.需求部门按照验收标准对采购物品或服务进行验收，验收合格后填写验收报告。2.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款申请需经采购部门负责人审核后，报审批部门审批。3.财务部门按照审批后的付款申请，及时支付货款。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标、评标和定标工作，按照评标标准确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于采购金额较小、市场供应充足、技术规格简单的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序采购部门向多家供应商发出询价函，要求其提供报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购项目具有一定的特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序采购部门确定谈判小组成员，制定谈判文件。邀请符合条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行谈判。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序采购部门填写单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购供应商。单一来源采购申请需经采购部门负责人审核后，报审批部门审批。审批通过后，与拟采购供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经采购部门负责人、法务部门审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，报审批部门审批。3.采购人员负责与供应商签订采购合同，并确保合同的签订符合公司授权和审批程序。（二）合同执行1.采购人员应按照采购合同约定，及时跟踪供应商的交货情况，确保供应商按时、按质、按量提供采购物品或服务。2.在合同执行过程中，如遇供应商提出变更合同条款的要求，采购人员应及时与供应商协商，并报采购部门负责人和审批部门审批。3.采购人员应定期向部门主管汇报采购合同的执行情况，及时解决合同执行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，采购人员应及时与供应商协商，并签订变更或解除合同协议。2.合同变更或解除协议需经采购部门负责人、法务部门审核，报审批部门审批。3.采购人员应按照变更或解除合同协议的约定，及时办理相关手续，确保公司利益不受损失。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购人员应及时将合同原件及相关附件整理归档，建立采购合同档案。2.采购合同档案应包括合同文本、审批文件、谈判记录、验收报告、付款凭证等资料，确保档案资料的完整性和准确性。3.采购合同档案应妥善保管，按照档案管理规定进行查阅和借阅，防止合同资料丢失或损坏。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购活动进行定期审计和监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应定期向审计部门报送采购工作报表，接受审计部门的监督检查。3.审计部门在审计过程中发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督1.公司应接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合监管部门的工作，及时