机关采购方式及管理制度

PAGE机关采购方式及管理制度一、总则（一）目的为规范机关采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门、所属单位及相关项目的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和社会公众监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优供应商，确保采购质量和效益。4.公正原则：采购过程应公正公平，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购方式（一）公开招标1.适用范围达到规定限额标准以上的货物、工程和服务采购项目，一般应采用公开招标方式。采购项目具有通用性、标准化程度高，市场竞争充分的，优先采用公开招标。2.招标程序招标公告发布：在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告应包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等内容。招标文件编制：根据采购项目需求，编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。投标人报名及资格审查：潜在投标人按照招标公告要求报名，采购单位对投标人资格进行审查，确定符合条件的投标人名单。开标：按照招标文件规定的时间、地点开标，开标过程应记录并存档。评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。中标公告：发布中标公告，公示中标供应商名称、中标金额等内容。签订合同：采购单位与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序供应商邀请：从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续程序：与公开招标程序类似，包括招标文件编制、开标、评标、中标公告及签订合同等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组：由采购单位代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序成立采购小组：由采购单位代表和有关专家组成。编制采购文件：明确采购项目需求、采购预算等内容。与供应商协商：与单一供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商。确定成交供应商：协商一致后，确定成交供应商，并签订采购合同。公示：单一来源采购项目成交后，应进行公示，公示期不得少于五个工作日，并将公示情况报财政部门备案。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一且现货货源充足、价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序成立询价小组：由采购单位的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作任务和发展规划，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、金额等内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。3.采购预算编制完成后，应按照规定程序进行审核和批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序进行申报和审批。3.加强采购预算执行情况的监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.当采购项目的需求发生重大变化、市场价格波动较大等原因导致原采购预算无法满足实际需要时，可以申请预算调整。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并提供相关证明材料。3.预算调整申请经审核批准后，方可实施调整。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，应及时签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同应采用书面形式，由采购单位和供应商双方签字（盖章）确认。3.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同内容符合法律法规和政策要求。（二）合同履行1.采购单位和供应商应按照采购合同约定履行各自义务。采购单位应及时支付货款，供应商应按时、按质、按量提供货物或服务。2.采购单位应建立合同履行跟踪机制，定期检查合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。3.如因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法履行或部分无法履行的，采购单位和供应商应及时协商解决，并采取相应的补救措施。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购单位和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他特殊原因导致采购合同无法继续履行的，采购单位和供应商可以协商终止合同，并按照合同约定办理相关手续。3.合同变更与终止后，采购单位应及时清理相关账目，妥善处理有关事宜。五、采购监督管理（一）内部监督1.建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购项目进行检查和评估，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.审计部门应加强对采购项目的审计监督，重点审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、合同签订与履行情况等。3.纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。（二）外部监督1.接受财政部门、审计机关等相关部门依法实施的监督检查，如实提供有关采购文件、合同等资料。财政部门负责对政府采购活动进行监督管理，包括对采购预算编制、采购方式审批、采购合同签订等环节的监督。审计机关负责对采购项目的财务收支情况进行审计监督，检查采购资金的使用是否合规、有效。2.接受社会公众监督，采购信息应及时公开，方便社会公众查询和监督。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有疑问或异议的，可以向采购单位提出询问或质疑。采购单位应及时作出答复。2.供应商对采购单位的答复不满意或采购单位未在规定时间内作出答复的，可以向财政部门投诉。财政部门应依法受理投诉，并进行调查处理。3.投诉处理应遵循公正、公平、公开的原则，维护采购活动各方的合法权益。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购活动结束后，采购管理部门应及时整理采购档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应指定专人负责保管，确保档案的安全和完整。3.采