日常采购管理制度及流程

PAGE日常采购管理制度及流程一、总则（一）目的为了规范公司日常采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及日常采购活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商都有平等的机会参与竞争。二、采购计划管理（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，定期提出采购需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称规格数量预算等信息。2.对于紧急采购需求，应在申请表中注明紧急原因，并经部门负责人签字确认后及时提交采购部门。（二）采购计划审核1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于不符合公司业务需求或预算限制的申请，采购部门应与申请部门沟通，说明情况并要求其调整或补充相关信息。2.采购计划审核通过后，采购部门根据采购物品或服务的性质和预计采购时间，制定详细的采购计划，明确采购项目、采购时间、采购方式等内容。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务需求调整等原因需要变更采购计划，申请部门应及时填写《采购计划变更申请表》，说明变更原因及变更内容。2.采购部门收到变更申请后，重新对变更内容进行审核，并根据审核结果调整采购计划。如涉及预算调整，还需报财务部门审批。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集潜在供应商的基本资料，包括公司概况、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。2.根据采购需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的潜在供应商，并向其发送《供应商邀请函》，邀请其参与公司采购项目的投标或报价。3.采购部门组织相关人员对供应商进行评估，评估内容包括供应商的经营资质、生产能力、产品质量、价格竞争力、售后服务等方面。评估可采用实地考察、样品检验、市场调研、供应商口碑调查等方式进行。4.根据评估结果，选择综合表现优秀的供应商作为公司的合格供应商，并与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利义务、合作期限、采购价格、交货方式、质量标准、售后服务等内容。（二）供应商考核1.采购部门定期对供应商进行考核，考核周期一般为每季度一次。考核内容包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面。2.采购部门根据考核标准，对供应商的各项指标进行评分，并将考核结果反馈给供应商。对于考核不合格的供应商，采购部门应与其沟通，要求其限期整改。如供应商在规定期限内未能达到整改要求，采购部门有权暂停与其合作。3.采购部门应根据供应商的考核结果，对供应商信息库进行动态管理，及时淘汰不合格供应商，补充新的优质供应商。（三）供应商激励1.对于在产品质量交货期价格服务等方面表现优秀的供应商，采购部门应给予适当激励，如增加采购份额优先合作给予价格优惠等。2.采购部门定期组织供应商表彰大会，对表现突出的供应商进行公开表彰和奖励，以提高供应商的积极性和合作意愿。四、采购方式管理J（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购包括公开招标和邀请招标两种形式。2.公开招标是指采购部门通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标是指采购部门通过向特定的供应商发出邀请书，邀请其参加投标的采购方式。3.招标采购应按照以下程序进行：编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，并报公司领导审批。发布招标公告或邀请书：招标文件经审批通过后，采购部门在指定媒体上发布招标公告或向特定供应商发出邀请书。发售招标文件：潜在供应商在规定时间内购买招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件。开标评标定标：采购部门组织开标评标会议，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商，并发布中标公告。签订合同：采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购价格、交货方式、质量标准、售后服务等内容。（二）询价采购1.对于金额较小、技术简单、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购方式。询价采购是指采购部门向多家供应商发出询价函，要求其报价，并根据报价情况选择供应商的采购方式。询价采购应按照以下程序进行：选择询价供应商：采购部门根据采购需求，从供应商信息库中选择至少三家符合要求的供应商作为询价对象，并向其发出询价函。供应商报价：询价供应商在规定时间内将报价文件提交给采购部门，报价文件应包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、售后服务等内容。比较分析报价：采购部门对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑产品质量、价格、交货期等因素，选择报价合理、综合实力较强的供应商作为成交供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购价格、交货方式、质量标准、售后服务等内容。（三）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；2.单一来源采购应按照以下程序进行：提出申请：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的基本情况、拟采购的供应商等内容，并报公司领导审批。审批：公司领导对《单一来源采购申请表》进行审批，如同意采用单一来源采购方式，应在申请表上签字确认。谈判协商：采购部门与拟采购的供应商进行谈判协商，确定采购价格交货方式质量标准售后服务等内容，并签订采购合同。公示：对于达到一定金额标准的单一来源采购项目，采购部门应在公司内部进行公示，公示期不少于三个工作日。公示无异议后，方可签订采购合同。（四）竞争性谈判采购1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式。2.竞争性谈判采购应按照以下程序进行：成立谈判小组：采购部门根据采购项目的特点和要求，组建谈判小组，谈判小组由采购部门代表、技术专家、财务专家等人员组成，人数不少于三人。制定谈判文件：谈判小组根据采购需求制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评标标准等内容，并报公司领导审批。邀请供应商：采购部门向符合要求的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组应要求供应商对其报价和技术方案进行详细说明，并对供应商的报价和技术方案进行比较分析。谈判结束后，谈判小组要求供应商进行最后报价。确定成交供应商：谈判小组根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商，并向采购部门提交谈判报告。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购价格、交货方式、质量标准、售后服务等内容。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在确定中标供应商或成交供应商后，应及时与其签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务、采购价格、交货方式、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交给公司法律部门或法律顾问进行审核，审核通过后，方可签订正式合同。（二）合同执行1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、验收部门等，并督促供应商按照合同约定履行义务签订合同。2.采购部门应定期跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、交货情况等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时与其沟通，要求其限期整改，并按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更1.在采购合同执行过程中，如因市场变化、业务需求调整等原因需要变更合同内容，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等内容，并报公司领导审批。2.合同变更协议签订后，采购部门应及时将变更情况通知相关部门，如财务部门、验收部门等，并督促供应商按照变更后的合同约定履行义务。J（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，采购部门应及时组织相关人员对合同执行情况进行验收，并办理合同终止手续。2.采购合同在履行过程中，如因不可抗力、供应商违约等原因导致合同无法继续履行，采购部门应及时与供应商协商，解除合同，并按照合同约定追究其违约责任。六、采购验收管理（一）验收标准制定1.采购部门应根据采购合同的要求，制定详细的验收标准，明确采购物品或服务的质量规格数量等方面的验收要求。2.验收标准应符合国家法律法规及相关行业标准的要求，并在采购合同中明确约定。（二）验收组织实施1.采购物品或服务到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收，并提供相关的验收资料和文件，如采购合同、发票、产品合格证、质量检验报告等。2.验收部门应按照验收标准，对采购物品或服务进行实地验收，验收内容包括产品质量、规格、数量、外观等方面。验收过程中，验收人员应认真填写《采购验收单》，详细记录验收情况，并签字确认。3.对于验收合格的采购物品或服务，验收部门应在《采购验收单》上签字盖章，并出具验收报告。对于验收不合格的采购物品或服务，验收部门应及时通知采购部门，并要求供应商限期整改或退换货。（三）验收结果处理1.采购部门根据验收报告，对验收结果进行处理。对于验收合格的采购物品或服务，采购部门应及时办理入库手续，并支付货款。对于验收不合格的采购物品或服务，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并要求其限期整改或退换货。2.如供应商对验收结果有异议，应在收到验收报告后的规定时间内，向采购部门提出书面异议。采购部门应组织相关人员对异议进行调查核实，并根据调查结果进行处理七、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门在收到供应商的发票及相关验收报告后，应及时填写《采购付款申请表》，详细注明采购项目名称、采购金额、付款方式、付款期限等信息，并附上采购合同、发票、验收报告等相关资料。2.《采购付款申请表》经采购部门负责人签字确认后，提交给财务部门审核。（二）付款审核1.财务部门收到《采购付款申请表》后，对采购项目的真实性、合法性、合规性进行审核，核实采购金额是否与合同约定一致、发票是否真实有效、验收报告是否齐全等。2.根据审核结果，财务部门在《采购付款申请表》上签署审核意见，并报公司领导审批。（三）付款执行1.公司领导对《采购付款申请表》审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和付款期限，及时向供应商支付货款。2.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在支付预付款前，对供应商的信用状况进行评估，并要求采购部门提供相应的担保措施。八、采购监督与审计W（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行监督审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计部门在监督审计过程中