政府采购询价管理制度

PAGE政府采购询价管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购询价活动，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本管理制度适用于本公司/组织在进行政府采购询价时的各项活动，包括但不限于采购需求确定、询价文件编制、供应商选择、询价评审、合同签订与履行等环节。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购询价活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商应一视同仁，确保采购过程公平公正，维护市场竞争秩序。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会公众监督。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购需求确定（一）需求调研1.采购部门应根据公司/组织业务需求，开展全面的需求调研工作。与相关业务部门进行沟通，了解所需货物、工程或服务的详细规格、数量、质量要求、技术参数、交付时间、售后服务等内容。2.通过实地考察、问卷调查与访谈、参考同类项目经验等方式，获取准确、详细的采购需求信息，确保采购需求明确、合理、可行。（二）需求论证1.对于复杂或重大的采购项目，采购部门应组织相关专家、技术人员和业务人员进行需求论证。论证内容包括需求的必要性、合理性、合规性以及对公司/组织业务的影响等方面。2.根据论证意见，对采购需求进行调整和完善，确保采购需求符合公司/组织实际情况和发展战略，同时满足法律法规和行业标准要求。（三）需求审批采购需求确定后，应提交至公司/组织内部相应的审批流程。按照公司/组织的决策机制，由相关领导或部门对采购需求进行审批，确保采购需求经过适当的授权和决策。审批通过后的采购需求作为后续询价活动的依据。三、询价文件编制（一）文件内容1.询价文件应包括采购项目基本情况介绍、采购需求明细、询价报价要求、供应商资格条件、询价程序说明、评审标准等内容。2.采购需求明细应详细列出所需货物的规格型号、技术参数、数量、质量要求等；工程应明确工程范围、技术要求、工期要求等；服务应说明服务内容、服务标准、服务期限等。3.询价报价要求应明确报价方式、报价有效期、报价包含的费用范围等。供应商资格条件应根据采购项目特点和法律法规要求，设定合理的供应商资质、业绩、信誉等方面的条件。4.询价程序说明应清晰描述询价活动的流程、时间节点、文件提交要求等。评审标准应明确评审因素及相应的权重，如价格、技术方案、售后服务、信誉等，确保评审过程客观公正。（二）文件审核1.询价文件编制完成后，应进行严格的审核。采购部门内部应组织相关人员对询价文件进行审核，检查文件内容是否完整、准确、清晰，采购需求是否明确，评审标准是否合理等。2.审核通过后的询价文件应提交至公司/组织内部的合规管理部门或法律专业人员进行合规性审核，确保询价文件符合法律法规和公司/组织内部规定要求。（三）文件发布经审核通过的询价文件应及时、准确地发布给潜在供应商。发布方式可根据实际情况选择在公司/组织官方网站、政府采购平台、行业媒体等渠道发布，确保潜在供应商能够及时获取询价文件信息。同时，应明确询价文件的获取方式、截止时间等要求。四、供应商选择（一）供应商征集1.通过多种渠道广泛征集潜在供应商，包括但不限于供应商库筛选、行业推荐、网络搜索、招标代理机构推荐等。2.建立供应商信息管理系统，对征集到的供应商信息进行整理、分类和存储，方便查询和管理。（二）供应商资格审查1.根据询价文件中设定的供应商资格条件，对潜在供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉记录等方面。2.通过实地考察、函调、查询信用信息平台等方式，核实供应商提供的资格证明材料真实性和有效性。对于不符合资格条件的供应商，应及时予以淘汰。（三）供应商邀请1.从资格审查合格的供应商中，选择符合采购项目需求的供应商发出询价邀请。邀请方式可采用书面邀请函、电子邮件、电话通知等形式，确保供应商能够及时收到邀请信息。2.在邀请供应商时，应明确告知询价项目的基本情况、询价文件获取方式、报价截止时间、开标时间和地点等重要信息。五、询价评审（一）评审准备1.成立询价评审小组，评审小组应由公司/组织内部的采购人员、技术专家、财务人员等组成，人数应符合法律法规要求，且为单数。2.评审小组应熟悉询价文件内容和评审标准，明确各自的职责和分工。采购人员负责组织评审活动，技术专家负责对技术方案进行评审，财务人员负责对报价进行审核等。（二）初步评审1.评审小组对供应商提交的询价响应文件进行初步评审，检查响应文件是否完整、是否对询价文件做出实质性响应等。2.对于未对询价文件做出实质性响应的供应商，应予以否决。实质性响应的内容包括采购需求、报价要求、资格条件等方面。（三）详细评审1.根据评审标准，对通过初步评审的供应商进行详细评审。评审内容包括价格、技术方案、售后服务、信誉等方面。2.价格评审应比较各供应商的报价，在满足采购需求的前提下，选择报价合理且最低的供应商。技术方案评审应评估供应商提供的技术方案是否满足采购需求，是否具有先进性、可行性和可靠性等。售后服务评审应考察供应商提供的售后服务承诺、服务团队、服务响应时间等方面。信誉评审应参考供应商的信用记录、业绩表现等情况。3.评审小组应按照评审标准进行打分或排序，记录评审过程和结果。（四）评审报告评审结束后，评审小组应编写评审报告。评审报告应包括项目基本情况、询价过程概述、评审情况、推荐的成交供应商及理由等内容。评审报告应经评审小组全体成员签字确认，并提交至采购部门。六、合同签订与履行（一）合同签订1.根据评审报告，确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订政府采购合同。合同内容应与询价文件和成交供应商的询价响应文件一致，明确双方的权利和义务。2.合同签订前，应按照公司/组织内部合同审批流程，提交合同文本至相关部门和领导进行审批。审批通过后，方可签订合同。合同签订应采用书面形式，由双方加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。（二）合同履行1.采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。督促成交供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求履行合同义务。2.成交供应商应严格按照合同约定履行义务，提供货物、工程或服务。在履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同内容，应按照合同约定的程序进行协商和审批，签订补充合同或变更协议。（三）验收管理1.采购项目完成后，应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的规格、数量、质量，工程的施工质量、进度，服务的标准、效果等方面。2.验收人员应按照验收标准进行验收，填写验收报告。验收合格的项目，应办理验收手续；验收不合格的项目，应要求成交供应商限期整改，直至验收合格。七、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全政府采购询价监督机制，加强对采购活动全过程的监督。审计部门、纪检监察部门等应定期或不定期对政府采购询价项目进行检查和监督。2.监督内容包括采购程序的合规性、采购文件的编制与审核、评审过程的公正性、合同签订与履行情况等方面。对于发现的问题，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。（二）信息公开1.按照政府采购信息公开的要求，及时、准确地公开政府采购询价项目的相关信息，包括采购项目公告、询价文件、成交结果等内容。2.信息公开应通过公司/组织官方网站、政府采购平台等指定渠道进行，确保信息公开透明，接受社会公众监督。（三）档案管理1.建立政府采购询价项目档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件、资料进行归档管理。档案内容包括采购需求文件、询价文件、供