柬埔寨招标采购制度

PAGE柬埔寨招标采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范柬埔寨境内公司/组织的招标采购活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资、服务和工程的质量，维护公司/组织的合法权益，促进公司/组织的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在柬埔寨境内进行的各类招标采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程建设项目招标等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守柬埔寨的法律法规以及相关国际条约和惯例。2.公平竞争原则：为所有潜在供应商或承包商提供平等的参与机会，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在参与者。3.公开透明原则：招标采购的程序、标准、结果等信息应向社会公开，接受监督。4.诚实信用原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购领导小组1.组成：由公司/组织高层管理人员组成，包括总经理、副总经理及相关部门负责人。2.职责负责审议招标采购政策、制度和重大采购项目的决策。协调解决招标采购过程中的重大问题。监督招标采购活动的合规性和公正性。（二）招标采购部门1.组成：配备专业的招标采购人员，负责具体的招标采购工作。2.职责制定招标采购计划和方案。组织招标采购项目的实施，包括发布招标公告、资格预审、招标文件编制、开标、评标、定标等环节。与潜在供应商或承包商进行沟通和谈判。建立和维护供应商或承包商数据库。整理和归档招标采购文件及相关资料。（三）相关部门职责1.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货期等技术和商务条款。协助招标采购部门进行技术评审和商务谈判。参与验收采购项目。2.财务部门负责审核招标采购预算，提供资金支持。参与评标过程中的商务条款评审，确保采购成本合理。负责采购款项的支付和核算。3.法务部门审查招标采购文件的合法性，提供法律咨询和建议。处理招标采购过程中的法律纠纷。三、招标采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司/组织的业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期、预算金额等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给招标采购部门。（二）采购计划制定1.招标采购部门收到采购申请表后，进行初步评估，判断是否符合招标采购条件。2.根据采购项目的性质、规模和复杂程度，制定招标采购计划，明确招标采购方式、时间安排、参与部门及人员职责等。对于金额较小、技术简单的采购项目，可采用询价采购方式。对于金额较大、技术复杂或有特殊要求的采购项目，应采用公开招标或邀请招标方式。（三）招标公告发布1.采用公开招标方式的，招标采购部门应在柬埔寨指定的政府采购网站、公共媒体等平台发布招标公告。2.招标公告应包括采购项目的基本信息、招标条件、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采用邀请招标方式的，招标采购部门应向不少于三家具备相应资格的潜在供应商或承包商发出邀请书。（四）资格预审（如有）1.对于采用公开招标方式且潜在投标人较多的项目，可进行资格预审。2.招标采购部门编制资格预审文件，明确资格预审的标准和方法，包括供应商或承包商的资质、业绩、信誉、财务状况等方面的要求。3.潜在投标人按照资格预审文件的要求提交资格预审申请文件，招标采购部门组织对资格预审申请文件进行评审，确定合格的潜在投标人名单。（五）招标文件编制1.招标采购部门根据采购需求和资格预审结果（如有），编制招标文件。2.招标文件应包括商务条款、技术条款、评标标准和方法、合同条款等内容。商务条款应明确采购项目的价格、付款方式、交货期、售后服务等要求。技术条款应详细描述采购项目的技术规格、性能指标、质量标准等。评标标准和方法应客观、公正，明确各项评审因素的权重和评分细则。合同条款应明确双方的权利和义务以及违约责任等。（六）招标文件发售1.招标采购部门向通过资格预审（如有）的潜在投标人发售招标文件，并收取一定的费用。2.潜在投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交。（七）开标1.招标采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。2.开标会议由招标采购部门主持，邀请所有投标人代表参加。3.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、交货期等主要内容。（八）评标1.招标采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司/组织的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。3.评标过程应严格保密，评标委员会成员不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或其他好处。（九）定标1.招标采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人名单，结合公司/组织的实际情况，确定中标人。2.中标人确定后，招标采购部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（十）合同签订1.中标人应在规定的时间内与公司/组织签订合同。合同内容应与招标文件和投标文件一致，明确双方的权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，应报财务部门备案，并作为支付采购款项的依据。（十一）验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同要求进行验收。2.验收内容包括物资的数量、质量、规格、性能等方面，以及服务的质量、效果等方面。3.验收合格后，需求部门应出具验收报告。如验收不合格，需求部门应及时通知供应商或承包商进行整改或重新提供货物/服务。（十二）付款1.财务部门根据合同约定和验收报告，审核无误后办理付款手续。2.付款方式应按照合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。四、招标采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.适用于采购项目金额较大、技术复杂、潜在供应商或承包商数量较多的情况。3.公开招标应严格按照本制度规定的招标采购流程进行，确保招标过程的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.适用于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商或承包商处采购，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大等情况。3.采用邀请招标方式的，招标人应向不少于三家具备相应资格的潜在供应商或承包商发出邀请书，并对被邀请的潜在供应商或承包商进行资格审查。（三）询价采购1.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用于采购项目规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.询价采购一般包括以下程序：采购人向不少于三家的供应商发出询价单，询价单应包括采购项目的规格、数量、质量要求、交货期等内容。供应商在规定的时间内报价。采购人对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。（四）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商或承包商进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。2.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。3.竞争性谈判一般包括以下程序：成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商或承包商名单，谈判小组从符合相应资格条件的供应商或承包商名单中确定不少于三家的供应商或承包商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判，谈判小组与各供应商或承包商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商或承包商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商或承包商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商或承包商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商或承包商。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。3.单一来源采购一般包括以下程序：采购人应组织相关部门和人员对采购项目进行论证，并形成论证意见。采购人向财政部门提交单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、预算金额、采用单一来源采购方式的原因及相关证明材料等。财政部门对采购人提交的单一来源采购申请进行审核，如审核通过，采购人方可与唯一供应商进行谈判并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、业绩、信誉、生产能力、技术水平、售后服务等方面的要求。2.潜在供应商应向招标采购部门提交准入申请，提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、资质证书、业绩证明、产品质量检验报告等。3.招标采购部门对潜在供应商的申请材料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况，符合准入标准的，纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评价指标体系，设定各项评价指标的权重，通过量化评分的方式对供应商进行评价。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先采购待遇；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、价格、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。2.建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合格、售后服务不到位等情况的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停采购、取消供应商资格等。六、监督与投诉处理（一）监督机制1.建立内部监督机制，公司/组织内部的审计部门、纪检监察部门等应定期对招标采购活动进行监督检查，确保招标采购过程的合规性和公正性。2.接受社会监督，招标采购活动应主动接受柬埔寨政府相关部门、行业协会、媒体及社会公众的监督，及时公开招标采购信息，保障社会公众对招标采购活动的知情权和监督权。（二）投诉处理1