招标采购前询价管理制度

PAGE招标采购前询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购前询价管理工作，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及招标采购前询价的项目，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，给予平等的机会，不偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价过程及相关信息应向参与供应商公开，确保透明度，接受监督。4.效益原则：通过合理询价，选择性价比最优的供应商，实现采购效益最大化。二、询价管理职责分工（一）采购部门1.负责制定询价计划，明确询价项目的需求、规格、数量等详细信息。2.组织实施询价活动，向潜在供应商发送询价文件，收集报价信息。3.对供应商的报价进行初步分析和比较，筛选出符合要求的供应商进行进一步评估。4.负责与供应商进行沟通、谈判，确定最终采购价格和合同条款。5.建立和维护供应商信息库，记录供应商的报价、交货期、质量等情况。（二）需求部门1.提供询价项目的详细需求说明，包括技术要求、质量标准、服务要求等。2.协助采购部门对供应商的报价进行评估，提供专业意见。3.参与采购合同的签订和验收工作，确保采购产品或服务符合需求。（三）财务部门1.对询价项目的预算进行审核，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同的审核，对合同中的价格条款、付款方式等进行把关。3.负责对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（四）审计部门1.对询价采购活动进行审计监督，确保采购过程符合公司制度和法律法规要求。2.对采购项目的成本效益进行审计评估，提出改进建议。三、询价流程（一）询价计划制定1.采购部门根据公司业务需求和库存情况，结合年度采购预算，制定询价计划。询价计划应明确询价项目的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.对于重大采购项目或金额较大的询价项目，采购部门应组织相关部门进行论证，确保询价计划的合理性和必要性。（二）询价文件编制1.采购部门根据询价计划编制询价文件。询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价项目的基本信息、询价要求、报价截止时间等。采购需求明细：详细列出采购产品或服务的规格、型号、数量、质量标准、技术要求等。报价要求：规定报价的格式、内容、有效期等。合同条款：包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务等。供应商资格要求：明确供应商应具备的资质、业绩、信誉等条件。2.询价文件应经采购部门负责人审核后发布。（三）供应商选择与邀请1.采购部门根据询价项目的特点和要求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并向其发送询价文件。2.对于新的采购项目，采购部门可通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式寻找潜在供应商，并邀请其参与询价。3.采购部门应确保邀请的供应商具有良好的信誉、资质和业绩，能够满足询价项目的需求。（四）报价收集与整理1.供应商应在规定的报价截止时间前，将报价文件密封送达采购部门。报价文件应包括报价函、报价明细、技术方案、售后服务承诺等。2.采购部门对供应商的报价文件进行收集、整理，核对报价信息的完整性和准确性。对于不符合要求的报价文件，采购部门应及时通知供应商进行补充或修正。（五）报价评估1.采购部门组织相关部门对供应商的报价进行评估。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.采购部门可采用综合评分法、最低价法等方法对报价进行评估，确定中标候选人。综合评分法：根据询价文件中规定的各项评价指标，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评分，得分最高者为中标候选人。最低价法：在满足询价文件实质性要求的前提下，以报价最低者为中标候选人。3.评估过程中，采购部门应充分听取需求部门、财务部门等相关部门的意见，确保评估结果的客观、公正。（六）谈判与确定供应商1.采购部门与中标候选人进行谈判，进一步明确采购合同的条款和细节。谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务等。2.谈判过程中，采购部门应坚持公平公正原则，维护公司利益。如谈判达成一致，采购部门应与中标候选人签订采购合同；如谈判未能达成一致，采购部门可根据评估结果选择其他中标候选人进行谈判，或重新组织询价。（七）合同签订与执行1.采购部门根据谈判结果，起草采购合同，并提交相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。2.采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。3.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时采取措施，维护公司利益。四、询价文件管理（一）文件编制要求1.询价文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，确保供应商能够准确理解询价要求。2.询价文件中的技术要求、质量标准等应符合国家法律法规及相关行业标准，具有可操作性。3.询价文件中的报价要求应明确、合理，避免出现模糊或歧义的条款。（二）文件审核与发布1.询价文件编制完成后，应由采购部门负责人进行审核。审核内容包括文件的完整性、准确性、合规性等。2.审核通过后的询价文件应加盖采购部门公章，并及时发布给潜在供应商。（三）文件变更与补充1.在询价过程中，如因特殊原因需要对询价文件进行变更或补充，采购部门应及时通知所有潜在供应商。2.变更或补充后的询价文件应重新进行审核和发布，并确保所有供应商都能收到最新的文件。（四）文件存档1.询价活动结束后，采购部门应将询价文件、供应商报价文件、谈判记录等相关资料进行整理归档。2.询价文件存档期限应按照公司档案管理规定执行，确保文件的完整性和可追溯性。五、供应商管理（一）供应商信息库建立1.采购部门负责建立和维护供应商信息库，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等。2.供应商信息库应定期更新，确保信息的准确性和时效性。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的交货期、质量、价格、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核结果应记录在供应商信息库中。2.根据供应商评价与考核结果，采购部门可对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商培训与沟通1.采购部门可根据需要组织供应商培训，提高供应商对公司采购要求的理解和认识。2.采购部门应与供应商保持良好的沟通，及时反馈采购需求和意见，解决合作过程中出现的问题。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对询价采购活动进行审计监督，检查采购过程是否符合公司制度和法律法规要求。2.财务部门对采购项目的预算执行情况进行监督，确保采购资金的合理使用。3.公司内部其他部门有权对询价采购活动提出意见和建议，监督采购过程的公正性和透明度。（二）外部监督1.公司应接受供应商、行业协会、政府监管部门等外部机构的监督，确保询价采购活动合法合规。2.对于外部监督机构提出的问题和建议，公司应认真对待，及时整改，并将整改情况反馈给相关机构。七、违规处理（一）违规行为界定1.在询价采购活动中，如发现以下行为，视为违规行为：采购部门与供应商串通，泄露询价文件内容或报价信息。供应商提供虚假报价或资料，骗取中标资格。采购人员在询价过程中接受供应商贿赂或不正当利益。其他违反公司制度和法律法