政府单位软件采购制度

PAGE政府单位软件采购制度一、总则（一）目的为规范政府单位软件采购行为，加强软件采购管理，提高财政资金使用效益，确保采购的软件符合政府工作需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级政府单位使用财政性资金进行软件采购的活动。（三）基本原则1.合法性原则：软件采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.规范性原则：采购流程应规范、透明，确保公平、公正、公开。3.实用性原则：所采购软件应满足政府单位实际工作需要，具备良好的功能和适用性。4.效益性原则：在保证软件质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划管理（一）需求调研1.各政府单位应定期开展软件使用需求调研，了解业务发展对软件功能的新要求，收集工作人员在软件使用过程中的问题和改进建议。2.成立由业务部门、技术部门等相关人员组成的需求调研小组，通过问卷调查、实地访谈、研讨会等形式，全面准确地掌握软件需求情况。（二）计划编制1.根据需求调研结果，各单位结合工作实际和预算安排，编制软件采购计划。采购计划应明确采购软件的名称、功能要求、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经本单位内部审核，确保其合理性和可行性。审核通过后的采购计划报上级主管部门备案。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因业务发展变化、政策调整等原因需要对采购计划进行调整，应及时向上级主管部门提出申请。2.上级主管部门对调整申请进行审核，根据实际情况批准或驳回调整申请。经批准的采购计划调整应重新备案。三、采购方式（一）公开招标1.符合下列情形之一的软件采购项目应采用公开招标方式：采购金额达到规定限额标准以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的，但通过公开招标方式能够保证项目质量的。非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，但经公开招标能够满足需求的除外。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的，但经公开招标能够满足需求的除外。2.公开招标应按照以下程序进行：招标公告发布：在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间及地点等。招标文件编制：采购人或其委托的采购代理机构根据招标项目特点和需求编制招标文件。招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准和方法等内容。投标人报名及资格审查：潜在投标人按照招标公告要求报名，采购人或其委托的采购代理机构对报名投标人进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，由评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。中标公告：采购人或其委托的采购代理机构在指定媒体上发布中标公告，公告中标供应商名称、中标金额、中标标的等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：发出邀请：采购人或其委托的采购代理机构向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请书内容包括采购项目名称、采购内容及要求、被邀请供应商资格条件、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间及地点等。招标文件编制：同公开招标要求。投标人响应：被邀请供应商按照邀请书要求领取招标文件，并在规定时间内提交投标文件。开标、评标：同公开招标要求。中标公告：同公开招标要求。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，并从政府采购专家库中随机抽取。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定供应商名单：谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：申请：采购人向同级财政部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容及要求拟采购软件的理由等。审核：财政部门对采购人的申请进行审核，如认为申请理由充分，批准采用单一来源采购方式，并在指定媒体上公示。谈判：采购人或其委托的采购代理机构与单一供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。（五）询价1.采购的软件规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，并从政府采购专家库中随机抽取。确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购项目需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，合同内容应包括软件名称、规格型号、数量、价格、服务要求、验收标准等条款。3.采购人不得向中标、成交供应商提出超出采购文件约定的要求作为签订合同的条件，不得与中标、成交供应商订立背离采购文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等实质性内容的协议。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照合同约定履行各自义务，确保软件采购项目顺利实施。2.采购人应按照合同约定及时支付软件采购款项，供应商应按照合同约定按时提供软件产品及相关服务。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，采购人和供应商应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由导致合同无法继续履行，采购人和供应商应协商终止合同，并按照法律法规规定办理相关手续。五、验收管理（一）验收准备1.采购人应在软件采购合同约定的交付时间前，成立验收小组。验收小组由采购人代表、技术专家、使用部门人员等组成，成员应熟悉软件功能和验收标准。2.验收小组应制定验收方案，明确验收程序、验收内容、验收标准等事项。验收方案应在验收前报上级主管部门备案。（二）验收实施1.供应商按照合同约定交付软件后，采购人应及时组织验收。验收过程中，验收小组应按照验收方案对软件的数量、质量、功能等进行全面检查。2.验收小组可采用文件审查、功能测试、用户试用等方式进行验收。对于大型复杂的软件采购项目，可委托专业的第三方检测机构进行验收。3.验收过程中发现软件存在质量问题或不符合合同约定的情形，验收小组应及时通知供应商限期整改。供应商整改后，采购人应重新组织验收，直至软件符合要求为止。（三）验收报告1.验收完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收依据、验收方法、验收结果等内容，并由验收小组成员签字确认。2.验收报告作为软件采购项目结算和支付款项的重要依据，采购人应将验收报告存档备案。六、资金管理(一)预算编制1.政府单位在编制年度部门预算时，应根据软件采购计划，合理安排软件采购资金，将采购资金纳入部门预算统筹考虑。2.软件采购预算应按照财政部门规定的预算编制格式和要求进行编制，明确采购项目名称、采购内容、预算金额等信息。(二)资金支付1.采购人应按照采购合同约定和财政资金支付管理规定及时支付软件采购款项。2.财政部门根据采购人提交的验收报告、采购合同等相关资料，审核无误后按照规定程序办理资金支付手续。(三)财务核算1.采购人应按照国家财务会计制度的规定，对软件采购资金进行单独核算，确保资金使用合规、准确。2.软件采购形成的资产应按照固定资产或无形资产的管理规定进行入账和核算，定期进行资产清查和盘点。七、监督检查（一）内部监督1.各政府单位应建立健全内部监督机制，加强对软件采购活动的全过程监督。内部审计部门应定期对软件采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、资金使用是否合理等。2.业务部门应加强对软件采购项目实施过程中的监督管理，及时发现和解决问题，确保采购项目顺利推进。（二）财政监督1.财政部门应加强对政府单位软件采购资金的监督管理，定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否符合规定、采购资金是否专款专用、采购合同是否规范等。2.财政部门可根据需要对采购项目进行绩效评价，评估采购项目的实施效果和资金使用效益，发现问题及时督促整改。（三）社会监督1.鼓励社会公众对政府单位软件采购活动进行监督，对发现的违规行为可通过举报电话、邮箱等方式向相关部门反映。2.采购项目应接受社会媒体的监督，对于媒体曝光的问题，相关部门应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。八、法律责任（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。擅自提高采购标准采购的。委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人及其工作人员有下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，处以罚款，有违法所得的，并处没收违法所得，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：与供应商或者采购代理机构恶意串通的。在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的。在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的。开标前泄露标底的。(二)供应商责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况自的。2.供应商有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处采购金额千分之一以上千分之五以下的罚款：中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的。将中标、成交项目转让给他人，或者在投标文件中未说明，且未经采购人同意，将中标成交项目分包给他人的。拒绝履行合同义务的。（三）其他责任1.采购代理机构有违法行为的，按照有关法律规定处以罚款，可以依法取消其进行相关业务的资格，构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.评标委员会、竞争性谈判小组、询价小组成员有下列情形之一的，责令改正，给予警告，可以并处一千元以下的罚款：明知应当回避而未回避的。在评标过程中擅离职守，影响评标