政府采购合同签订制度

PAGE政府采购合同签订制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织在政府采购活动中的合同签订行为，加强对政府采购合同的管理，维护公司/组织的合法权益，提高政府采购资金的使用效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织作为采购人参与的各类政府采购项目所签订的合同。（三）基本原则1.合法性原则政府采购合同的签订必须遵守国家法律法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.公平公正原则合同双方应在平等、自愿、公平、公正的基础上签订合同，确保双方权利义务对等，不得利用优势地位或对方劣势谋取不当利益。3.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.效益原则在保证合同质量和履行效果的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、合同签订流程（一）合同起草1.采购项目完成采购程序确定中标、成交供应商后，由采购部门负责根据采购文件、投标文件及评标结果等相关资料起草合同文本。2.合同文本应明确合同双方的基本信息、采购项目名称、规格型号、数量、价格、质量标准、履行期限、地点和方式、验收标准、付款方式、违约责任等主要条款。基本信息应准确无误，包括公司/组织名称、地址、联系方式等。采购项目名称应与采购文件一致，确保准确反映采购内容。规格型号、数量应与采购文件和投标文件一致，不得擅自变更。价格应明确总价及各项明细价格，不得含混不清。质量标准应符合国家相关标准及采购文件要求，明确具体的验收指标。履行期限应合理确定，明确开始日期和结束日期。履行地点和方式应具体明确，确保双方清楚知晓。验收标准应详细列出验收的程序、方法、指标等，确保验收工作有章可循。付款方式应根据项目特点和实际情况合理约定，明确付款节点和条件。违约责任应明确双方在合同履行过程中可能出现的违约情形及相应的责任承担方式。3.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰准确，避免歧义。（二）合同审核1.合同起草完成后，采购部门应将合同文本提交至法务部门进行合法性审查法务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规的强制性规定，是否存在法律风险。对合同中的权利义务条款进行审核，确保双方权利义务对等，不存在显失公平等问题。检查合同的格式、签章等是否符合法律要求。2.财务部门对合同的付款方式、资金预算等进行审核审核付款方式是否符合公司/组织的财务管理制度和资金安排。检查合同金额是否在预算范围内，是否与采购项目的资金来源相匹配。3.相关业务部门根据其专业职责对合同涉及的业务内容进行审核如技术部门审核合同中的技术条款是否符合项目要求，是否具有可操作性。质量部门审核合同中的质量标准是否明确、合理，是否能够有效保障产品或服务质量。4.审核部门应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议。5.采购部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同符合各方要求。（三）合同签订1.合同经审核通过后，由公司/组织法定代表人或其授权代表与中标、成交供应商签订合同。2..签订合同前，应确保合同双方主体资格合法有效，中标、成交供应商应提供有效的营业执照、资质证书等证明文件。3.签订合同过程中，应严格按照合同文本内容进行签署，不得擅自修改合同条款。如因特殊情况需要修改合同条款，应重新履行审核程序。4.合同应加盖公司/组织公章及法定代表人或授权代表签字（或盖章），同时中标、成交供应商也应加盖公章及法定代表人或授权代表签字（或盖章）。5.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给法务部门、财务部门、相关业务部门等存档备案，确保各部门能够及时掌握合同信息，履行各自职责。三、合同主要条款（一）标的条款1.明确采购项目的具体内容，包括货物的名称、规格型号、数量等，服务的范围、要求、标准等，工程的内容、规模、标准等。2.标的条款应详细、准确，避免模糊不清或歧义，确保双方对采购项目的理解一致。（二）质量条款1.对于货物采购，应明确货物的质量标准，包括国家标准、行业标准、企业标准或双方另行约定的特殊标准。2.对于服务采购,应明确服务的质量要求，如服务的质量指标、服务期限内的服务水平提升要求等。3.对于工程采购，应明确工程的质量验收规范，包括施工质量标准、竣工验收程序等。4.质量条款应约定质量保证金的金额、退还方式及期限等，以保障采购人的权益。（三）价格条款1.明确合同总价及各项明细价格，包括货物的单价、服务的收费标准、工程的造价明细等。2.约定价格调整机制，如因市场价格波动、政策变化等因素导致价格需要调整的，应明确调整的条件、方式和程序。3.对于价格包含的费用范围应明确界定，如是否包括运输费、安装调试费、税费等。`（四）履行期限、地点和方式条款`1.履行期限应明确具体的开始日期和结束日期，如有分期履行的情况，应明确各期履行的时间节点。2.履行地点应具体到详细的地址，确保双方清楚知晓交货、服务提供或工程施工的地点位置。3.履行方式应明确约定交货方式（如送货上门、采购人自提等）、服务提供方式（如现场服务、远程服务等）、工程施工方式（如包工包料、包工不包料等）。（五）验收条款1.明确验收的主体，一般由采购人负责组织验收，但也可根据项目情况约定由第三方专业机构进行验收。2.详细列出验收的程序，包括验收准备、验收实施、验收报告出具等环节。3..明确验收的标准，应与质量条款中的质量标准相对应，确保验收工作有明确的依据。4.约定验收中发现问题的处理方式，如整改期限要求、重新验收的程序等。（六）付款条款1.明确付款方式，如一次性付款、分期付款、预付款、货到付款、验收合格后付款等。2.对于分期付款，应明确各期付款的比例、时间节点及条件。3.约定付款时供应商应提供的付款凭证，如发票类型、开具时间等。（七）违约责任条款1.明确双方可能出现的违约情形，如采购人未按时付款违约、供应商未按时交货违约、未达到质量标准违约等。2.针对不同的违约情形，约定相应的违约责任承担方式，如支付违约金、赔偿损失、继续履行合同等。3.违约责任条款应合理设定违约金的金额或计算方式以及赔偿损失的范围，确保具有一定的合理性和可操作性。（八）争议解决条款1.约定双方在合同履行过程中发生争议时解决争议的方式，如协商解决、仲裁解决或诉讼解决。2.如选择仲裁解决，应明确仲裁机构的名称；如选择诉讼解决应明确管辖法院。四、合同变更与解除（一）变更情形1.在合同履行过程中，因不可抗力因素导致合同无法按原约定履行，需要变更合同条款时，可以进行合同变更。2.因政策调整、市场环境变化等原因，经双方协商一致，且不损害国家利益和社会公共利益的情况下，可以变更合同。3.因采购人提出新的需求或对原采购需求进行调整，经与供应商协商一致，可变更合同相关条款，但应确保变更后的合同仍符合政府采购相关规定。（二）变更程序1.由提出变更的一方以书面形式通知对方，说明变更的理由、内容及对合同履行的影响。2.双方就变更事项进行协商，达成一致意见后签订书面的变更协议并加盖双方公章。3.变更协议作为原合同的补充文件存档备案，与原合同具有同等法律效力。（三）解除情形1.因不可抗力致使合同目的不能实现，可以解除合同。2.在合同履行期限届满前，一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务，另一方可以解除合同，并追究其违约责任。3.一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行，另一方有权解除合同。4.一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的，另一方可以解除合同。5.法律规定的其他可以解除合同的情形。（四）解除程序1.由解除权方以书面形式通知对方，说明解除合同的理由及依据。2.双方按照合同约定及相关法律法规的规定，办理合同解除的相关手续，如清理货物、结算款项、退还保证金等。3.合同解除后，双方应妥善处理善后事宜，避免给双方造成不必要的损失。五、合同履行与监督（一）合同履行1.合同签订后，采购部门应负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定全面履行义务，按时提供货物、完成服务或进行工程施工，确保合同标的符合质量要求。3.在合同履行过程中，双方应保持密切沟通，及时反馈合同履行进展情况，如有需要可签订补充协议对合同履行细节进行进一步明确。（二）监督检查1.公司/组织内部应建立合同履行监督机制，定期对政府采购合同的履行情况进行检查。2.检查内容包括合同执行进度是否符合约定、货物质量是否达标、服务是否满足要求、工程施工是否合规等。3.对于发现的问题应及时督促相关方进行整改，确保合同顺利履行。六、合同档案管理1.采购部门负责收集、整理政府采购合同签订过程中形成的各类文件资料，包括采购文件、投标文件、评标报告以及合同文本、变更协议、解除协议等。2.将整理好的合同档案按照档案管理规定进行分类、编号、装订，建立专门的