政协采购业务管理制度

PAGE政协采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范政协采购业务管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合政协实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关及所属各部门、各单位的采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督，保障采购活动的公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优供应商，确保采购项目性价比最高。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责采购业务的统筹规划、制度制定、流程监督等工作。其主要职责包括：1.研究制定采购政策、制度和流程，并根据实际情况进行修订和完善。2.编制年度采购计划，报相关领导审批后组织实施。3.建立和管理供应商库，对供应商进行评估和考核。4.监督采购项目的执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.定期对采购业务进行总结分析，提出改进建议。（二）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作。其主要职责包括：1.根据工作需要，准确、详细地编制采购需求文件，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的评审工作，提供专业意见和建议。3.负责采购项目的验收工作，确保采购项目符合要求。（三）采购执行人员采购执行人员负责具体采购项目的实施，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商邀请、采购谈判、合同签订等工作。其主要职责包括：1.根据采购需求文件，编制采购文件，确保采购文件的合法性、完整性和准确性。2.通过合法渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。3.组织采购谈判，与供应商就采购价格、质量、交货期等条款进行协商，达成一致意见。4.负责采购合同的起草、审核和签订工作，确保合同条款符合法律法规和采购要求。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。3.采购管理部门对各部门的采购预算草案进行审核和整合，编制年度采购预算方案，报政协财务部门审核。4.财务部门根据政协年度财务预算安排，对采购预算方案进行审核，并报相关领导审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理部门审核后，报政协财务部门审核，并按规定程序报相关领导审批。（三）预算监督1.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，对超预算采购的项目不予支付，并追究相关责任人的责任。四、采购流程管理（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额及采购原因等内容。2.采购申请表经本部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大、涉及重要事项的采购项目，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报政协领导审批。3.经审批同意的采购项目，采购管理部门下达采购任务通知书，明确采购执行人员、采购方式、采购时间等要求。（三）采购文件编制1.采购执行人员根据采购任务通知书和采购需求文件，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，应经采购管理部门审核，确保采购文件符合采购要求和法律法规规定。（四）采购信息发布1.根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购信息发布渠道发布采购信息，包括政协官方网站、政府采购网、公共资源交易平台等。2.采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保采购信息全面、及时、准确地公开。（五）供应商选择1.采购执行人员对报名参与采购项目的供应商进行资格审查，确保供应商符合采购文件规定的资格要求。2.根据采购项目的特点和要求，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式选择供应商。3.对于采用招标方式采购的项目，应按照法定程序组织开标、评标活动，确定中标供应商。评标过程应严格按照招标文件规定的评标标准进行，确保评标结果公平公正。4.对于采用竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式采购的项目，应组织谈判小组或询价小组与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商，并形成谈判记录或询价记录。（六）合同签订1.采购执行人员应根据评标结果或谈判、询价结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同条款符合采购文件要求和法律法规规定。3.采购合同签订后应报采购管理部门备案，采购管理部门应跟踪合同执行情况，确保合同顺利履行。（七）验收与付款1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收，确保采购项目符合采购合同要求和质量标准。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。2.采购执行人员根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行，确保付款及时、准确。3.财务部门应加强对采购付款的审核，确保付款凭证真实、合法、有效，防止出现违规付款行为。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物或服务具有通用性、技术规格明确、市场竞争充分等特点的项目。2.采用公开招标方式采购的项目，应按照国家有关法律法规和政府采购程序进行操作。采购公告应在指定的媒体上发布，公告期限不得少于法定天数。3.采购人应组织开标、评标活动，评标委员会应按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。二、适用范围本制度适用于政协机关及所属各部门、各单位的采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判方式采购的项目，采购人应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和评审标准进行谈判，确定成交供应商。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式采购的项目，请人应向符合相应资格条件的供应商发出询价单，供应商应在规定的时间内报价。采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式采购的项目，采购人应组织相关人员进行论证，并报政协领导审批。审批通过后，采购人应与唯一供应商签订采购合同。六、供应商管理（一）供应商库建立1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用记录等进行登记和管理。2.供应商库应定期更新，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、信用状况等方面。2.根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。（三）供应商选择与合作1.采购执行人员应从供应商库中选择符合采购项目要求的供应商参与采购活动。2.在与供应商合作过程中，采购执行人员应加强与供应商的沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题，确保采购项目顺利进行。七、采购风险管理（一）风险识别与评估采购管理部门应定期对采购业务进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如采购价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素制定相应的风险应对措施，如建立价格预警机制、加强供应商管理、完善质量验收制度、加强合同管理、聘请法律顾问等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保采购风险得到有效控制。八、监督与检查（一）内部监督1.政协内部审计部门应定期对采购业务