教育局物品采购管理制度

PAGE教育局物品采购管理制度一、总则（一）目的为规范教育局物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于教育局机关及所属各学校、幼儿园、直属单位（以下统称各单位）的物品采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，接受社会监督，保证公平竞争，维护各参与方的合法权益。3.科学合理原则：根据实际需求，科学合理地确定采购物品的规格、数量、质量等要求，提高采购资金的使用效益。4.诚实守信原则：采购活动各参与方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构教育局成立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由教育局领导、相关科室负责人等组成。其主要职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购文件等重要事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构1.教育局采购管理部门：负责采购活动的组织实施和日常管理工作。其主要职责包括：制定和完善采购管理制度、工作流程和操作规范。编制采购计划，审核采购预算。组织采购活动，包括发布采购信息、接受报名、组织开标评标等。负责采购合同的签订、履行、验收等工作的监督管理。建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。2.各单位采购工作小组：各单位应成立采购工作小组，负责本单位物品采购的具体实施。采购工作小组由单位负责人、财务人员、相关业务人员等组成。其主要职责包括：根据本单位实际需求，提出采购申请。配合采购管理部门开展采购活动，提供相关资料和信息。参与采购合同的签订、验收等工作。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各单位应根据工作需要和实际情况，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划编制应遵循以下程序：各业务科室提出采购需求，经科室负责人审核后报单位负责人审批。单位财务人员对采购需求进行财务审核，确保采购预算合理可行。采购工作小组汇总各业务科室采购需求，编制本单位年度采购计划，报教育局采购管理部门。3.教育局采购管理部门对各单位上报的采购计划进行审核汇总，结合教育局年度工作重点和资金情况，编制教育局年度采购计划，报采购领导小组审议通过。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的资金来源、预算金额等内容。采购预算应严格按照国家有关财务规定和预算管理要求进行编制和审核。2.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报经批准。3.教育局采购管理部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各单位根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购用途等内容，并经单位负责人签字盖章后报教育局采购管理部门。2.采购审批：教育局采购管理部门对采购申请表进行审核，根据采购金额大小和采购方式，报采购领导小组或教育局领导审批。3.采购实施公开招标采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应包括采购项目名称及内容、采购预算、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式等内容，并在指定媒体上发布。发售招标文件，潜在供应商购买招标文件后，应按照招标文件要求编制投标文件。开标评标，采购管理部门组织开标会议，开标时由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标后，由评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。中标公示，采购管理部门将中标候选人名单在指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示无异议后，向中标人发出中标通知书。邀请招标采购管理部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。后续程序参照公开招标执行，但邀请招标的投标供应商不得少于三家。竞争性谈判采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者更正。谈判小组根据谈判情况，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。单一来源采购采购管理部门组织与供应商进行协商，协商过程中，应要求供应商提供相关证明材料，证明其提供的货物或服务符合单一来源采购的条件。协商达成一致意见后，签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。询价采购管理部门向三家以上供应商发出询价单，询价单应包括采购项目名称及内容、采购预算、技术规格要求、交货时间、售后服务等内容。获取供应商报价，供应商应在规定时间内将报价文件密封送达采购管理部门。采购管理部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。成交供应商的报价不得高于采购预算。4.合同签订：采购项目确定中标或成交供应商后，采购管理部门应组织采购人与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应按照招标文件或谈判文件、询价文件确定的事项签订，明确双方的权利和义务。采购合同签订后，应报教育局采购管理部门备案。5.合同履行与验收合同履行：采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付货款，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物或服务。验收：采购项目完成后，采购人应组织相关人员对采购物品进行验收。验收应按照合同约定的质量标准和验收方法进行，验收合格后出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量状况、验收人员签字等内容。对验收不合格的采购项目，采购人应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、维修等措施，直至验收合格。五、采购监督与管理（一）内部监督1.教育局采购管理部门应建立健全内部监督机制,加强对采购活动全过程的监督检查。定期对采购项目进行抽查，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.在采购活动中，采购管理部门工作人员与供应商有利害关系的，应当回避。3.各单位纪检监察部门应加强对本单位采购活动的监督，对采购过程中的违规违纪行为进行查处。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计等部门的监督检查。财政部门负责对采购资金的使用情况进行监督，审计部门负责对采购项目的合法性、合规性进行审计。2.采购活动应接受社会监督。采购信息应在指定媒体上公开，接受社会公众的监督。任何单位和个人有权对采购活动中的违规行为进行举报，采购管理部门应及时受理并调查处理。六、采购档案管理1.采购管理部门应建立采购档案管理制度，妥善保管采购活动相关资料。采购档案应包括采购申请表、采购计划、采购预算、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购档案应按照档案管理的有关规定进行分类、整理、归档，并