机关软件正版采购制度

PAGE机关软件正版采购制度一、总则（一）目的为加强本机关软件正版化工作，规范软件采购行为，保障软件使用合法合规，提高软件使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在开展工作过程中涉及的软件采购活动，包括操作系统、办公软件、杀毒软件、专业软件等各类计算机软件。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关知识产权保护的法律法规，确保软件采购来源合法，杜绝使用盗版软件。2.必要性原则：根据工作实际需求，合理确定软件采购范围和数量，避免盲目采购和资源浪费。3.效益性原则：追求软件采购的性价比，在满足工作要求的前提下，尽量降低采购成本，提高软件使用效益。4.规范性原则：规范软件采购流程，明确各环节责任，确保采购活动公开、公平、公正。二、职责分工（一）软件正版化工作领导小组成立由机关主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员的软件正版化工作领导小组。负责统筹领导本机关软件正版化工作，审议软件采购计划、重大采购事项等，协调解决工作中的重大问题。（二）信息化管理部门1.负责制定软件采购年度计划，根据各部门需求和工作实际，综合考虑软件更新换代、功能扩展等因素，提出合理的采购建议。2.组织开展软件采购前期调研，收集市场信息，了解软件产品性能、价格、售后服务等情况，为采购决策提供依据。3.负责软件采购项目的具体实施，包括编制采购文件、组织招标或谈判、签订采购合同等。4.建立软件资产管理台账，记录软件采购、安装、使用、升级、报废等情况，确保软件资产信息准确、完整。5.定期对机关软件使用情况进行检查，督促各部门规范使用软件，及时发现和纠正违规行为。（三）财务部门1.负责审核软件采购预算，确保采购资金合理安排，严格按照财务制度进行资金支付。2.对软件采购费用进行核算和管理，做好财务报销工作，确保账目清晰、合规。（四）使用部门1.根据工作需要，向信息化管理部门提出软件采购申请，详细说明软件功能需求、使用范围、预计使用人数等信息。2.负责本部门所采购软件的安装、使用和日常维护，按照规定使用正版软件，不得擅自卸载、修改或转让软件。3.配合信息化管理部门做好软件使用情况的统计和反馈工作，及时报告软件使用中出现的问题。三、软件采购流程（一）需求申报各部门根据工作实际需求，填写《软件采购申请表》，详细说明软件名称、版本、功能要求、采购数量、预计使用时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交至信息化管理部门。（二）审核与计划编制信息化管理部门收到各部门的采购申请后，进行汇总审核。结合机关软件正版化工作目标、现有软件资产状况以及工作发展需求，对采购申请的合理性、必要性进行评估。对于符合要求的申请，纳入软件采购年度计划；对于不符合要求的申请，及时与申请部门沟通，说明原因并提出调整建议。信息化管理部门根据审核结果，编制年度软件采购计划，明确采购项目名称、采购预算、采购时间安排等内容，报软件正版化工作领导小组审议。（三）采购实施1.采购方式确定：根据软件采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，按照国家有关法律法规和本机关采购管理规定，确定合适的采购方式。一般采购金额较小、市场货源充足的软件项目，可采用询价采购方式；采购金额较大、技术复杂或有特殊要求的软件项目，应采用公开招标或邀请招标方式；对于具有特定专利、专有技术或因保密要求等不适宜公开招标的软件项目，经批准可采用竞争性谈判或单一来源采购方式。2.采购文件编制：信息化管理部门根据确定的采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购项目基本情况、采购需求、采购方式及程序、供应商资格条件、报价要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件完整、准确、清晰，符合法律法规和采购管理要求。3.供应商选择：按照采购文件规定的程序，发布采购信息，邀请合格供应商参与投标或报价。信息化管理部门组织相关人员对供应商的资格、信誉、产品质量、技术支持能力、售后服务等进行审查和评估，综合比较各供应商的报价、产品性能、服务承诺等因素，选择最优供应商。对于采用公开招标方式的项目，应组建评标委员会，按照评标标准进行评标，确定中标供应商；对于其他采购方式，应通过谈判、询价等方式确定成交供应商。4.合同签订：采购项目确定供应商后，信息化管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确软件名称、版本、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务要求、知识产权归属等条款，确保合同内容合法、具体、明确，双方权利义务清晰。合同签订后，应及时将合同副本提交财务部门备案。（四）验收与交付1.验收准备：软件到货前，信息化管理部门应通知使用部门和相关技术人员做好验收准备工作，明确验收标准和流程。2.到货验收：软件到货后，信息化管理部门组织使用部门、财务部门等相关人员按照采购合同要求进行验收。验收内容包括软件数量、版本、功能、质量等方面。验收人员应认真核对软件产品的包装、标识、说明书、授权证书等资料，检查软件安装运行情况，确保软件符合采购要求。对于验收合格的软件，填写《软件验收报告》，经验收人员签字确认后办理交付手续；对于验收不合格的软件，应及时与供应商沟通，要求其限期整改或更换产品，直至验收合格。3.交付使用：验收合格的软件交付使用部门后，使用部门应及时组织安装和培训，确保相关人员能够熟练使用软件。信息化管理部门应将软件的安装序列号、使用期限、授权信息等资料进行整理归档，纳入软件资产管理台账。四、软件使用管理（一）安装与使用1.各部门应按照信息化管理部门的统一安排和要求，在指定的计算机设备上安装正版软件，不得擅自将软件安装在其他未经授权的设备上。2.使用人员应严格按照软件使用说明书和操作规程使用软件，不得擅自修改软件配置、破解软件功能或进行其他非法操作。3.对于涉及国家秘密、工作秘密或商业秘密的软件，使用人员应严格遵守保密规定，采取必要的安全防护措施，防止信息泄露。（二）升级与维护1.信息化管理部门应关注软件供应商发布的软件升级信息，根据工作实际需求和软件使用情况，及时组织软件升级工作。2.软件升级前，信息化管理部门应制定升级计划，明确升级时间、升级内容、升级风险及应对措施等，并通知使用部门做好相应准备工作。3.软件升级过程中，信息化管理部门应安排专人负责监控升级进度，及时处理升级过程中出现的问题。升级完成后，应组织相关人员进行测试，确保软件升级后功能正常、运行稳定。4.对于软件使用过程中出现的故障或问题，使用部门应及时向信息化管理部门报告。信息化管理部门应根据问题情况，协调软件供应商或技术服务人员进行故障排除和维护处理。（三）软件卸载与报废1.因工作需要不再使用或软件版本已过时等原因，需要卸载软件的，使用部门应填写《软件卸载申请表》，经部门负责人签字后提交至信息化管理部门。信息化管理部门审核同意后，安排专人进行软件卸载操作，并做好记录。2.对于已达到使用期限、无法正常使用或因其他原因需要报废的软件，使用部门应填写《软件报废申请表》，详细说明软件报废原因，经部门负责人和信息化管理部门审核后，报软件正版化工作领导小组审批。经批准报废的软件，信息化管理部门应及时进行资产核销处理，并在软件资产管理台账中予以注明。五、监督与检查（一）内部监督1.信息化管理部门定期对机关软件使用情况进行检查，检查内容包括软件安装情况、使用情况、升级情况、卸载与报废情况等。检查方式可采用现场检查、系统查询、使用人员访谈等方式进行。2.财务部门定期对软件采购费用进行审计，检查采购资金使用是否合规、账目是否清晰，确保采购费用支出合理、合法。3.各部门应加强对本部门软件使用情况的自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况定期报信息化管理部门。（二）外部监督积极配合国家有关部门和行业监管机构的监督检查工作，如实提供软件采购、使用、管理等方面的资料和情况，接受外部监督。对于外部监督检查中提出的问题和整改要求，应认真落实，及时整改到位，并将整改情况报告软件正版化工作领导小组。（三）违规处理1.对于发现的使用盗版软件或擅自采购未经授权软件的行为，责令相关部门和人员立即停止使用，并按照国家有关法律法规进行严肃处理。对违