机票定点采购制度

PAGE机票定点采购制度一、总则（一）目的为规范公司机票采购行为，提高采购效率，降低采购成本，加强对机票采购的内部控制，确保机票采购活动合法、合规、有序进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及公司本部所有因公出差、商务活动等需要购买机票的员工及相关业务。（三）基本原则1.合法性原则：机票采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证机票服务质量的前提下，通过定点采购等方式降低采购成本，提高公司资金使用效益。3.公平公正原则：对参与机票定点采购的供应商进行公平公正的选择和评价，确保采购过程公开透明。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的合作关系。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定机票定点采购的相关政策和流程，并组织实施。2.对机票供应商进行筛选、评估和管理，建立供应商档案。3.与选定的机票定点供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.负责机票采购订单的下达、跟踪和结算工作。5.定期对机票采购情况进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（二）财务部门职责1.负责审核机票采购费用的报销凭证，确保费用支出符合公司财务制度和本制度规定。2.按照合同约定及时支付机票采购款项。3.对机票采购成本进行核算和分析，提出成本控制建议。（三）使用部门职责1.根据工作需要，提前提交机票采购申请，明确出行时间、行程、人数等信息。2.负责对所采购机票的服务质量进行监督和反馈，及时提出改进意见。三、供应商选择与管理（一）供应商选择标准1.具有合法经营资质，具备有效的营业执照、航空运输销售代理资质证书等相关证照。2.信誉良好，在行业内无不良记录，未受到相关部门的处罚。3.具备较强的机票供应能力，能够提供丰富的航班资源和优惠价格。4.服务质量优良，能够提供及时、准确的机票预订、退改签等服务。5.具备完善的售后服务体系，能够妥善处理客户投诉和纠纷。（二）供应商筛选与评估1.采购部门通过多种渠道收集机票供应商信息，建立供应商候选名单。2.对候选供应商进行实地考察或资料审核，了解其经营状况、服务能力等情况。3.组织相关部门对候选供应商进行综合评估，评估内容包括价格、服务、信誉等方面。4.根据评估结果，选定若干家符合要求的机票定点供应商，并与其签订采购合同。（三）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、服务评价等内容。2.定期对供应商进行考核评价，考核内容包括机票价格、航班资源、服务质量、响应速度等方面。3.根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。4.加强与供应商的沟通与合作定期召开供应商会议，及时了解市场动态和供应商的服务情况，共同解决合作中出现的问题。四、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写机票采购申请表，详细注明出行时间、行程、人数、目的地等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对申请信息进行审核，核实出行的必要性和合理性。2.根据公司相关规定和审批权限，将采购申请提交至相应的领导进行审批。3.领导审批通过后，采购部门方可进行机票采购操作。（三）机票预订1.采购部门根据审批通过的采购申请，在选定的机票定点供应商平台上进行机票预订。2.预订机票时，应选择符合出行要求的航班，并确保预订信息准确无误。3.如遇特殊情况需要变更航班或退票，应按照供应商的规定和公司相关流程办理手续。（四）机票确认与出票1.供应商在收到预订信息后，应及时进行确认，并在规定时间内出票。2.采购部门收到机票后，应核对机票信息与预订信息是否一致，如有问题及时与供应商沟通解决。3.将机票信息及时反馈给使用部门，告知出行人员航班信息、登机时间等注意事项。（五）报销与结算1.出行人员凭有效的机票凭证和相关审批文件，按照公司财务制度进行费用报销。2.财务部门审核报销凭证无误后，按照合同约定与机票定点供应商进行结算。3.结算方式可根据实际情况选择银行转账、支票等方式。五、价格管理（一）价格制定原则1.参考市场行情，确保公司采购机票价格具有竞争力。2.与机票定点供应商协商确定优惠价格政策，争取最大程度的价格优惠。3.定期对机票价格进行监测和分析，根据市场变化及时调整采购价格。（二）价格调整机制1.采购部门定期收集市场机票价格信息，与定点供应商进行沟通协商，争取更有利的价格。2.如遇市场价格波动较大或供应商推出新的优惠活动，采购部门应及时评估对公司采购成本的影响，并提出价格调整建议。3.价格调整建议经公司领导审批后，采购部门及时与供应商签订补充协议或调整采购合同价格条款。六、服务质量监督与投诉处理（一）服务质量监督1.使用部门对所采购机票的服务质量进行全程监督，包括航班准点率、航空公司服务、机场服务等方面。2.采购部门定期收集使用部门的服务质量反馈意见，对供应商的服务情况进行统计分析。3.根据服务质量监督结果，对表现优秀的供应商给予表扬和奖励，对存在问题的供应商提出整改要求。（二）投诉处理1.出行人员在乘坐航班过程中如遇到服务质量问题，应及时向采购部门或相关部门投诉。2.采购部门接到投诉后，应立即与供应商联系，了解情况并协调解决问题。3.对于投诉问题，采购部门应及时跟踪处理进度，并将处理结果反馈给投诉人。4.如投诉问题较为严重或供应商未能妥善解决，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任，并采取相应的措施保障公司和员工的合法权益。七、信息管理（一）采购信息记录1.采购部门应建立完善的机票采购信息记录制度，对采购申请、预订、出票、报销等环节的相关信息进行详细记录。2.记录内容包括采购申请表、机票预订信息、机票凭证、报销凭证、供应商评价等资料。3.采购信息记录应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。（二）数据分析与利用1.采购部门定期对机票采购信息进行统计分析，包括采购金额、出行人数、航班分布、价格走势等方面。2.通过数据分析，总结采购规律和存在的问题，为公司决策提供参考依据。3.根据数据分析结果，提出改进采购流程、优化供应商选择、控制采购成本等方面的建议和措施。八、保密规定（一）信息保密范围1.涉及公司机票采购的各类信息，包括采购计划、供应商信息、价格信息、员工出行信息等。2.公司与机票定点供应商签订的采购合同及相关协议内容。3.其他因工作需要涉及的保密信息。（二）保密措施1.参与机票采购工作的人员应严格遵守保密规定，不得泄露公司采购信息。2.对涉及保密信息的文件、资料等应妥善保管，防