政府内控采购制度

PAGE政府内控采购制度一、总则（一）目的为了规范政府采购行为，加强政府采购内部控制，提高政府采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应依法公开，采购过程应接受社会监督。3.公平竞争原则：确保所有符合条件的供应商平等参与竞争。4.公正原则：采购活动应公正对待所有供应商，维护市场秩序。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。（四）职责分工1.采购决策机构：负责对重大采购项目进行决策，审定采购计划、采购方式等。2.采购执行部门：具体组织实施政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.财务部门：负责审核采购预算、支付采购资金，对采购活动进行财务监督。4.资产管理部门：参与采购项目的验收工作，负责采购资产的登记、入账和管理。5.内部监督部门：对政府采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本单位工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制政府采购预算，并报财务部门审核汇总。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，确保预算的准确性和完整性。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报经批准后执行。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对预算执行情况进行分析和通报。2.内部监督部门应不定期对采购预算执行情况进行专项检查，发现问题及时督促整改。三、采购计划管理（一）计划编制依据采购计划应根据政府采购预算、工作实际需要和资产配置标准等编制。（二）计划内容采购计划应包括采购项目名称、采购方式、采购时间安排、采购需求说明、预算金额等。（三）计划审批采购计划应报采购决策机构审批，经批准后的采购计划作为采购活动的依据。（四）计划调整采购计划在执行过程中如需调整，应按照规定程序报经批准后进行调整。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。2.公开招标应按照法定程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标评标、中标公告等环节。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，并在指定媒体上公示。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式变更采购方式在执行过程中如需变更，应按照规定程序报经批准后进行变更。五、采购文件管理（一）文件编制1.采购执行部门应根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，并明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。（二）文件审核采购文件编制完成后，应报采购决策机构和相关部门审核，确保文件内容合法合规、完整准确。（三）文件发售采购文件应按照规定向潜在供应商发售，并收取相应的费用。（四）文件澄清与修改1.采购人或采购代理机构可以对已发出的采购文件进行必要的澄清或者修改。2.澄清或者修改的内容可能影响投标文件编制的，采购人或者采购代理机构应当在投标截止时间至少15日前，以书面形式通知所有获取招标文件的潜在投标人；不足15日的，采购人或者采购代理机构应当顺延提交投标文件的截止时间。六、采购活动组织与实施开标、评标、谈判、询价等活动组织1.采购执行部门应按照法定程序和采购文件要求，组织开标、评标、谈判、询价等活动。2.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加，并记录开标过程。3.评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.谈判应按照谈判文件规定的程序和要求进行，谈判小组与供应商就采购事宜进行谈判，并确定成交供应商。5.询价应按照询价通知书规定的程序和要求进行，询价小组向供应商发出询价通知书让其报价，并根据报价情况确定成交供应商。现场监督1.内部监督部门应派人对采购活动现场进行监督，确保采购活动依法依规进行。2.监督人员应记录采购活动过程，发现问题及时提出纠正意见，并向有关部门报告。中标、成交结果公告1.采购项目中标或者成交后，采购执行部门应在规定媒体上公告中标、成交结果，公告内容包括采购项目名称、中标或者成交供应商名称、中标或者成交金额等。2.中标、成交结果公告期限为一个工作日。合同签订1.采购人与中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等内容，并明确双方的权利和义务。合同履行与验收1.采购人和供应商应按照政府采购合同约定履行各自的义务，确保合同顺利履行。2.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购项目进行验收，验收合格后方可支付采购资金。七、采购资金管理资金支付1.财务部门应按照政府采购合同约定和财政资金支付管理规定，及时支付采购资金。2.支付采购资金时，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付依据合法合规、真实有效。资金核算财务部门应按照财务会计制度规定，对采购资金进行单独核算，准确反映采购资金的收支情况。资金监督1.财政部门应加强对政府采购资金使用情况的监督检查，确保资金安全、规范使用。2.内部监督部门应不定期对采购资金使用情况进行专项检查，发现问题及时督促整改。八、采购档案管理档案收集采购执行部门应在采购活动结束后，及时收集整理采购项目的相关文件资料，包括采购文件、投标文件、评标报告、合同文本等，并移交档案管理部门归档。档案整理与保管档案管理部门应按照档案管理规定，对采购档案进行分类整理、装订成册，并妥善保管。采购档案的保管期限应符合国家有关规定。档案查阅与利用1.单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。2.因特殊情况需要外借采购档案的，应经单位负责人批准，并办理相关借阅手续。借阅人应按时归还档案，不得擅自涂改、转借、丢失档案。九、监督检查与责任追究监督检查1.内部监督部门应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的合规性、采购文件编制的规范性、采购结果的公正性等。2.财政部门应加强对政府采购活动的监督管理，对采购人、采购代理机构和供应商的政府采购活动进行监督检查。投诉处理1.供应商对政府采购活动有疑问或异议的，可以向采购人或采购代理机构提出询问或质疑。采购人或采购代理机构应在规定时间内作出答复。2.供应商对采购人或采购代理机构的答复不满意或采购人、采购代理机构未在规定时间内作出答复的，可以向财政部门投诉。财政部门应