新财务采购制度

PAGE新财务采购制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范采购行为，提高资金使用效益，防范采购风险，确保公司各项采购活动合法、合规、有序进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属子公司的所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，公平对待每一个供应商，公正评价采购结果。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应根据公司需求，制定采购计划，选择供应商，组织采购谈判，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等。采购部门应配备专业的采购人员，明确各岗位职责，确保采购工作的顺利开展。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收和使用评价。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，对采购成本进行核算和分析。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性，审查采购合同的合法性，对采购项目进行绩效审计。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据公司年度经营计划和实际工作需要，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容。2.采购部门应汇总各需求部门的采购预算，结合公司资金状况和市场价格波动情况，对采购预算进行审核和调整，形成公司年度采购预算草案。3.公司年度采购预算草案经采购决策委员会审议通过后，报公司董事会批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序办理审批手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、政策调整、业务需求变化等原因，导致原采购预算无法满足实际需要时，需求部门应及时提出采购预算调整申请。2.采购预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等，并附相关证明材料。采购部门应会同财务部门对调整申请进行审核，提出审核意见。3.采购预算调整申请经采购决策委员会审议通过后，报公司董事会批准。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目、采购数量、采购规格、采购时间、采购预算等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.《采购申请表》应附相关的技术文件、图纸、规格要求等资料，以便采购部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，应根据采购预算和审批权限进行审核。对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，应提交采购决策委员会审议。2.采购决策委员会应根据采购项目的性质、金额、风险等因素进行综合评估，做出审批决定。对于重大采购项目，应进行可行性研究和专家论证。（三）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产能力和质量保证能力。2.采购部门应根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并邀请其参与报价。采购部门应对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠、服务优质的供应商作为中标候选人。3.采购部门应与中标候选人进行谈判，进一步明确采购合同的条款和细节，包括采购价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。谈判达成一致后，签订采购合同。4.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，建立供应商评价档案。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（四）采购合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目、采购数量、采购规格、采购价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应会同财务部门对合同条款进行审核，确保合同的合法性和合规性。审核内容包括合同条款是否符合法律法规要求、是否与采购申请一致、是否存在潜在风险等。3.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）采购执行与跟踪1.采购部门应按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，明确采购数量、交货时间、交货地点等要求。采购订单应经采购部门负责人签字确认。2.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇供应商无法按时交货或出现质量问题等情况，采购部门应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担相应的违约责任。3.需求部门应做好采购物资的接收准备工作，按照合同约定的验收标准对采购物资进行验收。验收合格后，填写《验收单》，并经需求部门负责人签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决。（六）采购付款1.财务部门应根据采购合同约定和验收情况，审核采购付款申请。采购付款申请应包括采购合同编号、采购项目、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附《验收单》、发票等相关证明材料。2.财务部门审核无误后，按照公司资金管理制度办理付款手续。对于金额较大的采购项目，应实行银行转账支付；对于金额较小的采购项目，可采用支票、汇票等方式支付。3.采购部门应定期与财务部门核对采购付款情况，确保采购资金的安全和准确支付。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险采购流程合规风险等。2.采购部门应根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域和风险等级。（二）风险应对措施1.针对市场价格波动风险，采购部门可采取套期保值、签订长期合同、建立价格预警机制等措施，降低价格波动对采购成本的影响。2.针对供应商违约风险，采购部门应加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或担保，建立供应商违约应急预案，及时采取措施减少损失。3.针对质量风险，采购部门应加强对采购物资的质量检验和验收，要求供应商提供质量保证文件，建立质量追溯机制，对出现质量问题的供应商进行严肃处理。4.针对采购流程合规风险，采购部门应加强对采购人员的培训和教育，提高其法律意识和合规意识，建立健全采购内部控制制度，加强对采购全过程的监督和审计。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督。审计内容包括采购预算执行情况、采购流程合规性、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等。2.审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计方法、审计时间等内容。审计过程中，应收集充分的审计证据，形成审计工作底稿。审计结束后，应出具审计报告，提出审计意见和建议。3.采购部门应积极配合内部审计部门的工作，及时提供相关资料和信息，对审计发现的问题应认真整改，并将整改情况及时反馈给审计部门。（二）外部监督1.公司应接受政府有关部门的监督检查，如财政部