某事业单位采购制度

PAGE某事业单位采购制度一、总则（一）目的为了规范本事业单位的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位及所属各部门、各项目实施过程中的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动顺利进行。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善本单位采购制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购需求编制、采购文件制定、供应商选择、合同签订等。协调处理采购过程中的各种问题和纠纷，监督采购合同的执行情况。建立和管理供应商库，定期对供应商进行评估和考核。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和专业意见。配合采购管理部门进行供应商选择、谈判和合同签订等工作。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。3.财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核，确保资金使用合理合规。参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关。监督采购资金的使用情况，进行财务核算和审计。4.监督部门对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。受理供应商和内部员工的投诉举报，对违规行为进行调查处理。定期对采购制度的执行情况进行检查和评估，提出改进建议。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在规定时间内编制采购预算草案。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等详细信息，并说明采购项目的必要性和可行性。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总审核，并结合单位财务状况和资金安排，提出调整意见。经单位领导审批后，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案应报上级主管部门备案，并按照规定程序纳入单位年度预算管理。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。2.采购管理部门应建立采购预算执行台账,定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排和合同约定支付采购款项，确保资金使用安全、合理、有效。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目的实施条件或采购需求发生改变的。因不可抗力因素，致使采购项目无法按原计划实施的。其他不可预见的特殊情况，确需调整采购预算的。2.采购预算调整申请应由需求部门提出，经采购管理部门审核后，报单位领导审批。审批通过后，按照规定程序调整采购预算，并相应调整采购计划。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额]万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到[具体金额]万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额]万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照国家有关规定发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从供应商库中随机抽取不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容和评定成交的标准进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报单位领导审批。审批通过后，与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等信息，并加盖部门公章。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大或涉及重大项目的采购申请，采购管理部门应组织相关部门和人员进行联合评审，并提出评审意见。3.采购申请经采购管理部门审核通过后，报单位领导审批。单位领导根据采购项目的实际情况进行审批，批准后返回采购管理部门组织实施采购。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，制定采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购管理部门按照采购方式的要求，发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。对于公开招标和邀请招标项目，应在指定媒体上发布招标公告或投标邀请书；对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，应向符合资格条件的供应商发出相应的采购文件。3.供应商应在规定时间内提交响应文件，采购管理部门对响应文件进行审查，确定符合资格条件的供应商名单，并组织开标、评标、谈判、询价等活动。4.根据评审结果，采购管理部门确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）合同签订1.采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交财务部门和法律部门进行审核。财务部门重点审核合同中的财务条款，确保资金支付安全、合理；法律部门重点审核合同的合法性、合规性，防范法律风险。3.采购合同经审核通过后，由采购管理部门负责人和成交供应商代表签字盖章，并加盖单位公章。（五）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程和服务进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行逐一检查。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，并签字确认。《采购验收报告》应包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收情况、验收结论等内容。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或重新提供货物、工程和服务。如供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求的，需求部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）资金支付1.采购项目验收合格后，供应商应按照采购合同约定提交付款申请。付款申请应包括发票、验收报告、合同副本等相关资料。2.采购管理部门对供应商提交的付款申请进行审核，审核通过后提交财务部门。财务部门按照合同约定和单位财务制度，对付款申请进行复核，并办理资金支付手续。3.财务部门应定期对采购资金的使用情况进行统计分析，确保资金使用合理合规，并及时发现和解决资金支付过程中存在的问题。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入流程。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。3.符合准入条件且有意愿参与本单位采购活动的供应商，应向采购管理部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料。采购管理部门对供应商提交的申请材料进行审核，审核通过后将其纳入供应商库。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。2.评估和考核方式可采用定期评价、项目评价、用户反馈等多种形式。采购管理部门应建立供应商评估与考核档案，记录供应商的评估和考核结果。3.根据评估和考核结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，优先选择其参与采购项目；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改等处理，情节严重的取消其供应商资格。（三）供应商淘汰1.供应商如有下列情形之一的，采购管理部门应将其从供应商库中淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人或者采购工作人员行贿或者提供其他不正当利益的。在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。严重违反采购合同约定，给本单位造成重大损失的。其他违反法律法规和本单位采购制度的行为。2.被淘汰的供应商在规定期限内不得重新申请加入本单位供应商库。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等多种方法，全面、准确地识别采购活动中存在的风险。（二）风险评估1.采购管理部门应根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级。2.对于高风险等级的采购项目，应制定针对性的风险应对措施，加强风险监控和管理。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，采购管理部门应制定相应的风险应对策略，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于政策风险，应密切关注国家政策法规的变化，及时调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。3.对于市场风险，应加强市场调研和分析，合理确定采购价格和采购时机，降低市场波动对采购活动的影响。4.对于质量风险，应加强对供应商的质量管理，严格验收程序，确保采购货物、工程和服务符合质量要求。5.对于合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款，明确双方的权利和义务，防范合同纠纷。6.对于廉政风险，应加强廉政教育，建立健全廉政监督机制，防止采购过程中出现腐败行为。（四）风险监控1.采购管理部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.风险监控可采用定期检查、专项审计、数据分析等多种方式，确保风险应对措施的有效执行。3.如发现风险等级发生变化或出现新的风险因素，应及时调整风险应对策略，确保采购活动的顺利进行。七、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购文件的编制和审核情况、供应商选择和合同签订情况、采购资金的使用情况等。2.内部监督检查可采用定期检查、专项检查、抽查等多种方式，确保采购活动合法合