按需采购制度

PAGE按需采购制度一、总则（一）目的为了规范公司的采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本按需采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因工作需要进行的各类物资、服务等采购活动。（三）基本原则1.按需采购原则：采购活动应根据实际需求进行，避免盲目采购和过度储备。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商都有平等的机会参与竞争。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益的最大化。4.合规合法原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购行为的合法性。二、采购需求的提出与审批（一）需求提出1.各部门根据工作实际需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息。2.对于紧急采购需求，应在申请表中注明紧急原因，并尽可能提前与相关部门沟通协调。（二）需求审批1.《采购申请表》由部门负责人签字审核后，提交至采购部门。2.采购部门对申请表进行初步审核，检查需求的合理性、完整性等。对于不符合要求的申请表，及时反馈给申请部门进行修改。3.根据采购金额的大小，按照以下审批流程进行：小额采购（金额在[X]元以下）：由采购部门负责人审批。中额采购（金额在[X]元至[X]元之间）：经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。大额采购（金额在[X]元以上）：采购部门负责人、分管领导审核后，提交总经理审批。三、采购方式的选择（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目，采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家相关法律法规和公司规定的招标程序进行，包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.采购部门应组建评标委员会，评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，且与供应商无利害关系。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标结果的公正、公平。（二）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判，在规定的时间内达成一致意见，并确定成交供应商。（三）询价采购1.对于规格标准统一、货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。2.采购部门应向三家以上符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应与单一供应商进行协商，确定采购价格和相关条款，并签订采购合同。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.根据采购项目的需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的供应商，并邀请其参与采购活动。对于新的供应商，采购部门应进行实地考察和评估，并要求其提供相关资质证明文件。3.选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、实力、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择到优质的供应商。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估与考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现较差的供应商进行警告、整改或淘汰。3.采购部门应与供应商保持沟通与协调，及时反馈采购过程中出现的问题，并要求供应商采取有效措施加以解决。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同应采用书面形式，并由双方签字盖章确认。采购合同签订后，应及时报公司相关部门备案。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时了解供应商的交货进度、产品质量等情况，并按照合同约定及时支付货款。2.供应商应按照采购合同的约定按时、足额交货，并提供相关的质量证明文件。如因特殊原因需要变更交货期或产品规格等，应提前与采购部门协商，并签订补充协议。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.变更或解除采购合同的，应及时通知公司相关部门，并按照规定办理备案手续。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资或服务的验收应按照采购合同约定的质量标准和验收规范进行。2.对于没有约定质量标准的，应按照国家相关标准或行业通用标准进行验收。（二）验收程序1.采购物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。2.物资到货后，采购部门应组织相关部门按照验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。3.验收合格的，验收人员应在《采购验收单》上签字确认；验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或退换货，并做好记录。（三）验收结果处理1.对于验收合格的采购物资，采购部门应及时办理入库手续，并按照合同约定支付货款。2.对于验收不合格的采购物资，采购部门应与供应商协商解决办法，如要求供应商整改、退换货或承担相应的违约责任等。如协商不成，可以通过法律途径解决。七、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门应根据采购合同约定和验收情况，填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上采购合同、验收单等相关证明文件。2.\《采购付款申请表》由采购部门负责人签字审核后，提交至财务部门。（二）付款审批1.财务部门对《采购付款申请表》进行审核后，按照公司财务审批流程进行审批。2.付款审批应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行，确保付款的准确性和及时性。（三）付款执行1.财务部门根据审批结果及时办理付款手续，并做好付款记录。2.对于采用预付款方式的采购项目，应在合同约定的时间内及时支付预付款；对于采用货到付款方式的采购项目，应在验收合格后及时支付货款；对于采用分期付款方式的采购项目，应按照合同约定的分期时间和金额及时支付款项。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规合法，采购合同是否履行，采购资金使用是否合理等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.公司应积极接受政府相关部门的监