学校计算机采购制度汇编

PAGE学校计算机采购制度汇编一、总则（一）目的为规范学校计算机采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高资金使用效益，满足学校教学、科研和管理工作的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的计算机采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：充分考虑采购资金的使用效益，在满足需求的前提下，降低采购成本。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地向社会公开，接受监督。4.公正性原则：采购活动应遵循公正程序，保障各参与方的合法权益。5.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制依据1.学校教学、科研和管理工作的实际需求，包括计算机数量、性能要求等。2.学校发展规划和年度工作计划。3.现有计算机设备的状况和更新需求。（二）预算编制程序1.各部门、各单位根据自身工作需要，提出计算机采购预算申请，详细说明采购理由、数量、规格、预计金额等。2.学校资产管理部门对各部门的预算申请进行汇总、审核，结合学校整体情况，提出预算建议方案。3.学校财务部门对预算建议方案进行审核，报学校领导审批。4.经学校领导批准后的采购预算纳入学校年度预算管理。（三）预算调整1.因学校事业发展需要或其他特殊原因，确需调整采购预算的，由申请部门提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额。2.学校资产管理部门对申请进行审核，提出审核意见。3.学校财务部门对审核意见进行审核，报学校领导审批。4.经学校领导批准后的预算调整方案作为采购活动的依据。三、采购需求确定（一）需求调研1.学校资产管理部门定期组织对各部门、各单位的计算机使用情况进行调研，了解实际需求和存在的问题。2.根据调研结果，结合学校发展规划和技术发展趋势，制定计算机采购标准和配置要求。（二）需求论证1.对于大型计算机采购项目或技术复杂的采购项目，学校应组织相关专家进行需求论证。2.需求论证应包括技术可行性、经济合理性、与现有系统的兼容性等方面的内容。3.需求论证报告作为采购文件的重要组成部分。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，如果采购合同尚未签订，由申请部门提出书面申请，说明变更原因、变更内容等。2.学校资产管理部门对申请进行审核，报学校领导审批。3.经学校领导批准后的需求变更作为采购活动的依据。如果采购合同已经签订，应按照合同约定办理变更手续。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的计算机采购项目，应当采用公开招标方式。2.公开招标应按照《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规的规定进行，通过指定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.学校应组建评标委员会，负责对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：(1)具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；(2)采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.评标程序同公开招标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：(1)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；(2)技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；(3)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；(4)不能事先计算出价格总额的。2.学校应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：(1)只能从唯一供应商处采购的；(2)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；(3)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，学校应组织相关人员进行论证，并在指定媒体上公示，公示无异议后，报学校领导审批。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的计算机采购项目，可以采用询价方式采购。2.学校应成立询价小组，向有关供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购需求应明确计算机的品牌、型号、配置、数量、技术参数、售后服务等要求。3.采购合同条款应明确双方的权利和义务、交货时间、地点、验收标准、付款方式等内容。4.评标标准应明确评审因素、分值设置、评审方法等内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，语言严谨规范，避免歧义。2.采购文件应根据采购方式的不同进行编制，确保采购活动的顺利进行。3.采购文件应征求相关部门和专家的意见，进行必要的修改和完善。（三）采购文件发售1.采购文件一般应在指定媒体上发售，也可在学校指定地点发售。2.采购文件的售价应合理，不得过高。3.学校应向购买采购文件的供应商提供必要的数据和资料。六、供应商选择与管理（一）供应商资格要求1.供应商应具有独立承担民事责任的能力。2.供应商应具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.供应商应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.供应商应具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.供应商参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择程序1.学校应通过指定媒体、学校网站等渠道发布供应商征集公告，公开征集供应商。2.对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，确定符合资格要求的供应商名单。3.根据采购方式的不同，从符合资格要求的供应商中选择参加采购活动的供应商。4.对于采用公开招标方式的采购项目，应通过随机抽取的方式确定评标委员会成员。（三）供应商管理措施1.学校应建立供应商诚信档案，记录供应商的履约情况、违法违规行为等信息。2.对于有不良行为记录或违法违规行为的供应商，学校应限制其参与学校的采购活动。3.学校应定期对供应商进行评估和考核，并根据评估结果调整供应商名单。七、采购合同签订与履行（一）采购合同签订1.采购活动结束后，学校应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应按照采购文件确定的事项签订，不得擅自变更合同内容。3.采购合同签订后，学校应将合同副本报学校资产管理部门和财务部门备案。（二）采购合同履行1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式履行交货义务。2.学校应按照采购合同约定的付款方式及时支付货款。3.在采购合同履行过程中，如发生争议，双方应按照合同约定的方式解决。（三）采购合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，双方应按照法律法规的规定办理相关手续。八、采购验收（一）验收组织1.学校应成立采购验收小组，负责对采购的计算机进行验收。2.采购验收小组应由学校资产管理部门、使用部门、财务部门等相关人员组成。（二）验收标准及程序1.采购验收应按照采购合同约定的验收标准进行。2.验收程序一般包括供应商提供验收申请、学校组织验收、验收小组出具验收报告等环节。3.验收小组应认真核对计算机的品牌、型号、配置、数量、技术参数等是否与采购合同一致，检查计算机的质量、性能等是否符合要求。验收结果处理1.验收合格的，学校应及时办理资产入账手续，并支付货款。2.验收不合格的，学校应及时通知供应商进行整改或更换，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给学校造成损失的，学校有权要求供应商赔偿损失。九、采购资金支付（一）支付依据采购资金支付应以采购合同、验收报告、发票等为依据。（二）支付程序1.供应商按照采购合同约定履行交货义务并提供发票后，学校使用部门应填写付款申请单，经学校资产管理部门审核后，报学校财务部门。2.学校财务部门对付款申请单及相关资料进行审核，审核无误后，按照学校财务管理制度的规定办理支付手续。（三）支付方式采购资金支付方式应按照采购合同约定执行，一般包括支票、汇票、电汇等方式。十、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购预算文件、采购需求文件、采购文件、供应商资料、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.学校应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。2.采购档案应按照时间顺序、项目类别等进行分类整理，建立档案目录，便于查阅。3.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与利用1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经批准后，方可查阅。2.查阅采购档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。3.涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的采购档案应严格按照保密规定进行管理。十一、监督与检查（一）内部监督1.学校内部审计部门应定期对计算机采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理等。2.学校资产管理部门应加强对采购活动的日常监督管理，及时发现和解决问题。（二