政府采购业务相关制度

PAGE政府采购业务相关制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。前款所称财政性资金是指纳入预算管理的资金。以财政性资金作为还款来源的借贷资金，视同财政性资金。本制度所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。本制度所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。本制度所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。本制度所称服务，是指除货物和工程以外的其他政府采购对象，包括交通、信息、医疗、教育、金融、保险、咨询、培训等。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明原则，采购信息应全面、真实、准确地公开，采购过程应接受社会公众的监督。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与政府采购活动，确保采购项目能够获得性价比最优的货物、工程和服务。3.公正原则政府采购活动应严格按照法律法规和相关制度进行，确保采购程序公正、评审标准公正、采购结果公正，维护政府采购当事人的合法权益。4.诚实信用原则政府采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料、签订虚假合同等。二、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据本部门的工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，科学合理地编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，不得编制无资金来源或资金来源不落实的采购预算。（二）采购计划制定1.采购部门应根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际需求，制定详细的采购计划。2.采购计划应包括采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间安排、采购资金支付方式等内容。3.采购计划应按照规定的程序进行审核和批准，确保采购计划的合理性和可行性。（三）采购预算与计划调整1.在采购项目执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算或计划的，应按照规定的程序进行申请和审批。2.采购预算调整申请应包括调整的原因、调整的金额、调整的项目等内容，并附相关证明材料。3.采购计划调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整的时间安排等内容，并说明对采购项目进度和质量的影响。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。2.采用公开招标方式采购的，采购人应在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括招标项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应向三家以上符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源方式采购的，采购人应在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书让其报价，询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要和采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交采购部门，采购部门对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、必要性和完整性。（二）采购审批1.采购部门将初审通过的采购申请提交公司/组织领导审批，审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。2.对于重大采购项目或金额较大的采购项目，应提交公司/组织决策机构进行审议和决策。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购代理机构或自行组织采购活动。2.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照规定的程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标、确定中标供应商等。3.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的，采购部门应按照相应的采购程序组织采购活动。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应与中标供应商或成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，并按照法律法规和相关制度的要求进行签订。3.政府采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财政部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员对采购项目进行验收，验收合格后方可办理付款手续。2.验收人员应按照政府采购合同的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购项目符合合同要求。3.采购人应按照政府采购合同的约定，及时向中标供应商或成交供应商支付采购资金。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等。3.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规和相关制度的要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.采购人应按照合同约定及时支付采购资金，中标供应商或成交供应商应按照合同约定按时、按质、按量交付采购货物、工程或服务。3.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应及时协商解决，协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.如因不可抗力或其他原因导致合同无法履行或部分无法履行的，双方应及时协商解决，并签订书面终止协议。4.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权益得到保障。六、采购监督与检查（一）内部监督1.公司/组织应建立健全内部监督机制，加强对政府采购活动全过程的监督检查。2.内部监督部门应定期对政府采购项目进行检查和审计，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金是否使用合理等。3.内部监督部门应及时发现和纠正政府采购活动中存在的问题，对违规行为进行严肃处理，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、监察部门等外部部门的监督检查。2公司/组织应积极配合外部部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息，不得拒绝、阻挠或隐瞒。3.对于外部部门提出的监督检查意见和建议，公司/组织应认真整改落实，并将整改情况及时反馈给外部部门。七、质疑与投诉处理（一）质疑1.供应商对政府采购活动事项有疑问的，可以向采购人提出质疑。2.质疑供应商应在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑，并提交相关证明材料。3.采购人应在收到质疑函后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。（二）投诉1.质疑供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级政府采购监督管理部门投诉。2.投诉供应商应提交