招标采购询价制度

PAGE招标采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购询价活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及招标采购询价的项目，包括但不限于物资采购、工程发包、服务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，为供应商提供平等的竞争机会。3.公开透明原则：采购信息、采购过程和采购结果应向相关利益方公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责招标采购询价活动的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。2.对供应商进行资格审查和管理，建立供应商档案。3.与供应商进行沟通谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购文件的编制和评审，提供技术支持和专业意见。3.协助采购部门进行供应商考察和评估。4.负责验收采购物资或服务，反馈使用情况。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的建议和意见。2.负责采购资金的支付和核算，监督采购资金的使用情况。3.对采购成本进行分析和控制，提供财务数据支持。（四）审计部门1.对招标采购询价活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。2.对采购合同进行审计，防范采购风险。3.对采购项目的绩效进行评价，提出改进建议。三、招标采购询价流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购申请表，结合市场价格行情，编制采购预算。2.采购预算经财务部门审核后，报公司领导审批。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、供应商资格条件、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，经需求部门、财务部门、审计部门等相关部门会签后，报公司领导审批。（四）采购信息发布1.采购部门通过公司官网、采购平台、行业媒体等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标。2.采购信息应明确采购项目的基本情况、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（五）供应商资格审查1.采购部门对报名参与投标的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对通过资格审查的供应商，采购部门发放采购文件。（六）投标文件接收与开标1.采购部门接收供应商提交的投标文件，并进行登记和编号。2.在规定的开标时间和地点，采购部门组织开标会议，邀请需求部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。开标会议应公开唱标，宣读供应商的投标报价、交货期、质量承诺等内容。（七）评标1.采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。2.评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，评选出中标候选人。评标标准应包括价格、质量、交货期、售后服务等方面的内容。（八）中标结果公示1.采购部门将中标候选人名单在公司官网、采购平台等渠道进行公示，公示期为[X]个工作日。2.在公示期内，如无异议，采购部门确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（九）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同经需求部门、财务部门、审计部门等相关部门会签后，报公司领导审批。（十）采购验收1.需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的规格、数量、质量、性能等方面的内容。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据。（十一）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照公司财务管理制度的规定，办理采购付款手续。2.采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的安全和准确。四、询价管理（一）询价范围对于一些采购金额较小、采购频率较高、市场价格比较透明的物资或服务，可以采用询价方式进行采购。（二）询价流程1.采购部门根据需求部门提供的采购信息，选择不少于[X]家供应商进行询价。2.采购部门向供应商发送询价函，询价函应明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期、报价要求等内容。3.供应商在规定的时间内回复询价函，提供报价及相关资料。4.采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。5.采购部门与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定进行采购验收和付款。（三）询价记录采购部门应做好询价记录，记录内容包括询价时间、询价供应商名单、询价函内容、供应商报价及回复情况、成交供应商选择情况等。询价记录应作为采购档案的重要组成部分，保存期限为[X]年。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等方面的内容。2.采购部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择符合要求的供应商。3.对新入选的供应商，采购部门应进行实地考察和评估，确保供应商具备提供优质产品和服务的能力。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价考核，评价内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平、合作态度等方面的内容。2.采购部门根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，采购部门可以给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消合作资格等。（三）供应商档案管理1.采购部门应建立供应商档案管理制度，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、合同履行情况、评价考核结果等资料进行归档管理。2.供应商档案应定期更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。3.采购部门应严格保密供应商档案信息，并按照公司规定的权限进行查阅和使用。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对招标采购询价活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的编制和评审情况、采购合同的签订和履行情况等。2.审计部门发现问题后，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司内部其他部门有权对招标采购询价活动进行监督，发现问题可以向采购部门、审计部门等相关部门反映。（二）外部监督1.公司应主动接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合外部机构开展工作。2.对于外部机构提出的意见和建议，公司应认真研究，及时整改，并将整改情况反馈给外部机构。七、违规处理（一）违规行为界定1.在招标采购询价活动中，存在以下行为之一的，属于违规行为：违反国家法律法规及相关行业标准的；采购程序不规范，存在暗箱操作、泄露标底等行为的；与供应商串通投标，损害公司利益的；收受供应商贿赂或其他不正当利益的；其他违反本制度规定的行为。（二）违规处理措施1.