机关自行采购管理制度

PAGE机关自行采购管理制度一、总则（一）目的为规范机关自行采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门、各直属单位在履行职能过程中，使用财政性资金和自有资金进行的自行采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购活动应公开、公平、公正，接受社会监督。3.效益优先原则：注重采购资金的使用效益，提高采购质量和效率。4.廉洁自律原则：严禁采购过程中的腐败行为，确保廉洁从业。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定和完善采购管理制度，审核采购计划和采购合同，监督采购活动的执行情况。2.采购需求部门：提出采购需求，参与采购项目的评审和验收工作。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付管理和财务核算。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合规性和效益性。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算编制的准确性和完整性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应报采购管理部门审核。采购管理部门应对采购预算的合理性、合规性进行审核，并提出审核意见。2.采购预算经采购管理部门审核通过后，报本机关领导审批。审批后的采购预算应作为采购活动的依据，不得随意调整。（三）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排支付采购款项，确保资金使用安全。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购需求部门应根据采购预算和工作进度，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划编制应充分考虑采购项目的特点和实际需求，合理安排采购时间，确保采购活动的顺利进行。（二）计划审批1.采购计划编制完成后，应报采购管理部门审核。采购管理部门应对采购计划的合理性、合规性进行审核，并提出审核意见。2.采购计划经采购管理部门审核通过后，报本机关领导审批。审批后的采购计划应作为采购活动的执行依据，不得擅自变更。（三）计划执行1.采购活动应严格按照批准的采购计划执行，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购管理部门应加强对采购计划执行情况的监督检查，及时发现和解决采购过程中出现的问题。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（六）采购方式的选择1.采购方式的选择应根据采购项目的特点、采购预算、采购时间等因素综合考虑，确保选择的采购方式能够满足采购需求，提高采购效率和效益。2.采购方式的选择应按照规定的程序进行审批，未经批准不得擅自变更采购方式。五、采购程序管理（一）采购申请1.采购需求部门应填写采购申请表，详细说明采购项目名称原因、规格型号数量、预算金额、采购方式、交货时间等内容。2.采购申请表应经部门负责人签字确认后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，应对采购项目的必要性、合规性、采购方式的合理性等进行审核。2.采购申请表经采购管理部门审核通过后，报本机关领导审批。审批后的采购申请表作为采购活动的依据。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请表，组织实施采购活动。采购活动可以委托集中采购机构或社会中介机构进行，也可以由本机关自行组织。2.采用公开招标方式采购的，应按照国家有关规定发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。3.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的，应按照规定的程序组织采购活动，确保采购过程的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，应报财务部门备案。财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项。（五）验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同的约定。2.验收合格后，采购需求部门应填写验收报告，并经验收人员签字确认后，报采购管理部门备案。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等法律法规的规定签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购管理部门应审核合同条款的合法性、合理性、完整性，确保合同条款符合法律法规和采购要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应监督合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。采购需求部门应按照合同约定的付款方式及时支付采购款项。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更应报采购管理部门备案。采购管理部门应审核合同变更的必要性、合理性、合规性，确保合同变更符合法律法规和采购要求。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行的，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定办理结算手续。2.合同终止后，采购管理部门应将合同执行情况进行总结分析，为今后的采购活动提供参考。七、采购监督管理（一）内部监督1.采购管理部门应加强对采购活动的内部监督，建立健全采购监督管理制度，定期对采购活动进行检查和评估。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照预算安排支付采购款项，确保资金使用安全。3.审计部门应加强对采购活动的审计监督，对采购项目的合规性、效益性进行审计，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购管理部门应按照规定及时公开采购信息，接受社会公众的监督。2.供应商对采购活动有异议的，可以向采购管理部门提出质疑或投诉。采购管理部门应按照规定及时处理供应商的质疑和投诉，维护供应商的合法权益。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购管理部门应定期对采购档案进行整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类归档，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家