政府采购人管理制度

PAGE政府采购人管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织政府采购活动的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购活动的所有部门、人员及相关采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证采购程序和结果的公正性。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，政府采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受公众监督。4.效益性原则：在满足采购需求的前提下，注重节约资金，提高采购资金的使用效益，实现物有所值。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购计划和重大采购项目预算。3.对采购项目的采购方式、采购文件、中标/成交供应商等进行决策。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司/组织指定专门的采购部门负责具体的采购执行工作。采购部门的职责包括：1.贯彻执行国家法律法规及公司/组织的采购管理制度。2.根据年度采购计划和实际需求，编制采购项目实施方案。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责与供应商进行沟通、协调，签订采购合同。5.跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。6.整理、归档采购项目相关文件资料。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，配合采购部门进行采购项目的验收等工作。2.财务部门：负责审核采购项目预算，办理采购资金的支付手续，对采购资金的使用情况进行监督检查。3.审计部门：负责对采购项目进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合市场价格行情，在每年规定时间内编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合公司/组织的整体预算安排，编制年度采购预算草案，报采购决策委员会审批。3.经采购决策委员会审批后的年度采购预算，应严格按照预算执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。（二）预算执行1.采购部门应按照批准后的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金不超预算。对于超预算的采购项目，必须按照规定的程序进行追加预算申报和审批。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购资金。在支付采购资金前，应审核采购项目的验收情况、发票等相关资料，确保资金支付的准确性和合规性。（三）预算监督1.审计部门应定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查采购项目是否按照预算执行，有无超预算采购、挪用采购资金等情况。2.采购决策委员会应定期听取采购预算执行情况的汇报，对预算执行过程中发现的问题及时进行研究解决，确保采购预算的严格执行。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务达到规定的公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、数量、用途、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采购人应当根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。4.采购人应当按照招标文件规定的时间、地点开标。开标时，应当由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由采购人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。5.评标由采购人依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人名单，并出具评标报告。6.采购人应当在评标委员会推荐的中标候选人中确定中标人。中标人确定后，采购人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对采购人和中标人具有法律效力。中标通知书发出后，采购人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。7.采购人与中标人应当在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。采购合同不得对招标文件确定的事项和中标人的投标文件作实质性修改。采购人不得向中标人提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序参照公开招标的程序执行，但在发布招标公告、确定评标委员会成员等方面有所不同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。4.谈判小组应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。5.谈判小组应当与供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。6.谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人应当与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，签订采购合同。3.采购人采用单一来源采购方式的，应当在采购活动开始前，将单一来源采购方式及理由，在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应当根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。4.询价小组应当对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（六）采购程序的其他要求1.采购人应当按照规定的采购方式和程序组织采购活动，不得擅自改变采购方式和程序。如因特殊情况需要改变采购方式和程序的，应当按照规定的程序进行申报和审批。2.在采购活动中，采购人应当按照规定的时间和要求发布采购信息、接收投标文件、组织开标、评标、谈判等活动，保证采购活动的顺利进行。3.采购人应当建立健全采购档案管理制度，对采购项目的采购文件、投标文件、评标报告、合同文本等资料进行整理、归档，妥善保管，以备查阅。五、供应商管理（一）供应商资格要求1.参与本公司/组织政府采购活动的供应商，应当具备下列条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。2.采购人可以根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得含有歧视性、排他性条款。（二）供应商注册与审核1.供应商应在规定时间内登录本公司/组织指定的供应商管理平台进行注册，填写企业基本信息、资质证书、业绩情况等相关资料。2.采购部门负责对供应商提交的注册信息进行审核，核实供应商的资格条件、信用状况等。对于审核通过的供应商纳入供应商库管理；对于审核不通过的供应商，应及时通知其原因。（三）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。评价和考核结果应记录在供应商档案中。2.评价和考核方式可以包括：采购人反馈、用户评价、定期抽检、数据分析等。对于评价和考核优秀的供应商，可以给予一定的奖励和优先采购待遇；对于评价和考核不合格的供应商，应采取警告、暂停采购资格、取消供应商资格等措施。（四）供应商淘汰与重新引入1.对于出现下列情形之一的供应商，采购部门应将其淘汰出供应商库：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；连续两次以上评价和考核不合格的；法律、行政法规规定的其他情形。2.被淘汰供应商自淘汰之日起一年内不得重新申请加入本公司/组织供应商库。对于因特殊原因需要重新引入的供应商，应按照规定的程序进行严格审核。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标/成交供应商应当在中标/成交通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标/成交供应商的投标文件订立书面合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前应由采购部门会同法律部门、财务部门等对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理、明确具体。审核通过后的合同文本应报采购决策委员会审批。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同生效后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，提供必要的协助和配合；供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。2.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，定期与供应商沟通协调，及时掌握合同执行进度。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与供应商协商解决，并做好记录。3.如因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法履行或需要变更合同的，双方应按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。双方协商一致变更合同的，应签订书面变更协议，并报采购决策委员会备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照合同约定组织验收。验收人员应由采购部门、需求部门、技术专家等组成，必要时可邀请第三方专业机构参与验收。2.验收内容应包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能、服务等是否符合合同约定。验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。3.供应商应在验收合格后及时向采购人提供发票等相关资料，采购人应按照合同约定及时支付剩余采购资金。（四）合同档案管理1.采购部门应负责采购合同档案的管理，对采购合同的签订、履行、变更、验收等相关资料进行整理、归档。2.采购合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、中标/成交通知书、验收报告、发票等资料。档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。七、采购监督与投诉处理（一）内部监督1.审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。审计部门有权调阅采购项目相关资料，对有关人员进行询问和调查，并提出审计意见和建议。2.公司/组织内部的纪检监察部门应加强对政府采购活动的廉政监督，对采购过程中发现涉嫌违规违纪行为进行调查处