机关采购流程制度

PAGE机关采购流程制度一、总则（一）目的为了规范本机关采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，确保采购项目获得最佳性价比。4.公正原则：采购过程应公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：参与采购活动的各方应诚实守信。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.审核采购预算和采购计划。3.监督采购活动的执行情况。4.协调处理采购过程中的争议和投诉。（二）采购执行部门1.根据采购计划组织实施采购活动。2.负责采购项目的需求调研、供应商选择、合同签订等具体工作。3.配合采购管理部门做好采购监督和管理工作。（三）其他相关部门1.提出采购需求，参与采购项目的需求调研和评审工作。2.协助采购执行部门做好采购项目的验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应经本机关财务部门审核后，报领导审批。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和通报。2.审计部门应依法对采购预算执行情况进行审计监督。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门应根据采购预算和工作实际需要，编制季度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购计划应经采购管理部门审核后，报领导审批。（二）计划执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时完成。2.因特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定的程序进行审批。（三）计划监督1.采购管理部门应加强对采购计划执行情况的监督检查，定期对采购计划执行情况进行分析和通报。2.审计部门应依法对采购计划执行情况进行审计监督。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等有关法律法规的规定进行操作。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等有关法律法规的规定进行操作。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照《政府采购非招标采购方式管理办法》等有关法律法规的规定进行操作。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照《政府采购非招标采购方式管理办法》等有关法律法规的规定进行操作。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照《政府采购非招标采购方式管理办法》等有关法律法规的规定进行操作。六、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）需求调研1.采购执行部门收到采购申请后，应及时组织相关人员进行需求调研，了解采购项目的具体要求和技术参数。2.需求调研可以通过现场考察、问卷调查、专家咨询等方式进行。（三）采购方式确定1.采购执行部门根据采购项目的特点和需求，提出采购方式建议，报采购管理部门审核。2.采购管理部门应根据采购项目的金额、性质、特点等因素，按照本制度规定的采购方式适用条件，确定采购方式。（四）供应商选择1.采购执行部门根据确定的采购方式，通过发布招标公告、邀请供应商、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择供应商。2.采购执行部门应建立供应商库，对供应商的资格条件、信誉状况、经营业绩等进行审核和评估，选择符合要求的供应商参与采购活动。3.采购执行部门应向供应商提供采购项目的详细需求和技术参数，要求供应商按照规定的时间和格式提交报价文件或投标文件。（五）评审与确定成交供应商1.采购执行部门应组织相关人员对供应商的报价文件或投标文件进行评审，按照评审标准确定成交供应商。2.评审标准应包括价格、质量、服务、信誉等方面的内容。3.采购执行部门应将评审结果报采购管理部门审核，经审核同意后确定成交供应商。（六）合同签订1.采购执行部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等有关法律法规的规定进行签订，确保合同的合法性和有效性。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收。2.验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格、性能等方面的内容。3.验收合格后，采购执行部门应填写《采购项目验收报告》，并由验收人员签字确认。（八）付款1.采购项目验收合格后，采购执行部门应按照采购合同的约定及时办理付款手续。2.付款申请应经采购管理部门审核签字后，报财务部门。3.财务部门应按照规定的程序和要求进行付款审核，确保付款的准确性和合法性。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等有关法律法规的规定进行签订，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。2.采购执行部门应及时了解供应商的合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量完成采购项目。3.供应商应按照采购合同的约定提供货物、工程和服务，确保采购项目的质量和进度。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、时间等，并经双方签字确认。3.合同变更协议作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同终止1.在采购合同履行过程中，如因下列原因导致合同无法继续履行的，可以终止合同：因不可抗力致使合同无法履行的；因一方违约致使合同无法履行的；因法律法规规定的其他原因致使合同无法履行的。2.合同终止后，采购执行部门和供应商应按照合同约定办理结算和清理手续。（五）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷的，采购执行部门应及时与供应商协商解决。2.如协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。3.在合同纠纷处理过程中，采购执行部门应及时收集相关证据，维护本机关的合法权益。八、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门应定期对采购活动进行监督检查，确保采购活动符合法律法规和本制度的规定。2.审计部门应依法对采购活动进行审计监督，重点审查采购项目的预算执行情况、采购方式的合法性、合同签订与履行情况等。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的安全和合理使用。（二）外部监督1.本机关应主动接受财政、监察、审计等部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.本机关应建立健全采购信息公开制度，将采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购结果等信息向社会公开，接受社会监督。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购管理部门提出投诉。2.采购管理部门应在收到投诉后及时进行调查处理，并在规定的时间内作出答复。3.投诉处理结果应及时向社会公开，维护采购活动的公平、公正。九、法律责任（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准采购的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照规定编制政府采购实施计划或者未按照规定将政府采购实施计划报本级人民政府财政部门备案的；将应当进行公开招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避公开招标的；未按照规定在评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组推荐的中标或者成交候选人中确定中标或者成交供应商的；违反本办法规定擅自变更、中止或者终止政府采购合同的；未按照规定公告政府采购合同的；将采购合同分包给不具备相应资质条件的供应商的；未按照规定履行采购合同备案手续的。（二）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的；未按照采购合同约定履行义务的；违反本办法规定擅自变更、中止或者终止政府采购合同的。（三）采购代理机构责任1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准采购的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的