学校资产采购管理制度

PAGE学校资产采购管理制度一、总则（一）目的为加强学校资产采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障学校教学、科研及日常工作的顺利进行，根据国家相关法律法规和行业标准，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的资产采购活动。资产采购包括但不限于教学设备、办公设备、实验仪器、图书资料、后勤物资等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序和方式进行，确保采购行为合法合规。2.规范性原则：建立健全采购管理制度和流程，明确各部门职责，规范采购操作，保证采购过程公开、公平、公正。3.效益性原则：充分考虑采购项目的性价比，在满足学校需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.公正性原则：采购活动应公正对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方，维护市场竞争的公平性。5.监督性原则：加强对采购活动的全过程监督，建立健全监督机制，确保采购活动廉洁、透明。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，作为采购决策机构。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其主要职责是：1.研究制定学校资产采购管理的政策、制度和办法。2.审议学校年度采购计划和重大采购项目。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构。采购部门负责具体组织实施学校的资产采购活动。其主要职责是：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购管理制度。2.根据学校需求，编制采购计划，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.负责与供应商签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和管理。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。5.配合学校相关部门做好采购项目的验收工作。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，作为采购监督机构。监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成。其主要职责是：1.对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规。2.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。3.定期对采购工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。（四）使用部门职责1.根据教学、科研及日常工作需要，提出资产采购申请。2.参与采购项目的技术需求论证和验收工作。3.使用和管理采购的资产，确保资产的安全和有效使用。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各使用部门应于每年年底前，根据本部门下一年度的工作任务和资产需求情况，编制资产采购计划，并报送采购部门。2.采购部门对各使用部门报送的采购计划进行汇总、审核，结合学校财力状况和资产配置情况，编制学校年度采购计划，报采购工作领导小组审议通过。（二）采购计划调整1.年度采购计划一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整的，使用部门应提出书面申请，说明调整原因和内容，经采购部门审核后，报采购工作领导小组批准。2.采购部门根据批准的调整申请，对采购计划进行相应调整，并及时通知相关部门。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：使用部门根据实际需求填写《资产采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式建议等内容，并经部门负责人签字盖章后报送采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行初审，审核申请的合理性和完整性。对于金额较大或重大采购项目，提交采购工作领导小组审批。3.采购实施：采购部门根据批准的采购申请和采购方式，组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书。邀请招标：向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请符合资格条件的供应商参加谈判，谈判并确定成交供应商，向成交供应商发出成交通知书。单一来源采购：成立采购小组，与供应商进行协商，确定成交价格，签订采购合同。询价：成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，确定成交供应商，向成交供应商发出成交通知书。4.合同签订：采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，并报学校相关部门备案。5.采购验收：采购项目完成后，采购部门组织使用部门及相关专业人员按照合同要求进行验收。验收合格后，填写《资产采购验收报告》，办理资产入库手续。对验收不合格的项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。6.资金支付：财务部门根据采购合同和验收报告，按照学校财务管理制度办理资金支付手续。五、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在中标或成交通知书发出之日起30日内，与中标或成交供应商签订采购合同。合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准以及售后服务等条款。合同签订后，应报学校相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息，确保合同按时、按质、按量履行。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相关的质量证明文件和售后服务。3.在合同履行过程中，如果出现合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并按照学校相关规定办理审批手续。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织使用部门及相关专业人员按照合同要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等方面。2.验收合格后，验收人员应在《资产采购验收报告》上签字确认。验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（四）合同付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照学校财务管理制度办理资金支付手续。2.付款方式应在合同中明确约定，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款。六、采购监督与审计（一）采购监督1.采购监督小组应全程参与采购活动，对采购过程进行实时监督，确保采购活动合法合规、公开公平公正。2.采购部门应定期向采购监督小组报告采购工作进展情况，接受监督小组的检查和指导。3.任何单位和个人有权对采购活动中的违规行为进行投诉和举报。采购监督小组应及时受理投诉和举报，并进行调查处理。（二）采购审计1.审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、合同签订及履行情况等。2.采购部门应积极配合审计部门的审计工作，提供相关的文件、资料和数据。3.审计部门应根据审计结果，提出审计意见和建议，督促采购部门改进工作，规范采购行为。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、资金支付凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对档案资料进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。（三）档案保管采购档案应妥善保管在安全、保密的场所，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般为采购项目结束后[X]年。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。八、违规处理（一）对违规行为的界定1.在采购活动中，存在以下行为之一的，属于违规行为：违反采购程序，擅自确定采购方式、供应商或采购价格的。与供应商串通，谋取不正当利益的。接受供应商贿赂或其他不正当利益的。泄露采购机密信息的。其他违反法律法规和学校采购管理制度的行为。2.对违规行为的处理，应根据情节轻重，依法依规给予相应的处罚。（二）处罚措施1.