机关事业单位采购人制度

PAGE机关事业单位采购人制度一、总则（一）目的为加强机关事业单位采购活动的规范化管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级各类机关事业单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，确保采购过程的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，让符合条件的供应商平等参与采购活动。4.公正原则：采购评审过程应公正、客观，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。二、采购机构及职责（一）采购管理部门1.职责贯彻执行国家有关采购法律法规和政策，制定本单位采购管理制度和实施细则。负责采购计划的编制、审核和下达。对采购活动进行监督管理，协调处理采购过程中的争议和问题。建立和管理采购档案，对采购项目进行绩效评价。2.人员配备要求具备相应的专业知识和管理能力，熟悉采购业务流程和法律法规。至少配备[X]名专职采购管理人员，定期进行培训和考核。（二）采购执行机构1.职责具体组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商邀请、开标评标等。负责与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。2.人员配备要求具有良好的职业道德和业务素质，熟悉采购法律法规和采购业务操作流程。根据采购业务量合理配备采购人员，采购人员应具备相应的专业知识和技能，如财务、法律、工程技术等。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.依据机关事业单位的工作需要和事业发展规划。财政部门下达的预算指标和资金安排。资产配置标准和相关规定。2.内容采购项目名称、规格型号、数量、技术参数等详细需求。采购预算金额及资金来源。采购时间安排和实施进度计划。3.编制流程各部门根据工作实际提出采购需求，填写采购申请表。采购管理部门对采购申请表进行汇总、审核，结合预算情况编制采购计划草案。采购计划草案报单位领导审批后，下达正式采购计划。（二）采购计划的调整1.调整情形因工作任务变化、政策调整等原因，确需对采购计划进行调整。采购预算发生重大变化。2.调整程序由提出调整申请的部门填写采购计划调整申请表，说明调整原因和调整内容。采购管理部门对调整申请进行审核，提出审核意见。采购计划调整申请表报单位领导审批，审批通过后下达调整后的采购计划。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围采购货物、工程和服务符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：采购预算金额达到规定标准以上的。采购人认为有必要采用公开招标方式的。2.招标程序编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，通过指定媒体向社会公开招标信息。发售招标文件，接受潜在供应商报名。组织开标、评标，按照评标标准确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[X]家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共[X]人以上单数组成。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。组织谈判，谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商提交最后报价。确定成交供应商，谈判小组从符合成交条件的供应商中确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用范围只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序成立单一来源采购小组，由采购人代表和有关专家共[X]人以上单数组成。采购人应将单一来源采购项目的名称、内容、预算金额、采用单一来源采购方式的原因及相关说明等信息在单位内部进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。与供应商进行协商，达成一致后签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序成立询价小组，由采购人代表和有关专家共[X]人以上单数组成。确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书让其报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购文件管理（一）采购文件的编制1.内容要求采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。采购需求应明确、具体、合理，符合法律法规和相关标准要求。评标标准应科学、公正、合理，能够客观评价供应商的投标文件。2.编制审核采购执行机构负责采购文件的编制，采购管理部门对采购文件进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、公正性等。（二）采购文件的发售1.发售对象符合采购项目资格要求的潜在供应商。2.发售方式现场发售或通过网络平台发售。3.发售时间和地点发售时间应在招标公告或谈判邀请书规定的时间内，发售地点应明确告知潜在供应商。（三）采购文件的澄清与修改1.澄清情形潜在供应商对采购文件有疑问的，可以在规定时间内提出澄清申请。2.修改情形采购人或采购执行机构发现采购文件有错误或需要补充、修改内容的。3.程序要求采购人或采购执行机构对潜在供应商的澄清申请进行答复，对采购文件的修改应及时发布更正公告，并以书面形式通知所有已获取采购文件的潜在供应商。六、采购活动实施（一）开标、评标（谈判、询价）1.开标采购执行机构按照招标文件规定的时间、地点组织开标会议。开标时，由供应商或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读供应商名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.评标（谈判、询价）评标（谈判、询价）小组按照评标标准（谈判文件、询价通知书）对供应商的投标文件（响应文件）进行评审和比较。评标（谈判、询价）过程应严格保密，评标（谈判、询价）小组成员不得与外界有任何接触。评标（谈判、询价）结束后，评标（谈判、询价）小组应出具评标报告（谈判报告、询价报告），推荐中标（成交）候选人。（二）中标（成交）供应商确定1.确定原则采购人根据评标报告（谈判报告、询价报告），按照中标（成交）候选人排序确定中标（成交）供应商。如中标（成交）候选人放弃中标（成交）或因不可抗力不能履行合同，采购人可以按照排序依次确定其他中标（成交）候选人为中标（成交）供应商。2.公示中标（成交）供应商确定后，采购人应在指定媒体上对中标（成交）结果进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。（三）合同签订与履行1.合同签订中标（成交）供应商确定后，采购人应在规定时间内与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等内容。2.合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。采购执行机构应跟踪采购合同履行情况，协调解决合同履行过程中的问题。七、采购验收管理（一）验收主体1.采购人负责组织验收，可以邀请专业机构或专家参与验收工作。2.验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和验收标准。（二）验收依据1.采购合同：合同中约定的货物规格、数量、质量标准、交货时间等条款。2.招标文件：采购文件中对采购项目的技术规格、商务条款等要求。3.国家相关标准和规范：与采购项目相关的国家法律法规、行业标准和技术规范。（三）验收程序1.准备阶段采购人制定验收方案，明确验收内容、验收方法、验收标准、验收人员等事项。通知供应商做好验收准备工作，提供相关资料和文件。2.实施阶段验收人员按照验收方案对采购项目进行实地检查、测试、评估等。供应商应配合验收工作，提供必要的技术支持和服务。3.结果处理阶段验收结束后，验收人员应出具验收报告，明确验收结论。如验收合格，采购人应按照合同约定支付采购资金；如验收不合格，采购人应要求供应商限期整改，整改后重新验收，直至验收合格为止。如供应商拒绝整改或整改后仍不合格，采购人有权按照合同约定追究供应商的违约责任。八、采购资金管理（一）资金来源1.财政性资金：包括财政拨款、财政专户资金等。2.其他资金：如单位自有资金、上级补助资金等。（二）资金支付1.支付方式采购资金支付方式应按照财政国库管理制度的有关规定执行，一般采用财政直接支付或财政授权支付方式。2.支付程序采购人根据采购合同和验收报告，填写资金支付申请单。采购管理部门对资金支付申请单进行审核，审核通过后报财政部门审批。财政部门审批通过后，按照规定的支付方式将采购资金支付给供应商。（三）资金核算与监督1.核算要求采购人应按照财务会计制度的规定，对采购资金进行单独核算，确保资金使用的真实性、合法性和准确性。2.监督检查财政部门、审计部门等应加强对采购资金使用情况的监督检查，对发现的问题及时进行处理。九、监督检查与法律责任（一）监督检查1.内部监督采购管理部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查和评估。单位内部审计部门应定期对采购资金使用情况进行审计监督。2.外部监督财政部门应加强对机关事业单位采购活动的监督管理，依法对采购项目进行检查和处理。审计部门、监察部门等应按照各自职责对采购活动进行监督检查，对违法违规行为依法进行处理。（二）法律责任1.采购人及其工作人员的法律责任采购人及其工作人员在