学校软件采购制度及流程

PAGE学校软件采购制度及流程一、总则（一）目的为规范学校软件采购行为，确保所采购软件符合学校教学、管理等工作需求，提高软件采购的质量和效益，保障学校信息系统安全稳定运行，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门因教学、科研、管理等工作需要进行的软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：软件采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.需求导向原则：以学校实际工作需求为出发点，充分调研，精准选型，确保所采购软件能够满足教学、管理等业务要求。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、功能完善、性能稳定的软件产品，保障软件的使用效果和使用寿命。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商有平等的参与机会。5.效益原则：在满足需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购需求确定(一)需求调研1.使用部门发起：各部门根据教学、科研、管理等工作实际需要，填写软件采购申请表，详细说明采购软件的功能要求、性能指标、使用范围、预期效益等内容。2.联合调研：对于涉及多个部门的软件采购需求，由信息化管理部门牵头，组织相关部门进行联合调研。调研内容包括现有业务流程、数据情况、与其他系统的集成需求等，确保需求的全面性和准确性。3.专家论证：对于专业性较强或金额较大的软件采购项目，应组织相关领域专家进行论证。专家从技术可行性、经济合理性、与学校整体信息化规划的契合度等方面进行评估，为需求确定提供专业意见。(二)需求审核1.部门初审：使用部门将填写完整的软件采购申请表提交至本部门负责人进行初审。部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确保需求符合本部门工作实际和发展规划。2.信息化管理部门审核：信息化管理部门收到软件采购申请表后，从学校信息化建设整体规划、数据安全、系统兼容性等方面进行审核。审核通过后，报学校分管领导审批。3.学校领导审批：学校分管领导根据学校发展战略和实际情况，对软件采购需求进行最终审批。审批通过的需求进入采购流程。三、采购方式选择(一)公开招标1.适用范围：符合下列情形之一的软件采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到国家或地方规定的公开招标限额标准以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的，但通过公开招标方式能够保证项目质量的。非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，但采用公开招标方式能够满足紧急需求的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的，但采用公开招标方式能够合理确定价格的。2.招标程序：编制招标文件：信息化管理部门委托专业招标代理机构或自行编制招标文件。招标文件应包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件，以及拟签订合同的主要条款。发布招标公告：通过中国政府采购网、省级政府采购网、学校官网等媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应包括招标人名称和地址、招标项目名称、数量、简要技术要求、获取招标文件的办法、投标截止日期、开标地点和方式等内容。发售招标文件：向通过资格预审的潜在供应商发售招标文件，并按照规定收取招标文件费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间、地点开标，由评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。中标公示：招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并在规定媒体上进行中标公示。公示期不得少于三个工作日。签订合同：中标人确定后，招标人向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。(二)邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序确定邀请对象：信息化管理部门根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：与公开招标相同，委托专业招标代理机构或自行编制招标文件。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，并按照规定收取招标文件费用。开标、评标：与公开招标相同，按照招标文件规定的时间、地点开标，由评标委员会对投标文件进行评审。中标公示：与公开招标相同，招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并在规定媒体上进行中标公示。公示期不得少于三个工作日。签订合同：与公开招标相同，招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。(三)竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：信息化管理部门根据采购项目需求制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请对象：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与各供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：采购人与成交供应商应当在成交通知书发出之日起三十日内，按照谈判文件和成交供应商的响应文件订立书面合同。(四)单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的，但因软件升级等原因确需从原供应商处采购的除外。2.采购程序提出申请：使用部门或信息化管理部门填写单一来源采购申请表，说明采购软件的名称、规格型号、数量、价格、申请理由等内容，并附上相关证明材料。审核：信息化管理部门对申请进行审核，审核通过后报学校分管领导审批。公示：学校将单一来源采购项目信息在学校官网等媒体上进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示期间如有异议，由信息化管理部门负责调查处理。签订合同：公示无异议后，采购人与供应商签订单一来源采购合同。(五)询价1.适用范围采购的软件规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序成立询价小组：询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，但专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：采购人与成交供应商应当在成交通知书发出之日起三十日内，按照询价通知书和成交供应商的报价文件订立书面合同。四、采购合同签订(一)合同起草1.合同文本选择：根据采购项目特点和需求，选择合适的合同文本。对于通用性较强的软件采购项目，可以采用国家或行业标准合同文本；对于特殊项目，可由信息化管理部门或委托专业法律机构起草合同文本。合同主要条款：合同应明确软件的名称、规格型号、数量、价格、交付时间、交付地点、质量标准、售后服务、知识产权归属、验收标准和方法、付款方式等主要条款。技术条款：对于涉及技术要求的软件采购合同，应详细约定软件的功能、性能、技术支持、培训等内容，确保双方权利义务明确。(二)合同审核1.部门审核：信息化管理部门将起草好的合同文本提交至本部门负责人进行审核，重点审核合同条款是否符合采购需求、采购程序是否合规、双方权利义务是否对等、风险防范措施是否完善等内容。2.法务审核：学校法务部门对合同文本进行法律审核，审查合同是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，确保合同合法有效。3.领导审批：经部门审核和法务审核通过的合同文本，报学校分管领导审批。学校分管领导根据学校利益和实际情况，对合同进行最终审批。(三)合同签订合同经学校分管领导审批通过后，由信息化管理部门代表学校与供应商签订书面合同。合同签订过程应严格遵守法律法规和学校相关规定，并确保合同签订手续完备、签字盖章齐全。五、软件验收与付款(一)/软件验收1.验收准备：软件到货前，信息化管理部门应组织使用部门、技术人员等成立验收小组，制定验收方案，明确验收标准和方法。验收小组应熟悉软件功能、性能、技术要求等内容，为验收工作做好准备。2.到货验收：软件到货后，验收小组按照合同要求对软件的数量进行清点，检查软件的包装、外观等是否完好。如发现问题，应及时与供应商沟通解决，并做好记录。3.安装调试：供应商按照合同约定进行软件安装调试。验收小组监督安装调试过程，并检查软件安装是否正确、运行是否稳定、各项功能是否正常等。安装调试过程中出现的问题，要求供应商及时解决。4.功能测试：验收小组依据合同要求和验收方案，对软件的各项功能进行测试，确保软件功能符合需求。测试过程应详细记录测试结果，对于发现的功能缺陷，要求供应商限期整改。5.性能测试：对于有性能要求的软件，验收小组进行性能测试，检查软件在规定条件下的运行效率、响应时间、吞吐量等性能指标是否满足合同要求。性能测试可委托专业机构进行。6.文档验收：验收软件相关文档是否齐全，包括用户手册、操作指南、技术文档、维护手册等。文档应与软件实际功能相符，能够满足用户使用和维护需求。7.验收报告：验收工作完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收依据、验收过程、验收结果等内容。验收结果分为验收合格和验收不合格。验收合格的软件，方可进入付款环节；验收不合格的软件，应要求供应商限期整改，整改后重新验收直至合格。(二)付款1.付款申请：软件验收合格后达到付款条件的，由信息化管理部门填写付款申请表，附上合同、验收报告、发票等相关材料，提交至财务部门审核。2.财务审核：财务部门对付款申请表及相关材料进行审核，重点审核合同执行情况、发票真实性、金额准确性等内容。审核通过后，报学校分管领导审批。3.领导审批：学校分管领导根据学校财务状况和合同约定，对付款申请进行审批。4.付款执行：财务部门根据学校分管领导的审批意见，按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。付款过程应严格遵守财务管理制度，确保资金支付安全、准确。六、售后服务与培训(一)售后服务1.服务期限：供应商应按照合同约定提供一定期限的售后服务，一般不少于一年。售后服务期限内，供应商应及时响应学校提出的服务需求。2.服务内容：售后服务内容包括软件故障排除、系统维护、数据备份与恢复、软件升级等。供应商应建立售后服务热线或在线服务平台，及时解决学校在使用软件过程中遇到的问题。3.服务响应时间：对于一般性问题，供应商应在接到学校通知后的[X]小时内做出响应；对于紧急问题，应在[X]小时内到达现场进行处理。4.服务监督：信息化管理部门负责对供应商的售后服务进行监督和评价。定期收集使用部门对售后服务的反馈意见，对供应商的服务质量进行考核评估。对于服务质量不达标或未履行售后服务承诺的供应商，按照合同约定进行处理。(二)培训1.培训计划：供应商应根据学校需求制定培训计划，培训内容应包括软件的操作使用、系统管理、维护保养等方面。培训计划应明确培训时间地点、培训人员、培训方式等内容，并提前通知学校。2.培训方式：培训方式可采用集中培训、现场培训、在线培训等多种形式，根据软件特点和学校实际情况选择合适的培训方式。培训过程应注重实践操作，确保学校相关人员能够熟练掌握软件的使用和维护技能。3.培训效果评估：培训结束后由信息化管理部门组织对培训效果进行评估。可通过考试、实际操作考核、用户反馈等方式了解培训人员对培训内容的掌握程度和实际应用能力。对于培训效果不达标的人员，要求供应商进行补考或再次培训，直至达到要求。七、监督与管理(一)内部监督1.信息化管理部门监督：信息化管理部门负责对软件采购全过程进行监督，包括