政府采购机构控制制度

PAGE政府采购机构控制制度一、总则（一）目的为了加强本政府采购机构的内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本控制制度。（二）适用范围本制度适用于本政府采购机构内所有涉及政府采购活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公平、公正。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理降低，提高采购效益。二、采购流程控制（一）采购需求确定1.需求调研各使用部门应提前对所需采购的货物、工程或服务进行详细调研，明确规格、数量、质量要求等，并填写《采购需求申请表》。2.需求审核采购部门收到《采购需求申请表》后，组织相关专业人员进行审核，确保需求的合理性、准确性和完整性。对于重大采购项目，应邀请外部专家进行评估。（二）采购计划制定1.计划编制采购部门根据审核通过的采购需求，结合预算安排和采购时间要求，编制《采购计划》，明确采购方式、采购时间、采购预算等内容。2.计划审批《采购计划》经采购部门负责人审核后，报主管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的执行依据。（三）采购方式选择1.方式确定根据采购项目的特点、金额大小等因素，按照国家规定的采购方式，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.方式审批对于采用非公开招标方式的采购项目，应填写《非公开招标采购方式申请表》，详细说明采用该方式的理由和依据，经采购部门负责人审核后，报主管领导审批，并报财政部门备案。（四）采购文件编制1.招标文件编制对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件应符合法律法规和行业标准要求。2.谈判文件编制对于竞争性谈判、单一来源采购等项目，采购部门应编制谈判文件，包括谈判程序、谈判内容、合同草案等。谈判文件应具有明确的谈判要求和评审标准。3.询价文件编制对于询价采购项目，采购部门应编制询价文件，包括采购货物的规格、数量、质量要求、报价要求等。询价文件应简洁明了，便于供应商报价。（五）采购信息发布1.招标公告发布对于公开招标项目，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等。2.邀请招标信息发布对于邀请招标项目，采购部门应向符合条件的供应商发出邀请书，邀请书应明确招标项目的相关信息和邀请供应商参加投标的要求。3.其他采购信息发布对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等项目，采购部门应在本机构网站或其他指定媒体上发布采购信息，告知供应商采购项目的相关情况。（六）供应商选择与管理1.供应商资格审查采购部门应对参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有符合资格要求的供应商才能参与采购项目。2.供应商选择根据采购项目的要求和供应商的资格审查情况，通过招标、谈判、询价等方式选择合适的供应商。选择供应商时应综合考虑其产品质量、价格、服务等因素。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、履约情况等。定期对供应商进行评估和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于存在问题的供应商进行警告或淘汰。（七）采购合同签订1.合同起草采购部门根据采购文件和中标、成交结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购货物的规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.合同审核采购合同起草完成后，应提交法律部门或专业律师进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性等。审核通过后的合同方可签订。3.合同签订采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将签订的合同副本送财政部门备案，并妥善保管合同原件。（八）采购项目验收1.验收准备采购项目完成后，采购部门应组织相关人员制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等。验收人员应具备相应专业知识和技能。2.验收实施验收人员按照验收方案对采购项目进行验收，包括对采购货物的数量、质量、规格等进行检查，对采购工程的质量、进度等进行评估，对采购服务的效果、满意度等进行评价。验收过程中应做好记录。3.验收报告编制验收完成后，验收人员应编制《采购项目验收报告》，报告内容包括验收情况、验收结论等。验收报告经验收人员签字后生效。4.验收结果处理对于验收合格的采购项目，采购部门应按照合同约定支付货款或服务费。对于验收不合格的采购项目，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格。三、采购风险管理（一）风险识别1.政策风险：关注国家法律法规和政策的变化对政府采购活动的影响。2.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断等风险。3.操作风险：如采购流程不规范、文件编制错误、合同履行不当等风险。4.廉政风险：防范采购人员的腐败行为，确保采购活动廉洁公正。（二）风险评估1.风险可能性评估：评估风险发生的可能性大小。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对采购项目、机构声誉等方面的影响程度。3.风险等级确定：根据风险可能性和影响程度，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的风险，采取规避措施，如调整采购方式或放弃采购项目。2.风险降低：通过加强内部控制、完善采购流程、加强供应商管理等措施，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：如购买保险等方式，将部分风险转移给保险公司。4.风险接受：对于低风险且可承受的风险，采取接受策略，同时密切关注风险变化情况。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门内部监督采购部门应建立内部监督机制，对采购活动的各个环节进行监督检查，确保采购流程规范、采购行为合法。2.机构内部审计机构内部审计部门应定期对政府采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性和效益性，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.财政部门监督财政部门对政府采购活动进行全过程监督，检查采购机构是否遵守法律法规和政策要求，对违规行为进行处罚。2.社会监督鼓励社会公众对政府采购活动进行监督，通过举报、投诉等方式，对发现的问题及时进行处理。五、采购人员管理（一）人员资质要求1.专业知识：采购人员应具备相关的采购专业知识，熟悉政府采购法律法规和政策。2.业务能力：具备良好的沟通协调能力、谈判能力、合同管理能力等。3.职业道德：遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公。（二）人员培训与考核1.培训计划：制定采购人员培训计划，定期组织培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。2.培训内容