机电科招标采购制度

PAGE机电科招标采购制度一、总则（一）目的为加强机电科招标采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机电科所有物资、设备、服务等的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的原则，维护市场竞争秩序，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、职责分工（一）机电科采购领导小组1.负责审议招标采购计划、采购方式、采购预算等重大事项。2.对招标采购过程进行监督和指导，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.负责编制招标采购计划，组织实施招标采购活动。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。3.与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作。（三）技术部门1.参与制定采购技术要求和规格标准。2.对采购物资、设备的技术性能进行评审。3.协助采购部门进行验收工作。（四）财务部门1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用。2.参与采购合同的审核，确保合同付款条款符合财务规定。（五）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。2.对采购项目进行绩效审计，评价采购效益。三、招标采购计划（一）计划编制依据1.机电科的生产经营计划和发展需求。2.现有物资、设备的库存情况和使用状况。3.技术更新和工艺改进的要求。（二）计划内容1.采购项目名称、规格型号、数量、技术要求等。2.采购预算及资金来源。3.采购时间安排。4.采购方式建议。（三）计划审批采购计划经机电科负责人审核后，报采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.招标程序：发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标、定标。发出中标通知书。签订采购合同。（二）邀请招标1.使用条件：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。发售招标文件。组织开标、评标、定标。发出中标通知书。签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判。确定成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：在省级以上财政部门指定的媒体上公示。与供应商进行协商，确定成交价格。签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。向供应商发出询价通知书。供应商报价。确定成交供应商。签订采购合同。五、招标文件编制（一）编制要求1.招标文件应明确采购项目的技术要求、规格标准、商务条款、评标方法等内容。2.技术要求应具体、明确，能够满足机电科的生产经营需要。3.商务条款应包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。4.评标方法应科学合理，能够客观公正地评价供应商的投标文件。（二）审核与发布招标文件编制完成后，经采购部门负责人审核，报采购领导小组审批。审批通过后，在规定的媒体上发布。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面。2.供应商应提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证明文件。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，符合准入标准的供应商纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。2.评价和考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价和考核结果为不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并要求其限期整改。整改仍不合格的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与更新1.根据供应商评价与考核结果，及时淘汰不合格供应商。2.定期对供应商数据库进行清理和更新，引入优质供应商。七、招标采购程序（一）招标公告发布1.公开招标项目应在省级以上财政部门指定的媒体上发布招标公告。2.招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标文件递交截止时间、开标时间及地点等内容。（二）投标报名与资格审查1.潜在供应商应按招标公告要求进行投标报名。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，审查合格的供应商发放招标文件。（三）投标文件编制与递交1.供应商应按照招标文件要求编制投标文件。2.投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。3.供应商应在投标文件递交截止时间前将投标文件送达指定地点。（四）开标1.采购部门组织开标会议，邀请所有投标人参加。2.开标会议应宣布开标纪律、公布投标人名单、宣读投标文件的主要内容等。（五）评标1.采购部门组织评标委员会进行评标。2.评标委员会由技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数。3.评标委员会按照招标文件规定的评标方法和标准，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（六）定标1.采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商。2.中标供应商确定后，采购部门应向其发出中标通知书，并在规定的媒体上发布中标公告。（七）签订合同1.中标供应商应在中标通知书发出之日起三十日内与采购部门签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购部门与供应商双方签字（盖章）确认。2.采购合同签订前，应经采购部门负责人、技术部门负责人、财务部门负责人审核，报采购领导小组审批。（二）合同履行1.采购部门应按照合同约定，及时向供应商支付货款。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务。3.采购部门应建立合同履行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如需变更合同内容，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，应按照合同约定或法律法规规定办理相关手续。（四）合同档案管理1.采购部门应建立合同档案管理制度，对采购合同及相关资料进行归档保存。2.合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、验收报告等资料。3.合同档案保存期限应符合法律法规及公司相关规定。九、验收管理（一）验收标准1.采购物资、设备的验收应按照合同约定的技术要求、规格标准进行。2.验收标准应符合国家法律法规及相关行业标准。（二）验收程序1.采购部门应在采购物资、设备到货前通知技术部门及相关人员做好验收准备。2.采购物资、设备到货后，采购部门组织技术部门及相关人员进行验收。3.验收人员应按照验收标准对采购物资、设备的数量、质量、规格等进行检查，并填写验收报告。4.验收合格的采购物资、设备，采购部门应办理入库手续；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决。十、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。2.采购领导小组应加强对招标采购活动的监督和指导，协调解决采购过程中的重大问题。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.主动接受社会公众的监督，及时处理投诉举报。十一、违规处理（一）对违规行为的界定1.供应商在招标采购过程中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价中标等违规行为。2.采购部门工作人员在招标采购过程