材料采购询价管理制度

PAGE材料采购询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司材料采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及材料采购询价的活动，包括但不限于原材料、辅助材料、零部件等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应公开透明，让所有潜在供应商都能了解采购需求和要求，确保竞争的充分性。4.成本效益原则：在保证材料质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据生产经营计划和实际需求，填写《材料采购申请表》，详细注明所需材料的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息。2.《材料采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对所需采购材料进行分类整理，确定采购方式（询价采购、招标采购等）。2.根据材料特点和市场情况，确定潜在供应商名单。潜在供应商应具备良好的信誉、生产能力、质量保证能力和价格竞争力。3.采购人员收集潜在供应商的相关信息，包括企业资质、产品质量、价格水平、售后服务等，建立供应商信息档案。（三）询价实施1.采购人员向潜在供应商发出《询价通知书》，明确采购材料的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.要求供应商在规定时间内以书面形式回复询价，提供报价单及相关产品资料。报价单应注明产品名称及规格型号、数量、单价、总价、交货期、付款方式等明细。3.采购人员对供应商的报价进行初步审核，检查报价的完整性、准确性和合理性。对于明显偏离市场价格或不符合要求的报价，及时与供应商沟通，要求其作出解释或修正。（四）供应商选择1.采购部门组织相关人员（如技术部门、质量部门、财务部门等）对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等进行综合评估。2.根据评估结果，选择最优供应商。评估指标可包括价格、质量、交货期、售后服务、企业信誉等，各指标权重可根据采购材料的重要性和公司实际情况进行设定。3.填写《供应商选择审批表》，详细记录各供应商的评估情况及最终选择结果，经采购部门负责人、分管领导审批后确定中标供应商。（五）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括材料名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，采购人员应将合同草本提交至法务部门进行审核，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的工作准备。（六）采购跟踪1.采购部门负责对采购合同的执行情况进行跟踪，及时了解供应商的生产进度、质量控制情况和交货情况。2.定期与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题。如发现供应商存在违约行为，应及时按照合同约定追究其责任。3.仓库管理部门负责对到货材料进行验收，如发现材料数量、质量等不符合合同要求，应及时通知采购部门与供应商协商解决。三、询价管理（一）询价人员职责1.采购人员负责制定询价计划，选择潜在供应商，发出询价通知书，并收集、整理供应商报价。对供应商报价进行初步审核，协助相关部门进行供应商评估和选择。负责采购合同的起草、签订和执行跟踪工作。2.技术人员参与对供应商产品技术方案的评审，提供技术支持和建议。协助确定采购材料的技术标准和质量要求。3.质量人员参与对供应商产品质量的评估，审核供应商提供的质量证明文件。协助制定采购材料的质量验收标准。4.财务人员参与对供应商报价的成本分析，提供财务方面的意见和建议。审核采购合同中的付款条款，确保公司资金安全。（二）询价记录与档案管理1.采购人员应建立完善的询价记录档案，对每次询价活动的相关文件和资料进行整理归档，包括采购申请、询价通知书、供应商报价单、评估报告、采购合同等。2.询价记录档案应妥善保管，保存期限根据公司相关规定执行，以便日后查询和审计。3.定期对询价记录档案进行整理和更新，确保档案内容的完整性和准确性。（三）监督与审计1.公司内部审计部门负责对材料采购询价活动进行定期审计和监督，检查询价流程是否合规，采购行为是否符合公司利益。2.审计部门有权调阅询价记录档案及相关资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。四、价格管理（一）价格调查1.采购部门应定期对市场材料价格进行调查，了解价格动态和变化趋势。调查方式可包括网络查询、市场调研、行业交流等。2.建立价格信息数据库，收集、整理各类材料的市场价格信息，为采购询价提供参考依据。3.关注国家政策法规、行业标准等因素对材料价格的影响，及时调整采购策略。（二）价格分析与比较1.采购人员在收到供应商报价后，应进行价格分析与比较。分析内容包括价格构成、成本结构、价格合理性等。2.将供应商报价与市场价格信息、历史采购价格进行对比，评估报价的优势和劣势。3.对于价格差异较大的情况，采购人员应与供应商沟通，了解其价格变动原因，并进行综合评估。（三）价格调整1.在采购合同执行过程中，如因市场价格波动、原材料价格变化等原因导致合同价格需要调整，采购部门应及时与供应商协商，并签订价格调整补充协议。2.价格调整补充协议应明确价格调整的原因、幅度、时间等内容，经双方签字盖章后生效。3.采购部门应将价格调整情况及时通知相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，确保各部门工作的顺利衔接。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和准入流程。基本条件包括企业资质、生产能力、质量保证体系、信誉状况等。2.潜在供应商向公司提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.采购部门对供应商提交的申请材料进行初审，初审合格后组织相关部门对供应商进行实地考察和评估。评估内容包括企业生产经营状况、质量管理水平、技术研发能力、售后服务能力等。4.经实地考察和评估合格的供应商，填写《供应商准入审批表》，经采购部门负责人、分管领导审批后纳入公司合格供应商名录。（二）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商的表现进行考核评价。考核周期可根据实际情况设定，一般为半年或一年。2.考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同执行情况等方面。采购部门负责收集相关考核数据，组织相关部门进行综合评价。3.根据考核结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，公司可给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，公司将视情节轻重采取警告、暂停合作、取消合作等措施。4.采购部门应将供应商考核结果及时反馈给供应商，并要求其针对存在的问题进行整改。（三）供应商淘汰与更新1.对于连续考核不合格或出现严重违约行为的供应商，采购部门应及时将其从合格供应商名录中淘汰，并停止与其合作。2.定期对合格供应商名录进行更新，淘汰不符合