机关单位货物采购制度

PAGE机关单位货物采购制度总则目的为规范机关单位货物采购行为，加强货物采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本机关单位实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于机关单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物采购活动。基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购活动应公开透明，接受社会监督，保证采购过程和结果的公正性。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到性价比高的货物。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。采购组织与职责采购决策机构机关单位应成立采购决策机构，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构由单位领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购预算和采购计划。2.审定采购方式和采购文件。3.决策采购过程中的重大事项。采购执行机构机关单位应明确采购执行机构，负责具体采购活动的组织实施。采购执行机构可以是单位内部的采购部门，也可以委托具有相应资质的采购代理机构。采购执行机构的职责包括：1.编制采购预算和采购计划。2.制定采购文件，组织采购活动。3.对供应商进行资格审查和评价。4.签订采购合同，组织验收。5.整理采购档案，进行采购绩效评价。相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督管理。2.资产管理部门：负责对采购货物进行验收、登记、保管和处置，配合采购执行机构进行采购绩效评价。3.需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购执行机构进行验收。采购预算与计划采购预算编制1.采购预算应根据机关单位的工作任务和事业发展需要，结合财力状况，按照规定的编制方法和程序进行编制。2.采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并报经单位领导和财政部门批准。采购计划制定1.采购执行机构应根据采购预算和实际工作需要，制定采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购数量、采购预算、采购方式、采购时间安排等内容。2.采购计划应报采购决策机构审议通过，并报财政部门备案。采购方式公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的货物采购项目，应当采用公开招标方式。邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物的采购方式。2.符合下列情形之一的货物采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一且现货货源充足、价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购文件编制采购文件内容采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购方式、评标标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务内容、验收标准等实质性内容。采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，具有明确性、完整性和公正性。2.采购文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，确保采购文件能够准确反映采购项目的要求。3.采购文件应明确评标标准和方法，确保评标过程的公平、公正、公开。采购程序采购公告发布1.采用公开招标方式采购的，采购执行机构应在财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用邀请招标方式采购的，采购执行机构应向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称及编号、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。供应商报名与资格审查1.供应商应按照采购文件的要求进行报名，并提供相关证明材料。采购执行机构应按照采购文件规定的资格条件对供应商进行资格审查。2.资格审查合格的供应商，采购执行机构应向其发出采购文件。资格审查不合格的供应商，采购执行机构应告知其原因。投标与开标1.供应商应按照采购文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。投标文件应包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。2.采购执行机构应按照采购文件规定的时间和地点组织开标。开标时，采购执行机构应邀请所有投标人参加，并宣读投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等。评标与定标1.采购执行机构应按照采购文件规定的评标标准和方法组织评标。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为5人以上单数，其中技术专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应按照评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购人应根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人。中标人确定后，采购执行机构应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。合同签订1.中标人应在中标通知书发出之日起30日内，按照采购文件和投标文件的约定与采购人签订采购合同。采购合同应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收标准、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购执行机构应将采购合同副本送财政部门备案。采购验收验收组织1.采购货物到货后，采购人应组织相关部门和人员进行验收。验收人员应包括资产管理部门、需求部门、采购执行机构等相关人员。2.验收人员应按照采购合同和采购文件的要求对采购货物的数量、质量、规格、型号等进行验收。验收标准1.验收标准应明确、具体，符合国家法律法规和行业标准。验收标准应在采购合同和采购文件中明确规定。2.验收人员应按照验收标准对采购货物进行验收，填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收人员、验收内容、验收结论等内容。验收结果处理1.验收合格的采购货物，采购人应办理入库手续，并按照采购合同的约定支付货款。2.验收不合格的采购货物，采购人应及时与供应商联系，要求供应商采取措施进行整改或更换。供应商整改或更换后，采购人应重新组织验收。如供应商拒绝整改或更换，采购人应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。采购资金支付支付申请1.采购人应根据采购合同和验收报告，向财务部门提出采购资金支付申请。支付申请应包括采购项目名称、采购合同编号、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容。2.支付申请应附采购合同副本、验收报告、发票等相关证明材料。支付审核1.财务部门应按照国家有关法律法规和财务制度的规定，对采购人提交的支付申请进行审核。审核内容包括采购项目是否符合规定、采购合同是否有效、验收报告是否真实、发票是否合规等。2.财务部门审核无误后，应按照采购合同的约定办理支付手续。采购档案管理档案内容采购档案应包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告及中标通知书、采购合同、验收报告、支付凭证等相关资料。档案管理要求1.采购执行机构应指定专人负责采购档案的管理，确保采购档案的完整、准确和安全。2.采购档案应按照国家有关档案管理的规定进行整理、归档和保管。采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行。监督检查与责任追究监督检查1.财政部门应加强对机关单位货物采购活动的监督检查，依法对采购活动中的违法行为进行查处。2.机关单位应建立健