工会采购管理制度

PAGE工会采购管理制度一、总则（一）目的为加强本公司工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争的原则，对待所有供应商一视同仁，确保采购过程的公正性。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受工会会员及相关部门的监督。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会是采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，对采购活动进行全面监督和指导。（二）采购执行部门工会指定专人或成立专门的采购小组作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购执行部门应具备以下职责：1.根据工会需求和实际情况，编制采购计划和采购预算。2.收集供应商信息，进行供应商筛选、评估和管理。3.组织采购谈判，起草采购合同。4.负责采购项目的实施，包括招标、询价、比价等采购方式的执行。5.协调采购过程中的各项事宜，确保采购任务按时完成。6.整理采购文件和资料，建立采购档案。（三）监督部门工会设立监督小组，对采购活动进行全程监督。监督小组应具备以下职责：1.监督采购执行部门是否按照本制度及相关规定开展采购工作。2.审查采购计划、采购预算、采购合同等文件的合规性。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理。4.定期向工会委员会汇报采购监督情况。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据工会工作需要、会员需求以及现有资产状况，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划编制过程中，采购执行部门应充分征求工会会员及相关部门的意见，确保采购计划符合实际需求。3.采购计划经工会委员会审议通过后实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按照规定程序重新履行审批手续。（二）采购预算管理1.采购执行部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应详细列出各项采购项目的预计费用，包括采购成本、运输费用、税费等。2.采购预算经工会委员会审核批准后，作为采购活动的资金控制依据。采购执行部门应严格按照预算控制采购支出，不得超预算采购。3.在采购过程中，如因市场价格波动等原因导致采购预算需要调整，采购执行部门应及时提出调整申请，经工会委员会批准后执行。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书（如营业执照、税务登记证、组织机构代码证等）、业绩情况等。2.采购执行部门根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并进行实地考察或资质审核。考察内容包括供应商的生产经营状况、产品质量、售后服务、信誉等方面。3.对于重要采购项目，采购执行部门应组织相关人员组成评审小组，对供应商进行综合评审。评审小组应根据评审标准对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评分，选择得分最高的供应商作为中标候选人。（二）供应商评估与考核1.采购执行部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。评估周期一般为每年一次。2.根据评估结果，采购执行部门对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予更多合作机会；对于不合格供应商，应及时淘汰，并在供应商数据库中删除其信息。3.采购执行部门应建立供应商考核档案，记录供应商的评估和考核情况，作为今后选择供应商的参考依据。（三）供应商关系维护1.采购执行部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的生产经营状况和产品质量情况，协调解决采购过程中出现的问题。2.对于长期合作的供应商，采购执行部门可与供应商签订战略合作协议，明确双方的权利和义务，共同促进双方的发展。3.采购执行部门应定期向供应商反馈采购需求和意见，帮助供应商改进产品质量和服务水平。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。招标采购应按照国家有关法律法规及公司相关规定进行，包括公开招标、邀请招标等方式。2.询价采购：适用于规格标准统一商品，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门应向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，然后选择报价最低且符合要求的供应商成交。3.比价采购：适用于采购金额较小、采购项目相对简单的采购项目。采购执行部门应向至少三家供应商发出报价邀请，进行比价，选择价格合理、质量可靠的供应商成交。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照规定程序进行审批。（二）采购程序1.采购申请：工会各部门或会员根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因等内容。采购申请表经部门负责人签字后提交采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等。审核通过后，采购申请表提交工会委员会审批。3.采购实施：采购执行部门根据采购审批结果，按照选定的采购方式组织实施采购。在采购过程中，采购执行部门应严格按照采购程序和相关规定进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。4.合同签订：采购项目确定中标供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。采购合同经工会委员会审核通过后生效。5.验收付款：采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品的规格型号、数量、质量标准等。验收合格后，采购执行部门按照采购合同的约定办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规及公司相关规定的要求，内容完整、准确、清晰。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交工会委员会审核。审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性等。审核通过后，采购执行部门方可与供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送工会委员会、监督小组、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购执行部门应按照采购合同的约定，及时跟踪供应商的履行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.在合同履行过程中，如发现供应商存在违约行为，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施予以纠正。如供应商拒不改正，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.采购执行部门应定期向工会委员会汇报采购合同的履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，采购执行部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应经工会委员会审核通过后生效。2.如采购合同履行完毕或因其他原因需要终止合同，采购执行部门应及时与供应商办理终止合同手续，并对合同履行情况进行总结和评估。七、采购验收与付款管理（一）采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员按照采购合同的约定和验收标准进行验收。验收人员应包括采购执行部门人员、使用部门人员、技术人员等。2.验收内容包括产品的规格型号、数量、质量标准、外观等方面。验收人员应认真填写验收报告，如实记录验收情况。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商联系，要求供应商采取措施予以整改或退换货。3.对于重要采购项目或金额较大的采购项目，采购执行部门可委托专业检测机构进行检测，确保产品质量符合要求。（二）付款管理1.采购执行部门应按照采购合同的约定办理付款手续。付款前，采购执行部门应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保凭证真实、有效、完整。2.采购执行部门审核通过后，填写付款申请单，提交工会委员会审批。付款申请单应详细说明采购项目的名称、金额、付款方式、付款时间等内容。3.工会委员会审批通过后，财务部门按照付款申请单的要求办理付款手续。付款方式应符合公司财务管理制度的规定，一般采用银行转账等方式。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关文件和资料，主要包括采购计划、采购预算、供应商信息、采购申请、采购审批文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，确保档案资料的完整性和规范性。采购档案整理完毕后，应及时归档保存，以便查阅和追溯。（三）档案保管与查阅采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。未经工会委员会批准，任何人不得擅自查阅、复印、销毁采购档案。因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经工会委员会批准后，在指定地点查阅，并做好查阅记录。九、监督与检查（一）内部监督1.监督小组应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购档案的管理情况等。2.监督小组在监督检查过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对于